Herinneringen voor ontbrekend bonnetje

In dit artikel leer je wat herinneringen voor ontbrekende bonnetjes zijn, welke meldingen Pleo stuurt en wat je wel en niet kunt instellen. Zo hoef je minder achter bonnetjes aan te gaan en blijven je uitgaven klaar om te exporteren.

Wat zijn 'herinneringen voor ontbrekende bonnetjes'

Herinneringen voor ontbrekende bonnetjes zijn meldingen die Pleo verstuurt om besteders te helpen bonnetjes toe te voegen en uitgaven af te ronden. Zo blijven uitgaven klaar om te exporteren en hoef je minder tijd te besteden aan het najagen van bonnetjes.

• Er ontbreekt een bonnetje voor een uitgave
• De besteder moet de uitgave nog afronden

Twee verwante begrippen worden vaak door elkaar gehaald:

• Herinneringen voor bonnetjes (herinneringen voor de besteder): herinneringen die de besteder helpen om een bonnetje te uploaden en de uitgave af te ronden.
• Automatisch kaarten bevriezen (ook wel Kaartlimieten voor bonnetjes genoemd): een optionele instelling op bedrijfsniveau waarbij kaarten kunnen worden bevroren als iemand te veel ontbrekende bonnetjes heeft gedurende een te lange periode (er worden herinneringen gestuurd voordat de kaart wordt bevroren).

Wie ontvangt welke meldingen

Werknemers (besteders) kunnen mobiele pushnotificaties (het meest betrouwbare kanaal) of e-mailmeldingen ontvangen. Beheerders en boekhouders kunnen wekelijkse samenvattingsmails ontvangen om te helpen bij het opvolgen van ontbrekende bonnetjes binnen het hele bedrijf.

Om de meldingsvoorkeuren van werknemers in te stellen, volg je deze stappen:

1. Ga in de web-app van Pleo naar Account
2. Klik op Meldingen
3. Zet de relevante typen meldingen aan of uit

Hoe Automatisch kaarten bevriezen (Kaartlimieten voor bonnetjes) werkt

Als je bedrijf Automatisch kaarten bevriezen inschakelt, houdt Pleo ontbrekende bonnetjes per besteder bij met behulp van twee bedrijfsinstellingen:

• Drempel voor bonnetjes (X): hoeveel uitgaven zonder bonnetje zijn toegestaan.
• Respijtperiode (Y dagen): hoe lang je boven de drempel mag blijven voordat een kaart wordt bevroren.

Zo werkt het:

• Wanneer een besteder de drempel bereikt, begint de respijtperiode.
• Pleo stuurt herinneringsmeldingen voordat een kaart wordt bevroren (de timing hangt af van de instellingen van je bedrijf).
• Als de besteder nog steeds boven de drempel zit wanneer de respijtperiode eindigt, worden kaarten automatisch bevroren.
• Als je bonnetjes uploadt om onder de drempel te komen, wordt de bevriezing van de kaarten automatisch opgeheven.

Beheerders kunnen dit instellen in de web-app onder Instellingen → Uitgaven → Automatisch kaarten bevriezen / Kaartlimieten voor bonnetjes.

Probleemoplossing: je ontvangt geen herinneringen

Komen herinneringen niet binnen? Controleer dan de meest voorkomende oorzaken:

• Pushnotificaties: controleer of meldingen zijn ingeschakeld in zowel de Pleo-app als in de instellingen van het besturingssysteem van je telefoon.
• E-mail: controleer de spam- of quarantainemappen en bevestig dat het e-mailadres van de gebruiker in Pleo is geverifieerd.