Facturering en contracten

In dit artikel leer je meer over het volgende:

• Factuurregelitems (wat elke kostenpost betekent)
• Cashback (hoe dit wordt berekend en uitbetaald)
• Werkelijke gebruikers vs. afgesproken gebruikersaccounts
• Betalingsvoorwaarden (hoe facturering wordt gegenereerd en wat er gebeurt bij achterstallige betaling)
• Belasting/btw (wat hierop invloed heeft en wat je moet doen als het niet klopt)
• Verlengingen en contractwijzigingen (wat mogelijk is tijdens de looptijd vs. bij verlenging)

  
  

Uitleg over Pleo-facturen (wat elke regel betekent)

Wat is een Pleo-factuur:

Een Pleo-factuur is het document waarop staat wat aan jouw bedrijf in rekening wordt gebracht voor een bepaalde factureringsperiode (maandelijks of jaarlijks). Het bevat meestal:

• Factuurnummer, uitgiftedatum, vervaldatum
• 'Rekening voor' (de factuurgegevens van jouw bedrijf) en de juridische Pleo-entiteit + het btw-identificatienummer
• Een lijst met regelitems (elke regel staat voor een product, add-on of gebruikskosten)
• Subtotaal, belasting (indien van toepassing) en totaal verschuldigd

Veelvoorkomende regelitems die je kunt tegenkomen

- Abonnements-/plankosten

Wordt vaak weergegeven als je abonnementsnaam (bijv. "Essential", "Advanced", "Beyond", "Business …") voor een vastgestelde serviceperiode.

• Wat dit betekent: het basisabonnement voor het gebruik van Pleo tijdens die periode.
• Hoe dit wordt gefactureerd: maandelijks of jaarlijks, afhankelijk van wat je hebt gekocht.

- 'Extra gebruikers' / gebruikerstoeslagen

Wordt vaak weergegeven als 'Extra gebruikers' en soms opgesplitst in niveaus of bereiken.

• Wat dit betekent: gebruikers (meestal kaartgebruikers) bovenop wat er in je abonnement is inbegrepen of boven je afgesproken gebruikersaccounts.
• Waarom dit als meerdere subregels kan verschijnen: op facturen kunnen gefaseerde tarieven worden weergegeven (bijv. 'Eerste 10', 'Volgende 11 tot 30', enz.) afhankelijk van je contract.
• Pro rata-kosten kunnen van toepassing zijn: als gebruikers halverwege de periode worden toegevoegd, weerspiegelen de kosten mogelijk alleen de resterende dagen in de periode (en bevatten deze soms een compenserende credit voor eerdere berekeningen).

- 'In aanmerking komend voor cashback'

Wordt soms weergegeven als een regel met waarde nul.

• Wat dit betekent: je abonnement omvat cashback-rechten voor de weergegeven periode.
• Waarom het bedrag 0 kan zijn: cashback wordt meestal apart uitbetaald naar je Pleo Wallet en verlaagt mogelijk niet per regel het factuurtotaal.

- Op gebruik gebaseerde servicekosten (voorbeelden)

Afhankelijk van je abonnement en hoe je het product gebruikt, zie je mogelijk gebruikskosten zoals:

• Declaraties (verwerkingskosten wanneer declaraties via Pleo worden uitbetaald)
• Facturen betalen (een vergoeding per factuurbetaling, indien van toepassing op je abonnement/contract)
• Andere add-ons of diensten die je hebt gekocht (bijv. implementatie-/onboardingdiensten)

Als je factuur zowel kosten als credits/terugbetalingen bevat, betekent dit meestal dat de rekening door het systeem opnieuw is berekend na een wijziging (bijv. verandering in aantal gebruikers halverwege de periode) en dat er pro rata-kosten zijn toegepast.

Waarom je mogelijk rond dezelfde tijd credits, terugbetalingen of meerdere facturen ziet

Enkele veelvoorkomende redenen:

• Pro rata-kosten na wijzigingen: door het toevoegen van gebruikers halverwege de periode kunnen pro rata-kosten worden gegenereerd. Als het account later wordt geconsolideerd, zie je mogelijk een credit voor ongebruikte tijd plus een nieuwe kostenpost voor de bijgewerkte resterende periode.
• Correctie via creditnota: als op een al verzonden factuur iets moet worden gewijzigd, wordt dit gecorrigeerd door een creditnota uit te geven (met een verrekening voor de oorspronkelijke factuur) en vervolgens de gecorrigeerde factuur uit te geven.

Checklist voor probleemoplossing (wat moet je verzamelen voor de ondersteuning)

Als je contact opneemt met de ondersteuning over een factuur, voeg dan het volgende bij:

• Factuurnummer(s) en eventuele bijbehorende creditnotanummer(s)
• De periode die wordt weergegeven op de factuurregel(s)
• Het huidige aantal gebruikers en wat er is veranderd (gebruikers toegevoegd/verwijderd, abonnementswijziging, verlenging)

Cashback: hoe wordt dit berekend

Wat is Cashback?

Cashback is een voordeel waarbij in aanmerking komende klanten een percentage terugkrijgen over in aanmerking komende Pleo-kaartuitgaven.

De basisberekening

Cashback wordt als volgt berekend:

In aanmerking komende verrekende kaartuitgaven × Cashback-tarief

Veelvoorkomende scenario's:

• 0,5% bij sommige abonnementen (bijv. Essential)
• 1,0% bij sommige abonnementen (bijv. Advanced)

Welke uitgaven tellen mee (en welke niet)

Cashback wordt berekend op Pleo-kaarttransacties.

• Inbegrepen: in aanmerking komende kaartuitgaven die zijn verrekend
• Uitgesloten: uitgaven voor Facturen, declaraties en soortgelijke niet-kaartproducten

Timing: verrekende transacties en uitbetaling

• Cashback wordt berekend op basis van transacties die zijn verrekend in de betreffende periode.
• Transacties die in behandeling zijn en later worden verrekend, worden meegerekend in de volgende periode.
• Cashback voor maand N wordt meestal uitbetaald in maand N+1 (bijgeschreven op de Pleo Wallet / het saldo).

Limiet: Cashback is beperkt tot je abonnementskosten (voor gelimiteerde cashback)

Voor gelimiteerde cashback is het cashbackbedrag beperkt tot je Pleo-abonnement-kosten (SaaS) voor de betreffende periode. Dit betekent het volgende:

• Ligt je berekende cashback onder de limiet → je ontvangt het berekende cashbackbedrag.
• Ligt je berekende cashback boven de limiet → je ontvangt cashback tot aan de limiet.

Sommige klanten hebben mogelijk 'ongelimiteerde cashback'-voorwaarden (meestal met verplichting tot minimale uitgaven). In dat geval zijn de formuleringen in het contract/bestelformulier bepalend voor de berekening en het moment van uitbetaling.

Werkelijke gebruikers vs. gebruikersaccounts

Definities

• Werkelijke gebruikers: het aantal gebruikers dat momenteel actief is in je Pleo-account (bijv. gebruikers die, afhankelijk van je instellingen, een kaart kunnen gebruiken).
• Gebruikersaccounts (toegezegde gebruikers): het aantal gebruikersaccounts dat je in je abonnement hebt gekocht/waarvoor je je hebt vastgelegd.

Waarom ze kunnen verschillen

Bij facturering op basis van gebruikersaccounts kan het in rekening gebrachte aantal je toezegging weerspiegelen (of het hoogste aantal betaalde gebruikers dat in een periode is bereikt), zelfs als je later gebruikers verwijdert.

• Als je gebruikers toevoegt boven je toezegging, worden mogelijk kosten in rekening gebracht voor de toename (vaak pro rata voor de resterende looptijd) en kan dit je nieuwe toezegging worden voor de rest van de termijn.
• Als je later gebruikers verwijdert, daalt het aantal ‘werkelijke gebruikers’, maar blijft het aantal in rekening gebrachte gebruikers mogelijk hetzelfde tot de verlenging, afhankelijk van je contractvoorwaarden.

Praktische voorbeelden

• Als je een toezegging hebt van 20 gebruikersaccounts en je voegt gebruikers toe tot 20 → geen extra kosten voor gebruikersaccounts (je blijft binnen je toezegging).
• Als je een 21e gebruiker toevoegt → worden mogelijk kosten in rekening gebracht voor dat extra gebruikersaccount (en kan dit deel gaan uitmaken van je toegezegde gebruikersaccounts voor de rest van de termijn).
• Als je later weer teruggaat naar 18 werkelijke gebruikers → worden mogelijk nog steeds kosten in rekening gebracht op basis van het toegezegde aantal gebruikersaccounts tot aan de verlenging.

Betalingsvoorwaarden en hoe de betaling wordt gegenereerd

Waar betalingsvoorwaarden vandaan komen

Betalingsvoorwaarden (bijv. 'te betalen bij ontvangst', '14 dagen netto', '30 dagen netto') worden bepaald door:

• Je bestelformulier / contract, en/of
• De factuur zelf (waarop de vervaldatum staat)

Hoe facturen worden gegenereerd

Facturen worden doorgaans automatisch gegenereerd op basis van:

• De startdatum/verlengingsdatum van je abonnement
• De factureringsfrequentie (maandelijks vs. jaarlijks)
• Wijzigingen tijdens de looptijd die de kosten beïnvloeden (bijv. toegevoegde gebruikers, geactiveerde betaalde add-ons)

Wat er gebeurt als de betaling mislukt of achterstallig is

Als een factuur onbetaald blijft na de vervaldatum, zijn mogelijk vervolg- en incassostappen van toepassing volgens de overeenkomst en het toepasselijke beleid. Als je denkt dat een betaling is gemist door problemen met factuurgegevens of de betalingsmethode, neem dan contact op met ondersteuning onder vermelding van het factuurnummer.

Belastingstatus en verplichte documentatie

Waarvan het afhangt of belasting in rekening wordt gebracht

Of er belasting (bijv. btw) op je factuur in rekening wordt gebracht, is afhankelijk van het volgende:

• Het land waar jouw bedrijf is gevestigd
• Of je een geldig btw-identificatienummer hebt (indien van toepassing)
• De belastingregels voor de Pleo-entiteit die de factuur uitgeeft en de geleverde dienst

Veelvoorkomende documentatie die bij klanten kan worden opgevraagd

Afhankelijk van je situatie kan aan je worden gevraagd om het volgende te verstrekken:

• Btw-identificatienummer (en in sommige rechtsgebieden een bevestiging dat het btw-identificatienummer geldig is voor grensoverschrijdende transacties)
• Documentatie van bedrijfsregistratie (om de gegevens van de rechtspersoon te valideren)
• In sommige gevallen een verklaring inzake fiscale woonplaats (bijv. ter ondersteuning van procedures rond belastingverdragen ter voorkoming van dubbele belasting)

Als je btw-regeling niet juist lijkt

Als je denkt dat btw moet worden verlegd of niet van toepassing is:

• Controleer of je factuurgegevens en btw-identificatienummer correct zijn ingevoerd.
• Zorg ervoor dat het btw-identificatienummer geldig is voor het betreffende mechanisme (bijv. geldig in het betreffende validatiesysteem, waar verplicht).
• Neem contact op met de ondersteuning en vermeld het factuurnummer en je btw-gegevens voor beoordeling.

Contractverlenging en -wijziging: wat is mogelijk en wanneer

Basisprincipes van verlenging

Voor de meeste abonnementen is een oorspronkelijke looptijd (vaak 12 maanden) van toepassing. Abonnementen kunnen automatisch worden verlengd, tenzij ze vooraf worden opgezegd, zoals vermeld in het contract/bestelformulier.

Wat doorgaans tijdens de looptijd kan worden gewijzigd en wat pas bij verlenging

In veel gevallen:

• Gedurende de looptijd (tijdens een actieve termijn):
  • Gebruikers/gebruikersaccounts toevoegen is meestal mogelijk (en kan worden gefactureerd/pro rata worden berekend).
  • Sommige wijzigingen (bijv. downgrades of het verlagen van de toezegging) zijn mogelijk beperkt tot het moment van verlenging.
• Bij verlenging:
  • Wijzigingen in het abonnement, de prijzen en de looptijd van het contract worden meestal bij verlenging afgehandeld.

Looptijd van contract wijzigen

Voor contractwijzigingen (bijv. speciale betalingsvoorwaarden, commerciële add-on-wijzigingen, uitzonderingen op automatische verlenging) is over het algemeen een schriftelijke aanvulling of een bijgewerkt bestelformulier vereist.

Wanneer je contact moet opnemen met Pleo

Neem contact op met ondersteuning/je Pleo-contactpersoon voor het volgende:

• De verlenging annuleren (controleer je opzegtermijn)
• De factureringsfrequentie wijzigen (maandelijks vs. jaarlijks) bij verlenging
• Een contractwijziging aanvragen (betalingsvoorwaarden, add-on-wijzigingen, bijzondere voorwaarden)

Voor klant specifieke vragen zijn de meest betrouwbare referenties: (1) het bestelformulier van de klant en (2) de betreffende factuur/facturen en creditnota('s).