Problemen met mislukte export oplossen

Als je export mislukt, wordt in de foutmelding meestal vermeld wat je moet oplossen. Gebruik deze gids om de oorzaak snel te achterhalen, je export weer vrij te geven en te weten wanneer je contact moet opnemen met de ondersteuning.

Voordat je begint

Wat je nodig hebt:

• Toegang tot Exporteren en Instellingen → Boekhouding in Pleo (meestal de rol Beheerder of Controller).
• De exacte foutmelding die in Pleo wordt getoond (kopieer/plak deze indien mogelijk).
• De naam van je boekhoudintegratie (bijv Datev, e-conomic, Xero, Exact Online, Business Central) of dat je een bestand exporteert (csv/XLSX).

1) Identificeer het type fout

Controleer als eerste wat voor soort bericht je krijgt:

• Een duidelijke foutmelding (bijv 'Exporttaak verlopen', 'Validatie mislukt', 'Boekjaar ontbreekt', 'Boekjaar…').
• Een 'Er ging iets mis' of een time-outachtige melding.
• Een fout met bonnetjes/bijlagen (bestand te groot, beschadigd, bonnetje exporteren is mislukt).
• Een 'één uitgave blokkeert de batch'-melding (algemene/kritieke fout samen met een specifiekere fout).

2) Zoek in het Helpcentrum naar de exacte fout

Als je een specifieke foutmelding ziet, zoek dan naar de exacte tekst in het Pleo Helpcentrum. Voor veel fouten bij het exporteren zijn speciale stappen beschikbaar om ze op te lossen.

Voorbeelden van veelvoorkomende foutpatronen:

• Exporttaak verlopen: wordt vaak opgelost door de boekhoudintegratie te ontkoppelen en opnieuw te verbinden
• Validatie mislukt: hangt vaak samen met geblokkeerde/ongeldige accounts of codes/labels die niet overeenkomen met wat het boekhoudsysteem accepteert
• Boekjaar/boekjaar ontbreekt/geen open jaar: betekent vaak dat het jaar of de periode ontbreekt of is afgesloten in je boekhoudsysteem
• Bonnetje/bijlage mislukt: wordt vaak veroorzaakt door één bonnetje dat te groot/beschadigd is of niet door de integratie wordt geaccepteerd

3) Probeer het opnieuw met een kleine batch (om de oorzaak te beperken)

Exportproblemen zijn veel eenvoudiger op te lossen als je de omvang van de batch verkleint.

1. Ga naar Exporteren
2. Selecteer een kleine batch (bijvoorbeeld 1-5 uitgaven)
3. Opnieuw exporteren

Het resultaat interpreteren:

• Als een kleine batch wel werkt, zijn waarschijnlijk één (of enkele) uitgaven in de grotere batch de oorzaak
• Als een kleine batch nog steeds mislukt, is het waarschijnlijker dat het probleem wordt veroorzaakt door een configuratie- of verbindingsprobleem

4) Isoleer de uitgave die de export blokkeert (als de kleine batch werkt)

Als de kleine batch werkt, is de volgende stap het vinden van de specifieke uitgave die de fout veroorzaakt.

1. Exporteer één uitgave (of een zeer kleine set)
2. Als dit wel lukt, voeg je er een paar toe en exporteer je opnieuw
3. Herhaal dit totdat het mislukt. De laatst toegevoegde uitgave is meestal de hoofdoorzaak

Controleer bij de uitgave waarbij het misgaat of er waarden ontbreken of ongeldig zijn (afhankelijk van je instellingen):

• Categorie-/accountkoppeling
• Labels (kostencentra/afdelingen/project)
• Btw-/belastingcode
• Leveranciers-/factuurvelden (als je facturen exporteert)
• Bijlage bonnetje (grootte/indeling)

5) Test per uitgavetype (om onjuiste configuratie op te sporen)

Soms zijn fouten specifiek voor een bepaald uitgavetype. Exporteer afzonderlijk:

• Kaartuitgaven
• Declaraties / zelf voorgeschoten uitgaven
• Facturen (indien ingeschakeld)
• Kilometervergoeding (indien van toepassing)

Als slechts één uitgavensoort mislukt, is het probleem meestal gekoppeld aan de verplichte velden of exporttoewijzing van die workflow.

6) Controleer de boekjaren en boekhoudperiodes (met name rond het einde van het boekjaar)

De jaarafsluiting is een periode waarin vaak fouten bij het exporteren optreden. Als je gegevens over meerdere jaren exporteert:

• Exporteer eerst het oude jaar en exporteer vervolgens het nieuwe jaar
• Zorg ervoor dat het nieuwe jaar (en de verplichte perioden) in je boekhoudsysteem zijn gemaakt en geopend voordat je gaat exporteren

Waarom dit belangrijk is:

• Voor sommige boekhoudsystemen moet de einddatum van het boekjaar/periode bestaan voordat items worden geaccepteerd
• Bij sommige systemen kun je geen uitgaven van het oude jaar exporteren nadat het nieuwe jaar is gemaakt of geactiveerd, of moet het oude jaar eerst volledig worden afgesloten (afhankelijk van het systeem)

7) Controleer of de verbinding met de integratie stabiel is

Als de fout lijkt op een authenticatie- of verbindingsprobleem (token verlopen, exporttaak verlopen, vernieuwingstoken mislukt, herhaalde time-outs):

1. Ga naar Instellingen
2. Ga naar Boekhouding
3. Controleer of de integratie als verbonden wordt weergegeven
4. Als wordt aanbevolen om je integratie opnieuw te verbinden voor deze integratie/fout:
   • Verbreek de verbinding met de integratie
   • Maak opnieuw verbinding
   • Probeer de export opnieuw met een kleine batch

Signalen dat dit het probleem is:

• Fouten waarin verlopen taken/tokens worden vermeld
• Herhaalde fouten 'Onverwachte fout opgetreden'/time-outfouten
• Exports mislukken ineens nadat ze eerder wel werkten, zonder dat er configuratiewijzigingen zijn

Veelvoorkomende foutpatronen

Wanneer moet je contact opnemen met de ondersteuning

Neem contact op met de ondersteuning van Pleo als:

• Je het probleem kunt reproduceren met één specifieke uitgave, en het mislukt nog steeds nadat je de voor de hand liggende velden hebt gecorrigeerd
• Het exporteren mislukt na opnieuw verbinden en het proberen met kleine batches
• De foutmelding is onduidelijk, verschijnt steeds opnieuw of wijst op een technisch probleem in het boekhoudsysteem/de integratie

Neem het volgende op:

• De exacte foutmelding (kopiëren/plakken of screenshot)
• Welk boekhoudsysteem/welke integratie je gebruikt
• Of het nu fout gaat bij één uitgave of bij alle exports
• Globaal datumbereik en hoeveel uitgaven je hebt geprobeerd
• Indien relevant: of dit rond het einde van het jaar gebeurt en welk jaar/periode je wilt exporteren