Faturação e contratos

Neste artigo poderás encontrar a seguinte informação:

• Itens de linha da fatura (o que significa cada encargo)
• Cashback (como é calculado e pago)
• Utilizadores reais vs. utilizadores contratados
• Termos de Pagamento (como é gerada a faturação e o que acontece se estiver em atraso)
• Imposto/IVA (o que o afeta e o que fazer se parecer incorreto)
• Renovações e alterações de contrato (o que é possível a meio do período vs. na renovação)

  
  

Explicação nas faturas Pleo (o que significa cada linha)

O que é uma fatura Pleo:

Uma fatura Pleo é o documento que mostra o que está a ser cobrado à tua empresa por um determinado período de faturação (mensal ou anual). Normalmente inclui:

• Número da fatura, data de emissão, data de vencimento
• "Faturar a" (Detalhes de faturação da tua empresa) e entidade legal da Pleo + Número de contribuinte
• Uma lista de itens de linha (cada linha é um produto, complemento ou taxa de utilização)
• Subtotal, imposto (se aplicável) e total em dívida

Itens de linha comuns que podes ver

– Taxa de subscrição/plano

Frequentemente apresentado como o nome do teu plano (por exemplo, "Essential", "Advanced", "Beyond", "Business …") para um período de serviço definido.

• O que significa: a subscrição base para utilizar a Pleo durante esse período.
• Como é faturado: mensal ou anual, dependendo do que compraste.

– "Utilizadores adicionais"/encargos por utilizador

Frequentemente apresentado como "Utilizadores adicionais" e, por vezes, dividido em níveis ou intervalos.

• O que significa: utilizadores (normalmente utilizadores de cartão) acima do que está incluído no teu plano ou acima dos teus utilizadores contratados.
• Porque pode aparecer como várias sublinhas: as faturas podem apresentar preços por escalões (por exemplo, "Primeiros 10", "Seguintes 11 a 30", etc.), dependendo do teu contrato.
• Pode haver aplicação de proporcionalidade: se forem adicionados utilizadores a meio do ciclo, os encargos podem refletir apenas os dias restantes do período (e, por vezes, incluir um crédito de compensação por cálculos anteriores).

– "Elegível para cashback"

Por vezes aparece como uma linha de valor zero.

• O que significa: a tua subscrição inclui elegibilidade para cashback durante o período indicado.
• Porque o montante pode ser 0: o cashback é normalmente pago em separado para a tua Pleo Wallet e pode não reduzir o total da fatura linha a linha.

– Taxas de serviço baseadas na utilização (exemplos)

Consoante o teu plano e a forma como utilizas o produto, podes ver taxas de utilização como:

• Reembolsos (taxa de processamento quando os reembolsos são pagos através da Pleo)
• Pagamentos de faturas (uma taxa por pagamento de fatura, se aplicável ao teu plano/contrato)
• Outros complementos ou serviços que tenhas comprado (por exemplo, serviços de implementação/onboarding)

Se a tua fatura incluir encargos e créditos/devoluções, isso normalmente significa que o sistema recalculou a fatura após uma alteração (por exemplo, alteração do número de utilizadores a meio do ciclo) e aplicou uma proporção.

Porque podes ver créditos, devoluções ou várias faturas sensivelmente ao mesmo tempo

Alguns motivos comuns:

• Proporcionalidade após alterações: adicionar utilizadores a meio do ciclo pode gerar um encargo proporcional. Se a conta for posteriormente consolidada, podes ver um crédito pelo tempo não utilizado e um novo encargo para o período restante atualizado.
• Correção através de nota de crédito: se algo numa fatura já emitida tiver de ser alterado, a correção é feita emitindo uma nota de crédito (que compensa a fatura original) e, em seguida, emitindo a fatura corrigida.

Lista de verificação de resolução de problemas (o que deves recolher para o Suporte)

Se contactares o Suporte sobre uma fatura, inclui o seguinte:

• Número(s) da fatura e quaisquer números de notas de crédito associados
• O período indicado na(s) linha(s) da fatura
• Número atual de utilizadores e o que mudou (utilizadores adicionados/removidos, alteração de plano, renovação)

Cashback: como é calculado

O que é o cashback?

O cashback é uma vantagem em que os clientes elegíveis recebem uma percentagem de volta sobre os gastos elegíveis com cartão Pleo.

O cálculo básico

O cashback é calculado da seguinte forma:

Gastos regularizados elegíveis com cartão × Taxa de cashback

Exemplos típicos:

• 0,5% em alguns planos (por exemplo, Essential)
• 1,0% em alguns planos (por exemplo, Advanced)

Que gastos contam (e quais não contam)

O cashback é calculado com base nas transações com cartão Pleo.

• Incluído: gastos com cartão elegíveis que tenham sido regularizados
• Excluído: gastos em Faturas, reembolsos e produtos semelhantes que não sejam com cartão

Prazo: transações regularizadas e pagamento do cashback

• O cashback é calculado com base em transações que tenham sido regularizadas no período relevante.
• As transações pendentes que forem regularizadas mais tarde são contabilizadas no período seguinte.
• O cashback do mês N é normalmente pago no mês N+1 (creditado na Pleo Wallet/no saldo).

Limite: o cashback é limitado à tua taxa de subscrição (para cashback com limite)

Para o cashback com limite, o montante de cashback é limitado à tua taxa de subscrição Pleo (SaaS) para o período relevante. Isto significa:

• Se o cashback calculado estiver abaixo do limite → recebes o cashback calculado.
• Se o cashback calculado estiver acima do limite → recebes cashback até ao limite.

Alguns clientes podem ter condições de "cashback sem limite" (normalmente com compromissos de despesa mínima). Nesse caso, a redação do contrato/formulário de encomenda rege o cálculo e o momento do pagamento.

Utilizadores reais vs. lugares de utilizadores

Definições

• Utilizadores reais: o número de utilizadores atualmente ativos na tua conta Pleo (por exemplo, utilizadores que podem utilizar um cartão, dependendo da tua configuração).
• Lugares de utilizadores (utilizadores contratados): o número de utilizadores que compraste/assumiste na tua subscrição.

Porque podem ser diferentes

Com a faturação baseada em utilizadores, a quantidade faturada pode refletir o teu compromisso (ou o número mais elevado de utilizadores faturáveis atingido num determinado prazo), mesmo que depois removas utilizadores.

• Se adicionares utilizadores acima do teu compromisso, esse aumento poderá ser cobrado (frequentemente de forma proporcional ao prazo restante) e esse pode tornar-se o teu novo compromisso para o período remanescente do contrato.
• Se mais tarde eliminares utilizadores, o número de "utilizadores reais" diminui, mas os teus utilizadores faturados podem manter-se até à renovação, dependendo dos termos do teu contrato.

Exemplos práticos

• Se tiveres um compromisso de 20 utilizadores e adicionares utilizadores até 20 → não há encargos adicionais por utilizador (estás dentro do compromisso).
• Se adicionares um 21.º utilizador → podes ser faturado por esse utilizador extra (e este pode passar a fazer parte dos teus utilizadores comprometidos para o período remanescente do contrato).
• Se mais tarde voltares a ter apenas 18 utilizadores reais → podes continuar a ser faturado com base no número de utilizadores comprometidos até à renovação.

Condições de pagamento e como o pagamento é gerado

De onde vêm as condições de pagamento

Os termos de pagamento (por exemplo, "pagamento na receção", "net 14", "net 30") são determinados por:

• O teu Formulário de encomenda/contrato e/ou
• A própria fatura (que mostra a data de vencimento)

Como são geradas as faturas

As faturas são normalmente geradas automaticamente com base em:

• A data de início da tua subscrição/data de renovação
• A frequência de faturação (mensal vs. anual)
• As alterações durante o período que afetam os encargos (por exemplo, utilizadores adicionados, complementos pagos ativados)

O que acontece se o pagamento falhar ou ficar em atraso

Se uma fatura continuar por pagar após a data de vencimento, podem ser aplicados procedimentos de seguimento e de cobrança de acordo com o contrato e a política aplicável. Se acreditares que um pagamento falhou devido a problemas com os detalhes de faturação ou com o método de pagamento, contacta o Suporte indicando o número da fatura.

Estado fiscal e documentação obrigatória

O que determina se é cobrado imposto

Se é cobrado imposto (por exemplo, IVA) na tua fatura depende de:

• O país da tua empresa
• Se tens um número de contribuinte válido (quando aplicável)
• As regras fiscais da entidade Pleo que emite a fatura e o serviço prestado

Documentação habitual que pode ser solicitada aos clientes

Dependendo da tua situação, poderá ser-te pedido que forneças o seguinte:

• Número de contribuinte (e, em algumas jurisdições, confirmação de que o número de contribuinte é válido para transações transfronteiriças)
• Documentos de registo da empresa (para validar os detalhes da entidade legal)
• Em alguns casos, um certificado de residência fiscal (por exemplo, para suporte a processos de tratados de dupla tributação)

Se o teu tratamento de IVA parecer incorreto

Se consideras que o IVA deve ser objeto de autorregularização ou não deve ser aplicado:

• Verifica se os teus detalhes de faturação e o número de contribuinte foram introduzidos corretamente.
• Garante que o número de contribuinte é válido para o mecanismo relevante (por exemplo, válido no sistema de validação aplicável, quando exigido).
• Contacta o Suporte indicando o número da fatura e os teus detalhes de IVA para revisão.

Renovação e modificação do contrato: o que é possível e quando

Noções básicas sobre renovação

A maioria das subscrições tem um prazo inicial (geralmente 12 meses) e pode ser renovada automaticamente, a menos que seja cancelada antecipadamente, de acordo com o contrato/formulário de encomenda.

O que normalmente pode ser alterado durante o período vs. na renovação

Em muitos casos:

• A meio do período (durante um prazo ativo):
  • Adicionar utilizadores/utilizadores é geralmente possível (e pode ser faturado/prorrogado).
  • Algumas alterações (por exemplo, downgrades, redução do compromisso) podem ser restringidas até à renovação.
• Na renovação:
  • As alterações ao plano, aos preços e aos termos contratuais são normalmente tratadas na renovação.

Modificação dos termos do contrato

As alterações ao contrato (por exemplo, condições especiais de pagamento, alterações comerciais de complementos, exceções à renovação automática) exigem geralmente uma adenda por escrito/formulário de encomenda atualizado.

Quando contactar a Pleo

Contacta o Suporte/o teu contacto na Pleo se quiseres:

• Cancelar a renovação (verifica o teu período de aviso prévio)
• Alterar a frequência de faturação (mensal vs. anual) na renovação
• Pedir uma alteração ao contrato (Termos de Pagamento, alterações de complementos, condições especiais)

Para qualquer questão específica de um cliente, as referências mais fiáveis são: (1) o formulário de encomenda do cliente e (2) a(s) fatura(s) e nota(s) de crédito em causa.