Como gerir reembolsos e devoluções nas exportações de contabilidade

Gere as devoluções e os reembolsos de forma consistente nas tuas exportações de contabilidade para evitares problemas de reconciliação, sobretudo quando a devolução chega num período diferente do da compra original.

Precisas de acesso de Administrador ou de Contabilista para exportar despesas.
As devoluções e os reembolsos podem aparecer depois de a compra original ter sido exportada, dependendo de quando o comerciante (ou a rede de cartões) processar a reversão.
Define a tua abordagem interna de contabilização relativamente a: (i) o período em que contabilizas os reembolsos/as devoluções (o período original ou o período atual); e (ii) se os contabilizas como transações separadas ou se os compensas com a despesa original.

Perceber a diferença: reversão vs. devolução vs. reembolso

Reversão (ou pagamento anulado): o comerciante cancela um pagamento com cartão depois de este ser autorizado, mas antes de ser regularizado. Se a reversão for processada, a transação pode desaparecer de Despesas (e de exportações) e deixará de ser uma despesa efetiva a contabilizar.
Reembolso: um reembolso acontece depois de um pagamento ter sido regularizado e o comerciante devolver o dinheiro.
Devolução: um processo de litígio (normalmente através da Mastercard) utilizado quando uma compra tem de ser revertida e o comerciante não a resolve, ou em certos casos de incorreção/fraude. Uma devolução pode resultar na devolução de fundos para ti como devolução/reembolso de devolução (o próprio processo de litígio é tratado com o Suporte).

Depois de uma despesa ser exportada, já não pode ser editada na Pleo. Se precisares de alterar a forma como algo foi contabilizado, normalmente terás de o ajustar no teu sistema de contabilidade.

Como os reembolsos e as devoluções afetam as tuas exportações

Os reembolsos/as devoluções podem criar problemas de reconciliação se:

A compra original tiver sido exportada no mês anterior, mas o reembolso chegar no mês atual.
Exportares reembolsos ou devoluções sem uma regra interna clara para a respetiva contabilização (fazendo com que diferentes contabilistas os tratem de formas distintas).
O teu sistema de contabilidade exigir que os reembolsos sejam contabilizados de uma forma específica (por exemplo, como montantes positivos, negativos ou através de outro tipo de transação).

Uma boa prática de fecho do mês consiste em rever especificamente os reembolsos e as devoluções antes da exportação e confirmar que a abordagem de contabilização é consistente.

Exportar reembolsos e devoluções da Pleo

Exportar através de uma integração

Caso utilizes uma integração de contabilidade, exporta os dados da Pleo como habitualmente:

Acede a Exportar → Não exportado
Verifica se os detalhes da transação estão corretos (categoria, etiquetas, notas, códigos de imposto)
Seleciona as transações que pretendes exportar
Clica em Adicionar à fila de exportação
Acede a Fila de exportação
Seleciona as transações e clica em Exportar

Se um reembolso ou devolução chegar depois de a compra original ter sido exportada, podes exportá-lo na exportação seguinte. Certifica-te de que a tua equipa de contabilidade sabe como o contabilizar (no período atual ou como um ajustamento ao período anterior).

Exportar através de CSV (exportação personalizada)

Se exportares através de CSV (incluindo formatos personalizados), segue o mesmo processo de exportação:

Acede a Exportar → Não exportado
Seleciona as transações que estão prontas para exportação
Clica em Adicionar à fila de exportação
Acede a Fila de exportação
Clica em Exportar
Clica em Descarregar ficheiro (se necessário) e carrega depois o ficheiro no teu sistema de contabilidade

Abordagem contabilística recomendada (boas práticas)

Para evitar confusões e facilitar a reconciliação, muitas equipas de contabilidade preferem:

Contabilizar normalmente a compra original
Contabilizar o reembolso ou a devolução como uma transação separada quando este ocorrer
Reconciliar ambas as transações com a carteira Pleo, a conta bancária ou a conta de compensação

Isto facilita:

Acompanhar a data em que os fundos foram movimentados
Explicar as diferenças entre períodos
Auditar o histórico completo da transação

Cenários comuns

O reembolso chega num mês diferente do da compra original

Escolhe uma abordagem e aplica-a de forma consistente:

Contabilizá-lo no mês atual ou
Contabilizá-lo retroativamente no mês original (através de uma entrada de registo de ajustamento)

O mais importante é manteres a consistência (e o alinhamento com o teu contabilista ou auditor).

Continuas a ver uma transação "pendente" que depois desaparece

Poderá tratar-se de uma reversão ou anulação (a transação foi autorizada, mas nunca regularizada). Se for revertida, poderá não ser uma despesa definitiva que tenhas de exportar.

Resolução de problemas

Não encontro um reembolso ou devolução para exportar

Confirma se estás em Exportar → Não exportado e utiliza os filtros (data, montante e comerciante)
Confirma se a transação original foi regularizada (só podes exportar transações regularizadas)
Se consideras que deveria ter ocorrido um reembolso ou devolução, mas ainda não o encontras, este poderá continuar em processamento

Preciso de alterar algo depois da exportação

As despesas exportadas não podem ser revertidas na Pleo. Se tiveres de corrigir alguma coisa, terás de:

Corrigi-la no teu sistema de contabilidade ou
Contactar o Suporte caso consideres necessário reverter uma exportação