Konfigurera NetSuite-integrationen

Información general

La integración es compatible con las siguientes funciones:

• Exportación de gastos con tarjeta, reembolsos y facturas 
• Contabilidad basada en proveedores
• Multientidades
• Etiquetas, categorías y códigos de impuestos
• Descripción del cliente

Preparación

Crea las siguientes cuentas en NetSuite

• Cuenta bancaria de Pleo: Para rastrear transacciones realizadas con tarjetas Pleo y Cuenta de Pleo.
  Tipo: Cuenta bancaria 
• Cuenta de gastos por cuenta propia de Pleo: Para hacer un seguimiento de cualquier gasto en efectivo o reembolso hecho por empleados
  Tipo: Otros pasivos corrientes
• Cuenta de reembolso externa de Pleo: Para hacer seguimiento de los reembolsos realizados fuera de la función de reembolsos directos de Pleo
  Tipo: Otros pasivos corrientes

Para crear las cuentas

1. En Netsuite, accede a la página de configuración
2. Haz clic en Contabilidad
3. Selecciona Plan contable
4. Haz clic en Nuevo

Conexión

1. En Pleo, ve a Ajustes
2. Haz clic en Contabilidad 
3. Busca NetSuite 
4. Haz clic en Continuar
5. En la lista de SuiteApp de NetSuite, selecciona Instalar
6. Haz clic en Conectar 
7. Selecciona la entidad de Pleo que deseas conectar a Pleo y autoriza la conexión
8. La ventana emergente se cerrará automáticamente después de una conexión exitosa
9. Actualiza los despliegues de scriptsen NetSuite
   1. Accede a Personalización 
   2. Haz clic en Scripting y Ejecuciones de scripts
   3. En Ejecuciones de scripts, filtra por Tipo = Programado
   4. Realiza los siguientes cambios para Pleo - Comprobaciones programadas y Pleo - Comprobaciones de recibos:
      • Establece la PRIORIDAD en Alta
      • Cambia STARTTIME a 12:00 a. m.
      • Asegúrate de que REPETIR esté configurado en Cada 15 minutos
   5. Guardar

Configuración

Configuración de contabilidad

1. En Netsuite, ve a Transacciones
2. Selecciona Pleo 
3. Accede al Panel 
4. Haz clic en Mapeo de cuentas
5. Conecta las cuentas

Códigos de impuestos

Puedes aplicar el IVA en Pleo creando un código de impuestos y asignándoselo a una categoría específica.

1. En Netsuite, ve a Transacciones
2. Selecciona Pleo 
3. Accede al Panel 
4. Haz clic en Información de mapeo de datos
5. Selecciona Códigos de impuestos
6. En Pleo, ve a Ajustes 
7. Haz clic en Contabilidad 
8. Selecciona Configuración 
9. En Códigos de impuestos, asigna el ID Interno de NetSuite a Código
   
10. En la tabla de códigos de impuestos, añade todos los tipos de IVA

Categorías

1. En Netsuite, ve a Transacciones
2. Selecciona Pleo 
3. Accede al Panel 
4. Ve a Opciones avanzadas 
5. Haz clic en SincronizarPlan Contable
6. Espera 15 minutos a que se sincronice el plan contable 
7. En Pleo, ve a Ajustes 
8. Haz clic en Contabilidad 
9. Selecciona Categorías 
10. Crear categorías 
11. Para cada categoría:
    • Asigna ID interno de NetSuite a Cuenta
    • Selecciona un código de impuestos del menú desplegable

Información útil: El plan contable se sincronizará una vez al día.

Etiquetas y grupos de etiquetas 

1. En Netsuite, ve a Transacciones
2. Selecciona Pleo 
3. Accede a Gestión de etiquetas
4. Decide si quieres que las etiquetas se completen en los campos del cuerpo de la transacción de NetSuite o en los campos de línea de transacción  (ver más abajo)
5. En los campos Cuerpo de la transacción o Línea de la transacción, selecciona las Dimensiones
6. Haz clic en Crear un grupo de etiquetas y Actualiza
7. Espera 15 minutos a que se cree el grupo de etiquetas en Pleo y que las etiquetas se sincronicen

Opciones avanzadas

• Añadir recibos
• Omitir fecha de transacción
• Programar la exportación
• Completar código de impuestos
• Personalizar el memo
• Pasando información del empleado
• Etiquetado de proveedores
• Asignar el código del equipo de Pleo a la dimensión de NetSuite

Añadir recibos

1. En Netsuite, accede a Documentos
2. En Archivos, selecciona Archivador de archivos
3. En Pleo, haz clic en Recibos
   
4. En la subpestaña Pleo dentro de una entrada del libro diario, haz clic en Descargar documento externo de Pleo
   Nota: Si decides no subir tus recibos a NetSuite, tus recibos tendrán una URL del gasto en Pleo

Omitir fecha de transacción

Importa transacciones de Pleo donde la fecha original de la transacción está dentro de un período contable cerrado.

1. En Netsuite, marca la casilla Omitir fecha de transacción
2. Accede a la página Configuración
3. Selecciona Contabilidad 
4. Haz clic en Configurar la contabilidad
   • Configura Periodo de publicación predeterminado cuando la fecha de la transacción está en un periodo cerrado como: Periodo actual o Primer periodo abierto
   • Configura Permitir transacción fuera del período de publicación como: Permitir o Advertir

Programar la exportación

Después de que inicies una exportación, Suiteapp procesará la información cada 15 minutos, o según el plazo establecido en la configuración.

Completar código de impuestos

Marca la casilla completar código de impuestos para completar el código de impuestos en la misma línea del libro diario en lugar de en una línea separada.

Añadir personalizar el memo

1. En NetSuite, ve a Transacciones
2. Selecciona Pleo
3. Selecciona Personalizar memo
4. Elige una filial y campos que quieras añadir al memo

Pasando información del empleado

Para completar automáticamente el nombre del empleado en NetSuite, asegúrate de que el código del empleado en Pleo es igual que el ID interno del empleado en NetSuite. 

• Para encontrar el ID interno del empleado en NetSuite:
  1. En NetSuite, ve a Listas
  2. Selecciona Empleados y haz clic en Empleados 
  3. Haz clic en Personalizar vista
  4. Añade ID interno al resumen
  5. Haz clic en Guardar
• Añade el código del empleado en Pleo
  1. En Pleo, ve a Equipo
  2. Selecciona al empleado al que quieres añadir el código del empleado
  3. Haz clic en Editar junto al código del empleado
  4. Introduce el ID Interno de NetSuite

Etiquetado de proveedores

• Los administradores pueden elegir el método de contabilidad (libro diario o cuentas pendientes) para los gastos con tarjeta
• Selecciona un proveedor para cada gasto de tarjeta y factura
• Los proveedores se sincronizan de NetSuite a Pleo
• Se pueden crear nuevos proveedores desde Pleo en NetSuite

Activar sincronización de proveedores

1. En NetSuite, ve a Transacción 
2. Selecciona Pleo
3. Accede a Configuraciones avanzadas
4. Activa Sincronizar proveedores

Activa Etiquetado de proveedores

1. En Pleo, ve a Configuración
2. Accede a Contabilidad 
3. Haz clic en Activar etiqueta de proveedor
4. Selecciona un proveedor predeterminado de la lista
   Nota: Este proveedor se usará automáticamente si no se selecciona un proveedor específico para un gasto o factura

Selecciona un proveedor relevante

1. En Pleo, accede a un detalle de gasto
2. Selecciona Método de contabilidad
3. Selecciona un proveedor 

Asignar el código del equipo de Pleo a la dimensión de NetSuite

En lugar de exigir que los empleados etiqueten manualmente cada gasto en el mismo departamento o centro de coste, el sistema aplica automáticamente el departamento, la ubicación o la clase correctos en función del equipo del usuario.

1. En Pleo, accede a Equipo
2. Ve a Equipos
3. Selecciona el equipo que deseas editar
4. Haz clic en ajustes
5. Edita el código del equipo escribiendo el ID Interno o Externo de NetSuite
6. Haz clic en Guardar

Una vez que tu equipo de Pleo esté actualizado con el ID correcto:

1. Inicia sesión en NetSuite
2. Ve a Transacciones
3. Selecciona Pleo, luego haz clic en Opciones avanzadas
4. Elige tu dimensión preferida (clase, ubicación o departamento) en Asignar código de equipo de Pleo a una dimensión de NetSuite
5. Especifica si estás usando el ID Interno o Externo de NetSuite (debe coincidir con lo que has indicado en Pleo)
6. Haz clic en Guardar

Exporta un gasto

Después de configurar las integraciones, es importante exportar un gasto para comprobar que la integración está configurada correctamente.