Budgetar med Pleo

• Vem kan använda budgetar?

• Hur skapar man en budget?

• Budgetar med fast period, löpande eller vidareföring: vilken ska du välja?

• Hur följer man upp utgifter mot budget?

• Tips för att få ut det mesta av budgetar

• Vanliga frågor

Vem kan använda budgetar?

• Administratörer och controllers kan skapa budgetar för olika taggar och se alla budgetar som har skapats.
• Budgetägare har insyn i utgifterna mot deras specifika budget och kan säkerställa att deras team håller sig inom det tilldelade beloppet.
• Attestansvariga kan se hur utgifter påverkar budgeten de är tilldelade, vilket hjälper dem att fatta välgrundade beslut om att attestera.
• Utgiftsägare kan känna sig trygga när de gör köp, i vetskap om huruvida deras utgifter faller inom riktlinjerna.

Så här skapar du en budget

En administratör eller controller kan skapa en budget med en personlig tagg. För att göra detta behöver du först att ställa in en tagg för din budget.

1. Gå till Budgetering i ditt Pleo-konto
2. Klicka på Skapa budget
3. Ge din budget ett tydligt namn (till exempel, Marknadsföring Q4 eller Projekt Phoenix)
4. Ange budgetens totalbelopp och tidsperiod
5. Välj tagg(ar) som denna budget gäller för
6. Tilldela en budgetägare som är ansvarig för att övervaka utgifterna
7. Klicka på Skapa budget för att aktivera budgeten
8. När budgeten har skapats börjar den spåra alla relevanta utgifter automatiskt
   
   

Budgetar med fast period, löpande eller vidareföring: vilken ska du välja?

Budgetar i Pleo hjälper dig att spåra utgifter inom en specifik tidsperiod. När du skapar en budget väljer du antingen en fast period (startdatum + slutdatum) eller en löpande period (endast startdatum).

Välj en typ av budgetperiod

I Pleo kan du sätta budgetar för vilken tidsram du än behöver, till exempel:

• En månad (till exempel 1 maj–31 maj)
• Ett projektfönster (till exempel 15 aug–15 sep)
• En löpande budget (till exempel 1 jan utan slutdatum)

Budgetar med fast period (startdatum + slutdatum)

En budget med fast period passar bäst när du vill spåra utgifter under ett tydligt avgränsat tidsfönster, till exempel:

• Månadsvisa, kvartalsvisa eller årliga budgetar
• En kampanj, ett evenemang eller ett projekt med ett tydligt slutdatum
• En testperiod eller ett tillfälligt initiativ

För att skapa en budget med fast period anger du både ett startdatum och ett slutdatum.

Löpande budgetar (endast startdatum)

En löpande budget passar bäst när du vill ha en kontinuerlig översikt över utgifter från en viss tidpunkt, till exempel:

• En avdelningsbudget som du vill spåra löpande
• Ett långvarigt projekt utan ett fastställt slutdatum

För att skapa en löpande budget anger du ett startdatum och lämnar slutdatum tomt.

Vidareföring och återkommande budgetar

Pleo-budgetar rullar inte vidare och det finns ingen inställning för vidareföring som du kan slå på. Budgetar är inte heller återkommande, så för att följa upp samma budget nästa månad eller kvartal måste du skapa en ny budget med nya datum.

Det betyder:

• Outnyttjad budget förs inte automatiskt vidare till en ny period
• Överskridande eller underskott förs inte automatiskt vidare till en ny period
• Varje budget spårar utgifter endast inom sitt eget datumintervall

Hur detta påverkar rapporteringen

Eftersom budgetar inte rullar vidare förblir rapporteringen tydlig och periodbaserad:

• Varje budget visar utgifter jämfört med budget för just den tidsperioden
• När budgeten slutar (eller stängs i förtid) slutar den att spåra nya utgifter
• Om du skapar en ny budget för nästa period visas den som en separat budget, vilket gör det enkelt att jämföra perioder (till exempel Marknadsföring Q1 jämfört med Marknadsföring Q2)

Så här kan du spåra utgifter mot din budget

Budget-dashboard – se alla budgetar på ett ställe, med en tydlig uppdelning av hur mycket som har spenderats jämfört med hur mycket som återstår.

Individuella budgetdetaljer – klicka på valfri budget för att:

• Se alla utgifter som är kopplade till budgeten
• Se slutdatumet för budgeten
• Se budgetägare
• Redigera budgeten – vilken information som kan redigeras beror på budgetstatusen:
  • Aktiva och Kommande – alla detaljer kan redigeras förutom taggen
  • Stängd – du kan redigera namnet, budget totalt och attestansvarig
  • Startdatumet kan inte ändras till ett datum som redan har passerat
• Stäng budgeten tidigt
• Ladda ned utgifter som är kopplade till denna budget

Tips för att få ut det mesta av budgetar

Använd taggar för projektspårning – om du arbetar med kundprojekt ska du skapa taggar för varje projekt och länka dem till budgetar. Då blir det enkelt att spåra fakturerbara utgifter.

Attestera budgetar regelbundet – avsätt tid varje vecka eller månad för att attestera dina budgetar med teamet. Detta gör det lättare att upptäcka överskridande av utgifter tidigt.

Kommunicera med teamet – se till att alla som spenderar mot en budget vet att den finns och förstår gränserna.

Justera vid behov – om omständigheterna förändras kan du redigera budgetbeloppet eller tidsperioden för att återspegla den nya verkligheten.

Vanliga frågor

Hur fungerar det för en koncern?

• Kunder med flera bolag måste skapa en separat budget för varje bolag. Utgifter som berör flera bolag kan inte sammanställas.

Går det att överskrida budgeten?

• Ja, det är inte en fast budget. När budgeten har nått 100 % kommer attestansvarig för budgeten att meddelas via mail. Men budgeten kan fortfarande överskridas.

Ingår återbetalningar i budgeten?

• Ja - återbetalningar kommer att dras av från budgetsumman, så länge återbetalningen har budgettaggen.

Kan jag radera en budget?

• Nej, du kan inte radera en budget när den väl har skapats. Istället kan du **stänga budgeten** när du inte längre behöver den. Detta håller din budgethistorik intakt för rapporteringsändamål samtidigt som det hindrar den från att spåra nya utgifter.

Kan jag öppna en budget igen efter att jag har stängt den?

• Nej, när en budget har stängts kan den inte öppnas igen. Om du behöver att spåra utgifter för samma projekt eller team igen, måste du skapa en ny budget med en ny tidsperiod.

Hur tar jag bort en utgift från en budget?

• Det finns två sätt att ta bort en utgift från en budget:
  • Ta bort taggen – gå till utgiften och ta bort taggen som är kopplad till budgeten
  • Ändra utgiftsdatumet – redigera utgiftsdatumet så att det faller utanför budgetens tidsperiod