Spåra budgetar i Pleo med Budgetering och Underkonton

Spåra och kontrollera utgifter i Pleo med hjälp av Budgetering och Underkonton för att få realtidsinsyn och förhindra överutgifter.

Välj mellan Budgetering och Underkonton

Gå igenom skillnaderna nedan för att avgöra vilket verktyg som passar dina behov av spårning eller utgiftskontroll.

• Budgetering (mjuka budgetar) spårar utgifter mot ett målsatt belopp med hjälp av taggar. Budgetar ger ökad insyn och bättre rapportering, men de stoppar inte utgifter när du når 100 %
• Underkonton (hårda budgetar) avskiljer pengar genom att flytta medel till ett separat saldo och tilldela kort/personer som ska spendera från det. Om ett underkonto får slut på medel kommer kort som är kopplade till det att nekas, även om det fortfarande finns pengar på ditt huvudkonto

Jämför funktioners kapacitet

Använd den här översikten för att se planernas tillgänglighet, roller och funktionella gränser i korthet.

Budgetar

• Tillgängligt i Advanced- och Beyond-planer
• Endast administratörer och utökade bokföringsansvariga kan skapa och uppdatera budgetar
• Du kan lägga till vilken medarbetare som helst som attestansvarig för budgeten (oavsett deras Pleo-roll)
• Att använda om du vill:
  • Spåra utgifter för projekt, avdelningar eller evenemang med hjälp av taggar
  • Se utgifter vs återstående i realtid (inklusive väntande + reglerade utgifter)
  • Behåll flexibiliteten: budgetar är ett spårningslager och påverkar inte möjligheten att spendera

Underkonton

• Tillgängligt i Essential-, Advanced- och Beyond-planer (gränser varierar per plan)
• Endast Administratörer och Bokföringsansvariga kan skapa underkonton
• Att använda om du vill:
  • Fördela pengar i namngivna ”potter” (till exempel ”Marknadsföring”, ”Projekt A”, ”Leverantörer”) och begränsa vilka kort som kan spendera från vilken pott
  • Stoppa utgifter när en specifik pott tar slut (eftersom nekade köp sker baserat på det tilldelade kontots saldo)

Hantera Budgetering (mjuka budgetar)

Budgetar baseras på taggar. Kortutgifter och utlägg med budgetens tagg(ar) inom budgetperioden räknas in i budgeten. Fakturor som är betalda via Pleo kan också räknas mot en budget. Fakturor som bara är markerade som betalda (betalda utanför Pleo) ingår inte.

Läs hela guiden om hur du skapar och hanterar Budgetering

Begränsningar för budget (viktigt)

• Du kan bara skapa budgetar baserade på taggar (inte team eller kategorier)
• Om du använder koncern kan du inte konsolidera utgifter mellan bolag i en enda budget. Du behöver en separat budget per bolag
• Budgetar är inte reserverade pengar: budgeten ”håller” inte medel. Den är en visuell representation av taggade utgifter
• Budgetar tilldelas inte specifika medarbetare: vem som helst kan föra utgifter till budgeten genom att lägga till taggen
• Budgetar och medarbetares köpgränser är separata:
  • Budgetar hjälper dig att spåra utgifter mot taggar
  • Gränser och/eller underkonton avgör om någon kan spendera

Hantera underkonton (hårda budgetar)

Underkonton låter dig avgränsa delar av ditt saldo i separata, namngivna behållare. Dina pengar finns fortfarande i ett Pleo-konto, men du kan dela upp dem mellan ett huvudkonto och noll eller fler underkonton.

Som administratör kan du:

• Flytta pengar mellan huvudkontot och underkonton
• Tilldela kort till ett konto (huvudkonto eller ett specifikt underkonto)

Läs hela guiden om hur du konfigurerar och hanterar underkonton

Begränsningar för kort och underkonton (viktigt)

• Varje kort kan tilldelas ett konto åt gången (huvudkonto eller ett underkonto)
• När du tilldelar om ett kort följer utgifterna omedelbart det nyss tilldelade kontot
• Alla kort för en enskild användare (fysiska + virtuella) kan bara tilldelas ett enda underkonto
• Tillfälliga kort kan idag inte läggas till underkonton

Relaterade funktioner som fungerar bra med Budgetering och underkonton

• Taggar: konsekvent taggning gör budgetspårningen tillförlitlig
• Utdelningsfunktion för utgifter: dela upp en utgift på flera taggar så att den räknas mot flera budgetar
• Arbetsflöden för attestering: väntande/atteststatus påverkar vad som visas i budgetar, så tydliga rutiner för attestering hjälper till att hålla spårningen korrekt
• Cash management: där du skapar underkonton, tilldelar kort, flyttar pengar och ställer in överföringsregler
• Leverantörskort: användbara för att avgränsa leverantörsutgifter till ett dedikerat underkonto.