Fakturering och avtal

Den här artikeln går igenom följande:

Radartiklar på fakturan (vad varje debitering betyder)
Cashback (hur det beräknas och betalas ut)
Faktiska användare vs avtalade användarlicenser
Betalningsvillkor (hur fakturering genereras och vad som händer om den är förfallen)
Moms (vad som påverkar den och vad du ska göra om den verkar fel)
Förnyelser och avtalsändringar (vad som är möjligt under avtalsperioden jämfört med vid förnyelse)

Förklaring på Pleo-fakturor (vad varje rad betyder)

Vad är en Pleo-faktura:

En Pleo-faktura är dokumentet som visar vad ditt företag debiteras för en viss faktureringsperiod (månatlig eller årlig). Det innehåller vanligtvis:

Fakturanummer, utfärdandedatum, förfallodatum
”Fakturera till” (ditt företags betalningsinformation) och Pleos juridiska bolag + momsregistreringsnummer
En lista med radartiklar (varje rad är en produkt, ett tillägg eller en avgift baserad på användning)
Delsumma, moms (om tillämpligt) och totalsumma att betala

Vanliga radartiklar som du kan se

- Prenumerations-/planavgift

Visas ofta som namnet på din plan (t.ex. ”Essential”, ”Advanced”, ”Beyond”, ”Business …”) för en definierad serviceperiod.

Vad det betyder: basprenumerationen för att använda Pleo under den perioden.
Hur det faktureras: månadsvis eller årligen, beroende på vad du har köpt.

- ”Extra användare” / användaravgifter

Visas ofta som ”Extra användare” och är ibland uppdelat i nivåer eller intervall.

Vad det betyder: användare (vanligtvis kortanvändare) utöver vad som ingår i din plan, eller utöver dina avtalade användarlicenser.
Varför det kan visas som flera underrader: fakturor kan visa nivåindelad prissättning (t.ex. ”Första 10”, ”Nästa 11 till 30” osv.) beroende på ditt avtal.
Proportionering kan gälla: om användare läggs till mitt i en period kan avgifterna bara avspegla de återstående dagarna i perioden (och ibland inkludera en motbokningskredit för tidigare beräkningar).

- ”Cashback-berättigad”

Visas ibland som en rad med värdet noll.

Vad det betyder: din prenumeration inkluderar Cashback-berättigande för den angivna perioden.
Varför beloppet kan vara 0: Cashback betalas vanligtvis ut separat till din Pleo-wallet och minskar kanske inte fakturans totalsumma rad för rad.

- Användningsbaserade serviceavgifter (exempel)

Beroende på din plan och hur du använder produkten kan du se användningsavgifter som till exempel:

Utlägg (hanteringsavgift när utbetalningar sker via Pleo)
Fakturabetalningar (en avgift per fakturabetalning, om det gäller för din plan/ditt avtal)
Andra tillägg eller tjänster som du har köpt (t.ex. implementerings-/onboardingtjänster)

Om din faktura innehåller både debiteringar och krediter/återbetalningar innebär det vanligtvis att systemet har räknat om fakturan efter en ändring (t.ex. ändrat antal användare mitt i perioden) och tillämpat proportionering.

Varför du kan se krediter, återbetalningar eller flera fakturor ungefär samtidigt

Några vanliga orsaker:

Proportionering efter ändringar: om användare läggs till mitt i en period kan det generera en proportionerlig debitering. Om kontot senare konsolideras kan du se en kredit för outnyttjad tid samt en ny debitering för den uppdaterade återstående perioden.
Korrigering via kreditnota: om något på en redan utfärdad faktura måste ändras korrigeras det genom att utfärda en kreditnota (som kvittar den ursprungliga fakturan) och sedan utfärda den korrigerade fakturan.

Checklista för felsökning (vad du ska samla in till supporten)

Om du kontaktar support om en faktura, inkludera:

Fakturanummer och eventuella relaterade kreditnotans nummer
Perioden som visas på fakturaraden/fakturaraderna
Aktuellt antal användare och vad som har ändrats (användare tillagda/borttagna, planändring, förnyelse)

Cashback: hur det beräknas

Vad är Cashback?

Cashback är en förmån där berättigade kunder får en procentsats tillbaka på berättigade Pleo-kortutgifter.

Grunderna i beräkningen

Cashback beräknas som:

Berättigade reglerade kortutgifter × Cashback-taxa

Typiska exempel:

0,5 % på vissa planer (t.ex Essential)
1,0 % på vissa planer (t.ex Advanced)

Vilka utgifter som räknas (och vilka som inte gör det)

Cashback beräknas på Pleo-korttransaktioner.

Ingår: berättigad kortspendering som har reglerats
Ingår inte: utgifter för Fakturor, utbetalningar och liknande produkter som inte är kort

Tidpunkt: reglerade transaktioner och utbetalning

Cashback beräknas baserat på transaktioner som har reglerats under den aktuella perioden.
Väntande transaktioner som regleras senare räknas in i nästa period.
Cashback för månad N betalas vanligtvis ut i månad N+1 (betalas in i Pleo Wallet / saldo).

Tak: Cashback är begränsad upp till din prenumerationsavgift (för begränsad Cashback)

För begränsad Cashback är Cashback-beloppet begränsat till din Pleo-prenumeration (SaaS)-avgift för den aktuella perioden. Detta innebär:

Om din beräknade Cashback är under taket → får du den beräknade Cashbacken.
Om din beräknade Cashback är över taket → får du Cashback upp till taket.

Vissa kunder kan ha villkor med ”obegränsad Cashback” (vanligtvis med åtaganden om minimibelopp för spendering). I sådana fall är det ordalydelsen i kontraktet/beställningsformuläret som styr hur Cashbacken beräknas och när den betalas ut.

Faktiska användare vs användarlicenser

Definitioner

Faktiska användare: antalet användare som för närvarande är aktiva i ditt Pleo-konto (t.ex. användare som kan använda ett kort, beroende på din konfiguration).
Användarlicenser (åtagna licenser): antalet användare du har köpt/åtagit dig för i din prenumeration.

Varför de kan skilja sig åt

Med användarlicensbaserad fakturering kan den fakturerade kvantiteten återspegla ditt åtagande (eller det högsta antalet fakturerbara användare som uppnåtts under en period), även om du senare tar bort användare.

Om du lägger till användare över ditt åtagande kan du debiteras för ökningen (ofta proportionerligt för den återstående perioden), och det kan bli ditt nya åtagande för resten av perioden.
Om du senare raderar användare minskar dina ”faktiska användare”, men antalet fakturerade användarlicenser kan förbli oförändrat till förnyelsen, beroende på dina avtalsvillkor.

Praktiska exempel

Om du har ett åtagande på 20 användarlicenser och du lägger till användare upp till 20 → inga extra avgifter för användarlicenser (du ligger inom ditt åtagande).
Om du lägger till en 21:a användare → kan du komma att debiteras för den extra användarlicensen (och den kan bli en del av dina åtagna användarlicenser för resten av perioden).
Om du senare går tillbaka till 18 faktiska användare → kan du fortfarande debiteras för det åtagna antalet användarlicenser fram till förnyelsen.

Betalningsvillkor och hur betalning genereras

Var betalningsvillkor kommer från

Betalningsvillkor (t.ex. ”förfaller vid mottagande”, ”netto 14”, ”netto 30”) bestäms av:

Ditt Beställningsformulär / kontrakt, och/eller
Själva fakturan (som visar förfallodatumet)

Hur fakturor genereras

Fakturor genereras vanligtvis automatiskt baserat på:

Din prenumerations startdatum / förnyelsedatum
Fakturafrekvensen (månadsvis eller årlig)
Förändringar under perioden som påverkar avgifterna (t.ex. tillagda användare, aktiverade betalda tillägg)

Vad som händer om betalningen misslyckas eller är förfallen

Om en faktura förblir obetald efter sitt förfallodatum kan uppföljnings- och inkassosteg tillämpas enligt avtalet och gällande policy. Om du tror att en betalning missades på grund av problem med betalningsinformation eller betalningsmetod, kontakta supporten med fakturanumret.

Skattestatus och nödvändig dokumentation

Vad som avgör om moms debiteras

Om moms (t.ex. Moms) debiteras på din faktura beror på:

Ditt företags land
Om du har ett giltigt momsregistreringsnummer (när det är tillämpligt)
Momsreglerna för det Pleo-bolag som utfärdar fakturan och tjänsten som tillhandahålls

Vanlig dokumentation som kunder kan bli ombedda att lämna

Beroende på din situation kan du bli ombedd att lämna:

Momsregistreringsnummer (och i vissa jurisdiktioner bekräftelse på att Momsregistreringsnumret är giltigt för gränsöverskridande transaktioner)
Företagets registreringsdokumentation (för att verifiera bolagsuppgifter)
I vissa fall kan ett intyg om skatterättslig hemvist behövas (t.ex. för att styrka processer enligt dubbelbeskattningsavtal)

Om din momshantering verkar felaktig

Om du anser att moms ska omfattas av omvänd skattskyldighet eller inte tillämpas:

Kontrollera att din betalningsinformation och ditt momsregistreringsnummer har angetts korrekt.
Säkerställ att momsregistreringsnumret är giltigt för den aktuella mekanismen (t.ex. giltigt i det relevanta valideringssystemet där så krävs).
Kontakta supporten med fakturanummer och dina momsuppgifter för attestering.

Förnyelse och ändring av avtal: vad som är möjligt och när

Grunderna i förnyelse

De flesta prenumerationer har en inledande period (ofta 12 månader) och kan förnyas automatiskt om de inte sägs upp i förväg, enligt kontraktet/beställningsformuläret.

Vad som vanligtvis kan ändras under perioden jämfört med vid förnyelse

I många fall:

Under perioden (under en aktiv avtalsperiod):
- Att lägga till användare/användarlicenser är vanligtvis möjligt (och kan faktureras/proportioneras).
- Vissa ändringar (t.ex. nedgraderingar, lägre åtagande) kan vara begränsade tills förnyelsen.
Vid förnyelse:
- Planändringar, prisändringar och ändringar av avtalsvillkor hanteras vanligtvis vid förnyelse.

Ändra avtalsvillkor

Avtalsändringar (t.ex. särskilda betalningsvillkor, kommersiella ändringar av tillägg, undantag från automatisk förnyelse) kräver i regel ett skriftligt tillägg/uppdaterat Beställningsformulär.

När du ska kontakta Pleo

Kontakta supporten/din Pleo-kontakt om du vill:

Avbryt förnyelse (kontrollera din uppsägningstid)
Ändra faktureringsfrekvens (månatlig vs årlig) vid förnyelse
Begär en avtalsändring (betalningsvillkor, ändringar av tillägg, särskilda villkor)

För alla kundspecifika frågor är de mest tillförlitliga referenserna: (1) kundens Beställningsformulär och (2) de fakturor och kreditnotor som avses.