Opsætning af kategorier er en vigtig del af synkroniseringen mellem Pleo og dit regnskabssystem. Når de er oprettet, kan medarbejderne tilføje en kategori til hver af deres Pleo-udgifter. Du tilpasser på forhånd kategorierne til din kontoplan og dennes momskoder. Kort sagt: Alle udgifter vil være klar til bogføring i dit regnskabssystem, så længe medarbejderne har valgt en kategori for hvert enkelte udgift.

Sådan sætter du kategorier op

1. Klik på Indstillinger.

2. Fra menuen skal du vælge Regnskab > Kategorier (anden fane).

3. Her vil du blive mødt af 11 standardkategorigrupper, der hver især er baseret på en af MasterCards 11 kategorityper – det er det der gør det muligt for os automatisk at give forslag til kategorier ved køb med et Pleo-kort.

4. Du kan oprette så mange grupper, som du vil, og navngive dem på den måde, du tænker er mest passende.

5. Under hver kategorigruppe kan du oprette lige så mange underkategorier, som du ønsker. Se eksempler på det nedenfor eller i denne artikel.
   
   

Kopiering af kategorier mellem konti

Bruger du Pleo på tværs af flere filialer, datterselskaber eller lande? Se venligst Pleos tilbud om flere enheder.

Hvis du har mere end én virksomhedskonto (f.eks. forskellige filialer eller datterselskaber), der bruger Pleo, vil du måske gerne bruge de samme kategorier på tværs af konti.

• Hvis du vil kopiere hele kategoriopsætningen fra en eksisterende konto, skal du klikke på knappen Eksporter eller importer øverst til højre på siden Kategorier og derefter vælge Eksporter som fil. Dette vil downloade alle kategorier som en .csv-fil på din computer.

  
  

  
  
  

• Hvis du vil eksportere en enkelt kategorigruppe, skal du klikke på ikonet med de tre prikker til højre for en enkelt kategorigruppe og vælge Eksporter som fil. Dette vil downloade denne kategorigruppe som .csv-fil på din computer

  
  

  
  
  

• Når du skifter til en anden konto, skal du gå til siden Kategorier, klikke på Eksporter eller Importer og derefter Tilføj fra fil. Upload den tidligere eksporterede fil:

  
  

  
  
  

Når Pleo har behandlet filen, kan du se de kategorier og kategorigrupper, der skal tilføjes. Du skal ikke bekymre dig, hvis nogle af kategorierne allerede findes i en anden kontos opsætning - ved at importere forhindrer du, at der oprettes dubletter.

Hvis alt ser godt ud, skal du klikke på "Tilføj". Alle de tilføjede kategorier vises på din kategoriliste.

? Husk at tilføje momskoderne, da disse ikke kan kopieres mellem Pleo-konti.

Kategorier for teams

Har du flere teams, der kræver forskellige kategorier, hvor nogle af disse kategorier kan være skjult for andre teams? Vi foreslår, at du strømliner dine kategoriindstillinger og kun gør de kategorier, der er nødvendige for hvert team, synlige.

Dette vil øge din udgiftsnøjagtighed, samtidig med at det bliver nemmere og hurtigere for medarbejderne. Du skal blot gå til Kategorier, vælge de kategorier, som du ønsker, at hvert team skal kunne vælge imellem, og Voila! Teams vil nu kun kunne se disse kategorigrupper.

Tip: Færre kategorier, der er tilgængelige for hvert team, betyder færre fejl og rettelser for dig.

Alt er klar - hvad nu?

Når dit team foretager et køb, beder appen dem om at uploade kvitteringen og vælge kategorinavnet. I baggrunden anvender Pleo automatisk konto-/nominalkode og skattekode, og den vil ligge på din Eksportside klar og på linje med dit bogholderi.

?Tip: Gør navnene på kategorierne så ligetil og letforståelige som muligt, så dine brugere ved, hvad de skal vælge.

Relaterede artikler

• Sådan oprettes momskoder

• Inviter din eksterne bogholder til Pleo