Sådan undgår du duplikerede regnskabsposter

Duplikerede poster opstår som regel, når de samme Pleo-udgifter eksporteres (eller importeres) mere end én gang – for eksempel via en kombination af en Pleo-eksport og et bankfeed eller ved reeksport efter ændringer. I denne vejledning forklares de mest almindelige årsager, og hvordan du kan forhindre dem.

Hvorfor der opstår dubletter

1) Den samme udgift importeres via to forskellige ruter

Dette sker typisk, når du:

• eksporterer udgifter fra Pleo og
• importerer de samme korttransaktioner til dit regnskabssystem via et bankfeed (eller en anden forbindelse)

Resultat: Du ender med to versioner af den samme udgift i dit regnskabssystem.

2) Udgifter eksporteres mere end én gang

Afhængigt af regnskabssystemet/integrationen kan der opstå dubletter, hvis du:

• reeksporterer varer, der allerede er eksporteret
• importerer den samme eksportfil to gange
• foretager en import igen efter at have ændret tilknytninger uden at rydde op i den tidligere import i regnskabssystemet.

3) Du har ændret tilknytninger/indstillinger og reeksporteret for at "rette" manglende data

Hvis en eksport mislykkedes, eller der manglede data (for eksempel på grund af ændringer i tilknytningen), kan det være fristende at eksportere igen.

I nogle systemer medfører en reeksport, at der oprettes en ny post, i stedet for at den oprindelige post opdateres. Det kan skabe dubletter.

Sådan forhindrer du duplikerede poster

1) Brug én sandhedskilde i dit regnskabssystem

Beslut, hvordan Pleo-udgifter skal angives i regnskabet, og hold dig til én rute.

• Hvis du eksporterer udgifter fra Pleo (via integration eller fil), bør du overveje at udelade de transaktioner fra din arbejdsgang, der er baseret på bankfeeds (det afhænger af dit regnskabssystem, hvordan du gør det).
• Hvis dit regnskabssystem skal bruge bankfeeds, skal du afklare, om Pleo-eksporterede udgifter stadig skal importeres (i de fleste tilfælde: undgå at bruge begge dele).

2) Undgå at importere den samme fil to gange (tilpassede eksporter)

Hvis du eksporterer Excel-/csv filer fra Pleo:

1. Gem eksporter i en dedikeret mappe (for eksempel "Pleo-eksporter – juli 2026")
2. Giv filerne tydelige navne (inkluder eksportdato/-tidspunkt og perioden)
3. Inden du importerer, skal du bekræfte, at filen ikke allerede er blevet importeret
4. Hvis du skal gentage en import, skal du først slette eller tilbageføre den tidligere import i dit regnskabssystem (hvis dit system understøtter denne handling)

3) Vær forsigtig med at reeksportere fra Pleo

Hvis udgifter mangler eller er forkerte i dit regnskabssystem:

• Bekræft først, om de faktisk mangler, eller om de bare er bogført et uventet sted (for eksempel på en forkert konto eller i en forkert kassekladde)
• Hvis du reeksporterer, skal du undersøge, om dit regnskabssystem vil:
  • opdatere en eksisterende indtastning eller
  • oprette en ny indtastning (hvilket kan medføre dubletter)

Hvis du er i tvivl, skal du teste med en enkelt udgift, før du reeksporterer en hel batch.

4) Opret en tydelig proces ved månedsafslutning

En konsekvent afslutningsproces hjælper med at reducere antallet af "rettelser", der medfører duplikerede eksporter.

• Angiv en skæringsdato for indsendelse og kodning af kvitteringer
• Eksportér, når perioden er klar
• Undgå at ændre tilknytninger midt i en eksport (eller dokumentér præcist, hvad der er ændret, og hvornår)

Hvis du allerede har dubletter

Hvis du allerede kan se dubletter, skal du typisk:

1. identificere, hvilke indtastninger der er dubletter (det er ofte lettest ved at sammenligne beløb, dato, forhandler og referencefelter).
2. slette dubletterne i dit regnskabssystem (Pleo kan ikke automatisk fjerne indtastninger, der allerede findes i dit regnskabsværktøj).
3. løse den underliggende årsag (overlap med bankfeed, resultat af gentagen import eller reeksport).

Almindelige spørgsmål

Kan jeg fortryde en eksport fra Pleo?
Når udgifter er eksporteret, kan du som udgangspunkt ikke selv fortryde eksporten. Hvis du har en eksport, der skal fortrydes, skal du kontakte support (den mulige løsning afhænger af den konkrete situation og integration).

Jeg bruger Xero og kan se dubletter – hvad skal jeg gøre?
Hvis du ser duplikerede udgifter i Xero, skal du manuelt slette dubletterne. Hvis der bliver ved med at opstå dubletter, skal du kontakte support (det kan være relateret til eksportprocessen og/eller opsætningen af bankfeed).