NetSuite-Schnittstelle einrichten

Überblick

Die Schnittstelle unterstützt Folgendes:

• Export von Kartenausgaben, Rückerstattungen & Eingangsrechnungen
• Auf Händler:innen basierte Buchhaltung
• Multi-Entitys
• Tags, Kategorien und Steuercodes
• Kundenbeschreibung

Vorbereitung

Erstellen Sie die folgenden Konten in NetSuite

• Pleo-Bankkonto, um Transaktionen zu verfolgen, die mit Pleo-Karten und einem Pleo-Konto getätigt wurden.
  Typ: Bankkonto 
• Pleo-Privatauslagen-Konto, um alle Privatauslagen oder Rückerstattungen von Mitarbeiter:innen zu verfolgen
  Typ: Sonstige kurzfristige Verbindlichkeiten
• Externes Pleo-Rückerstattungskonto, um Rückerstattungen zu verfolgen, die außerhalb der direkten Rückerstattungsfunktion in Pleo getätigt wurden
  Typ: Sonstige kurzfristige Verbindlichkeiten

So erstellen Sie die Konten

1. Rufen Sie in NetSuite die Einrichtungsseite auf
2. Klicken Sie auf Buchhaltung
3. Wählen Sie Kontenplan aus
4. Klicken Sie auf Neu

Verbindung

1. Gehen Sie in Pleo zu den Einstellungen
2. Klicken Sie auf Buchhaltung
3. Suchen Sie nach NetSuite
4. Klicken Sie in der NetSuite-App auf Verbinden
5. Autorisieren Sie Pleo und NetSuite für den Datentransfer
6. Aktualisieren Sie Skriptbereitstellungenin NetSuite
   1. Rufen Sie Anpassung auf
   2. Klicken Sie auf Skripterstellung und Skriptbereitstellungen
   3. Fügen Sie für den Bereitstellungstyp den Filter Geplant hinzu
   4. Nehmen Sie die folgenden Änderungen an den Skripten „Pleo – Geplante Prüfungen“ und „Pleo – Belegplan“ vor:
      • Setzen Sie die PRIORITÄT auf Hoch
      • Ändern Sie die STARTZEIT auf 12:00 Uhr
      • Stellen Sie sicher, dass WIEDERHOLEN auf Alle 15 Minuten eingestellt ist
      • Speichern

Konfiguration

Buchhaltungskonfiguration

1. Gehen Sie in NetSuite zu Transaktionen
2. Wählen Sie Pleo aus
3. Greifen Sie auf das Dashboard zu
4. Klicken Sie auf den Bearbeitungsstift
5. Verbinden Sie die Konten

Steuercodes

Sie können die Mehrwertsteuer in Pleo anwenden, indem Sie einen Steuercode erstellen und ihn zu einer bestimmten Kategorie hinzufügen.

1. Gehen Sie in NetSuite zu Transaktionen
2. Wählen Sie Pleo aus
3. Greifen Sie auf das Dashboard zu
4. Klicken Sie auf Datenzuordnungsinformationen
5. Wählen Sie Steuercodes aus
6. Gehen Sie in Pleo zu Einstellungen
7. Klicken Sie auf Buchhaltung
8. Wählen Sie Setup 
9. Ordnen Sie unter Steuercodes die interne NetSuite-ID dem Code zu
   
10. Fügen Sie in der Steuercodetabelle alle Mehrwertsteuersätze hinzu

Kategorien

1. Gehen Sie in NetSuite zu Transaktionen
2. Wählen Sie Pleo aus
3. Greifen Sie auf das Dashboard zu
4. Klicken Sie auf Datenzuordnungsinformationen
5. Wählen Sie Kontenplan aus
6. Gehen Sie in Pleo zu Einstellungen
7. Klicken Sie auf Buchhaltung
8. Wählen Sie Kategorien aus 
9. Kategorien erstellen
10. Für jede Kategorie
    • Ordnen Sie die interne NetSuite-ID einem Konto zu
    • Wählen Sie einen Steuercode aus dem Dropdown-Menü

Tags und Tag-Gruppen 

1. Gehen Sie in NetSuite zu Transaktionen
2. Wählen Sie Pleo aus
3. Greifen Sie auf Tag-Management zu
4. Entscheiden Sie, ob Sie die Tags in den Transaktionskörperfeldern oder Transaktionszeilenfeldern  von Netsuite ausfüllen möchten (siehe unten)
5. Unter den Feldern Transaktionskörper oder Zeile wählen Sie die Dimensionen aus
6. Klicken Sie auf Tag-Gruppe anlegen und Aktualisieren
7. Warten Sie fünfzehn Minuten, bis die Tag-Gruppe in Pleo erstellt und die Tags synchronisiert worden sind

Erweiterte Optionen

• Belege hochladen
• Transaktionsdatum umgehen
• Exporte planen
• Steuercode ausfüllen
• Memo anpassen
• Weitergabe von Informationen über Mitarbeiter:innen
• Händler-Tagging

Belege hochladen

1. Greifen Sie in NetSuite auf Dokumente zu
2. Wählen Sie unter Dateien Aktenschrank aus
3. Klicken Sie unter Pleo auf Belege
   
4. Klicken Sie im Unterregister „Pleo“ innerhalb eines Journal-Eintrags auf Externes Pleo-Dokument herunterladen
   Notiz: Wenn Sie Ihre Belege nicht in NetSuite hochladen, erhalten Ihre Belege eine URL zu den entsprechenden Ausgaben in Pleo.

Transaktionsdatum umgehen

Importieren Sie Transaktionen aus Pleo, bei denen das ursprüngliche Transaktionsdatum innerhalb eines geschlossenen Buchhaltungszeitraums liegt.

1. Aktivieren Sie in NetSuite das Kontrollkästchen Transaktionsdatum umgehen
2. Rufen Sie die Seite Setup auf
3. Wählen Sie Buchhaltung aus
4. Klicken Sie auf Buchhaltung einrichten
   • Legen Sie die Option Standardbuchungsperiode, wenn das Transaktionsdatum in einer geschlossenen Periode liegt auf Aktuelle Periode oder Erste offene Periode fest
   • Setzen Sie Transaktionen außerhalb des Buchungszeitraums zulassen auf: Zulassen oder Warnen fest

Exporte planen

Nachdem Sie einen Export ausgelöst haben, wird die SuiteApp die Informationen alle 15 Minuten oder gemäß dem in der Konfiguration festgelegten Zeitrahmen verarbeiten.

Steuercode ausfüllen

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Steuercode ausfüllen, um den Steuercode in dieselbe Journalzeile statt in eine separate Journalzeile einzufügen.

„Memo anpassen“ hinzufügen

1. Gehen Sie in NetSuite zu Transaktionen
2. Wählen Sie Pleo aus
3. Wählen Sie Memo anpassen aus
4. Wählen Sie eine Tochtergesellschaft und Feld(er) aus, die dem Memo hinzugefügt werden sollen

Weitergabe von Informationen über Mitarbeiter:innen

Um den Namen von Mitarbeiter:innen in NetSuite automatisch auszufüllen, stellen Sie sicher, dass der Mitarbeiter:innen-Code in Pleo mit der internen ID der Mitarbeiter:in in NetSuite übereinstimmt.

• So finden Sie die interne ID des:der Mitarbeiter:in in NetSuite:
  1. Gehen Sie in NetSuite zu Listen
  2. Wählen Sie „Mitarbeiter:innen“ aus und klicken Sie auf Mitarbeiter:innen
  3. Klicken Sie auf Ansicht anpassen
  4. Fügen Sie Interne ID zur Übersicht hinzu
  5. Klicken Sie auf Speichern
• Mitarbeiter:innen-Code in Pleo hinzufügen
  1. Gehen Sie in Pleo zu Nutzer:innen
  2. Wählen Sie den:die Mitarbeiter:in aus, für den:die Sie den Mitarbeiter:innen-Code hinzufügen möchten
  3. Klicken Sie neben dem Mitarbeiter:innen-code auf Bearbeiten
  4. Geben Sie die Interne ID aus NetSuite ein

Händler-Tagging

• Admins können die Buchhaltungsmethode (Journal oder Rechnungsverwaltung) für Kartenausgaben wählen
• Wählen Sie für jede Kartenausgabe und Eingangsrechnung einen Händler aus
• Händler werden aus NetSuite in Pleo synchronisiert
• Neue Händler können aus Pleo in NetSuite erstellt werden

„Händler synchronisieren“ aktivieren

1. Gehen Sie in NetSuite zu Transaktion
2. Wählen Sie Pleo aus
3. Greifen Sie auf Erweiterte Konfigurationen zu
4. Aktivieren Sie Händler:innen synchronisieren

Händler:innen-Tagging aktivieren

1. Gehen Sie in Pleo zu Einstellungen
2. Greifen Sie auf Buchhaltung zu
3. Klicken Sie auf Händler:innen-Tagging aktivieren
4. Wählen Sie einen Standardhändler aus der Liste aus
   Notiz: Diese:r Händler:in wird automatisch verwendet, wenn kein:e spezifische:r Händler:in für eine Ausgabe oder Eingangsrechnung ausgewählt ist

Wählen Sie eine:n relevante:n Händler:in aus

1. Greifen Sie in Pleo auf die Details einer Ausgabe zu
2. Wählen Sie die Buchhaltungsmethode aus
3. Wählen Sie eine:n Händler:in aus

Eine Ausgabe exportieren

Nachdem Sie die Schnittstelle eingerichtet haben, ist es wichtig, eine Ausgabe zu exportieren, um zu sehen, ob die Schnittstelle korrekt konfiguriert ist.