Kategorien einrichten

Die Einrichtung von Kategorien ist ein wesentlicher Bestandteil der Synchronisierung von Pleo mit Ihrem Buchhaltungssystem. Einmal eingerichtet, können Mitarbeiter jeder ihrer Ausgaben in Pleo eine Kategorie hinzufügen. Die Kategorien in Pleo werden automatisch mit Ihrem Kontenplan und den vorgewählten Steuerkennzeichen abgeglichen, ohne dass Sie es merken. Einfach ausgedrückt: Alle Ausgaben sind dann automatisch für Ihr Buchhaltungssystem und den Abstimmungsprozess bereit.

Wie Sie Ihre Kategorien einrichten

1. Gehen Sie zu Ihren Einstellungen, klicken Sie auf Buchhaltung und öffnen dann den Reiter “Kategorien”.

2. Hier finden Sie 11 voreingestellte Kategoriegruppen. Diese basieren auf den 11 von Mastercard gesetzten Kategorietypen. Genau diese helfen uns dabei, Ausgaben automatisch zu kategorisieren.

3. Klicken Sie auf den Pfeil rechts neben dem Symbol und wählen Sie Ihren Typ, z. B. Mahlzeiten und Getränke.

4. Klicken Sie auf "Kategorie hinzufügen".

5. Geben Sie das Konto (Nominal-/Kontocode), den Namen (z. B. Kundenverpflegung) und den Steuerkode (z. B. 20%) ein.

6. Benötigen Sie eine zusätzliche Hilfe? Nutzen Sie unsere Kategoriebeispiele in diesem Artikel.
   
   

Kopieren von Kategorien zwischen Konten

Nutzen Sie Pleo über mehrere Niederlassungen, Tochtergesellschaften oder Länder hinweg? Bitte schauen Sie sich Pleos Multi-Entity-Angebot an.

Wenn Sie mehr als ein Firmenkonto haben (z.B. verschiedene Niederlassungen oder Tochtergesellschaften) und Pleo nutzen, möchten Sie vielleicht dieselben Kategorien für alle Konten verwenden.

• Um die gesamten Kategorien eines bestehenden Kontos zu kopieren, klicken Sie auf die Schaltfläche "Exportieren oder Importieren" in der oberen rechten Ecke der Seite Kategorien und wählen Sie dann "Als Datei exportieren". Dadurch werden alle Kategorien als .csv-Datei auf Ihren Computer heruntergeladen.

  
  

  
  
  

• Um eine einzelne Kategoriegruppe zu exportieren, klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten auf der rechten Seite einer einzelnen Kategoriegruppe und wählen Sie "Als Datei exportieren". Dadurch wird diese Kategoriegruppe als .csv-Datei auf Ihren Computer heruntergeladen:

  
  

  
  
  

• Wenn Sie zu einem anderen Konto wechseln, gehen Sie auf die Seite Kategorien, klicken Sie auf "Export oder Import" und dann auf "Aus Datei hinzufügen". Laden Sie die zuvor exportierte Datei hoch:

  
  

Sobald Pleo die Datei verarbeitet hat, sehen Sie die Kategorien und Kategoriegruppen, die hinzugefügt werden sollen. Machen Sie sich keine Sorgen, wenn einige der Kategorien bereits in den Einstellungen eines anderen Kontos vorhanden sind - der Import verhindert, dass Duplikate entstehen.

Wenn alles gut aussieht, klicken Sie auf "Hinzufügen". Alle hinzugefügten Kategorien werden in der Liste Ihrer Kategorien angezeigt.

Vergessen Sie nicht, die Steuercodes hinzuzufügen, da diese nicht zwischen Pleo-Konten kopiert werden können.

Team-Kategorien

Haben Sie mehrere Teams, die unterschiedliche Kategorien benötigen, wobei einige dieser Kategorien für andere Teams nicht verfügbar sein sollten? Wir empfehlen Ihnen, Ihre Kategorieoptionen zu beschränken und nur die für jedes Team erforderlichen Kategorien sichtbar zu machen.

Dies erhöht die Genauigkeit Ihrer Ausgaben und macht es für Ihre Mitarbeiter einfacher und schneller Kategorien auszuwählen. Gehen Sie einfach zu Ihren Kategorien, wählen Sie die Kategorien aus, die Sie jedem Team zur Verfügung stellen möchten, und Voila! Die Teams können nun nur noch diese Kategoriegruppen sehen.

Tipp: Je weniger Kategorien für jedes Team verfügbar sind, desto weniger Korrekturen müssen Sie vornehmen.

Alles bereit - was nun?

Wenn Ihr Team einen Einkauf tätigt, fordert die App es auf, die Quittung hochzuladen und den Namen der Kategorie auszuwählen. Im Hintergrund wendet Pleo automatisch den Konto-/Namenscode und den Steuercode an. Die Ausgabe wird auf Ihrer Export-Seite bereitstehen und wird für Ihre Buchhaltung aufgereiht.

Tipp: Machen Sie die Namen der Kategorien so einfach und verständlich wie möglich, damit Ihre Nutzer wissen, was sie wählen sollen.

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