Einen Kaufauftrag erstellen

Lassen Sie Käufe genehmigen, bevor sie stattfinden, indem Sie einen Kaufauftrag in Pleo hinzufügen. 

So erstellen Sie einen Kaufauftrag

1. Gehen Sie zu Kaufaufträge
2. Klicken Sie auf Kaufauftrag erstellen
3. Fügen Sie die Details hinzu und geben Sie mindestens eine Artikelzeile und die Währung, in der die Rechnung ausgestellt wird, an und fügen Sie ggf. die korrekten Tags und eine Währung hinzu
4. Sobald alle Details hinzugefügt wurden, klicken Sie auf Erstellen
5. Ihr Kaufauftrag wurde zur Freigabe eingereicht. Die Freigabeprozesse basieren auf den Einstellungen Ihres Unternehmens.
   • Wenn für Ihr Unternehmen Überprüfungsregeln eingerichtet sind, werden Reviewer:innen möglicherweise automatisch anhand der Tags oder des Teams des Kaufauftrags oder unternehmensweiten Regeln zugewiesen.
   • Wenn ein Kaufauftrag keiner Überprüfungsregel entspricht, wird er automatisch abgelehnt.

Sobald der Kaufauftrag erstellt wurde

Freigabeprozesse

Reviewer:innen können Ihren Kaufauftrag unter „Überprüfungen“ genehmigen oder ablehnen. Ein Kaufauftrag muss von mindestens einem:einer Reviewer:in genehmigt werden.

Reviewer:innen werden je nach Zuweisung unter Tag-Review, Team-Review oder Company-Review gruppiert. Jede Gruppe zeigt ihren Status an: 

• Auf Überprüfung warten
• Genehmigt
• Abgelehnt

Einen Kaufauftrag bearbeiten

Sie können einen Kaufauftrag bearbeiten, solange die Überprüfung noch aussteht:

• Kein:e Reviewer:in zugewiesen: Nur der:die Inhaber:in des Kaufauftrags kann ihn bearbeiten
• Bereit zur Überprüfung: Der:die Inhaber:in oder ein:e zugewiesene:r Reviewer:in kann den Kaufauftrag bearbeiten

Einen Kaufauftrag herunterladen

Alle Personen mit Zugriff auf den Kaufauftrag können ihn nach der Erstellung als PDF herunterladen.

Einen Kaufauftrag mit einer Eingangsrechnung verknüpfen:

Pleo gleicht Eingangsrechnungen automatisch mit den jeweils verknüpften Kaufaufträgen ab. Bei einer Abweichung erhalten Sie eine Warnung und können diese überprüfen und korrigieren.

So verknüpfen Sie einen Kaufauftrag manuell:

1. Gehen Sie zu Eingangsrechnungen.
2. Wählen Sie die Eingangsrechnung aus.
3. Wählen Sie unter Kaufauftrag den Kaufauftrag aus, den Sie verknüpfen möchten.

So werden Freigabeprozesse auf Eingangsrechnungen übertragen:

Wenn eine Übereinstimmung zwischen einem Kaufauftrag und einer Eingangsrechnung automatisch oder manuell bestätigt wird, werden die relevanten Freigabeprozesse des Kaufauftrags auch auf die Eingangsrechnung übertragen.

• Die Reviewer:innen, die den Kaufauftrag genehmigt haben, müssen die Eingangsrechnung nicht erneut genehmigen, wenn sie auch am Freigabe-Flows der Eingangsrechnung beteiligt sind.
• Zusätzliche Reviewer:innen für die Eingangsrechnung müssen diese weiterhin genehmigen.