Überprüfung und Freigabe-Flow verstehen

So funktionieren Reviews in Pleo

Je nach Ihrer Konfiguration gelten Überprüfungen für Folgendes:

• Kartenausgaben
• Privatauslagen (Rückerstattungsfähige Ausgaben + Ansprüche auf Kilometerpauschalen)
• Eingangsrechnungen (wenn Ihr Unternehmen Eingangsrechnungen in Pleo verwendet)

In Pleo können Überprüfen auf verschiedenen „Ebenen“ eingerichtet werden. Sie können eine Ebene nutzen oder mehrere kombinieren:

• Team-Review (Managergenehmigung): Ein:e Reviewer:in genehmigt Ausgaben basierend auf der Teammitgliedschaft (oft ein:e Teamleiter:in)
• Tag-Review (Budgetinhaber:in/Projektfreigabe): Ein:e Reviewer genehmigt Ausgaben basierend auf Tags (zum Beispiel: Abteilung, Kostenstelle, Projekt, Mandant:in)
• Company-Review (Finanzfreigabe): Finance Admins überprüfen Ausgaben auf Unternehmensebene (häufig als letzter Schritt)
• Manuelles Überprüfen: Ein:e bestimmte:r Reviewer:in wird direkt einer Ausgabe zugewiesen.

So überprüfen Sie Ausgaben

Wenn Sie eine Ausgabe überprüfen, wählen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

• Genehmigen: Die Ausgabe ist konform und vollständig
• Mehr Details anfordern: Kontaktieren Sie Mitarbeiter über Pleo, um fehlende oder aktualisierte Informationen anzufordern. Die zahlende Person erhält in der Pleo-App eine sofortige Benachrichtigung mit der Erinnerung, die fehlenden Details hochzuladen
• Ablehnen: Die Ausgabe ist nicht konform

Die Web-Anwendung ist die schnellste Option, um Ihre Warteschlange abzuarbeiten.

So überprüfen Sie Ausgaben in der Web-Anwendung:

1. Wechseln Sie zu Überprüfen
2. Wählen Sie eine Ausgabe in Ihrer Überprüfungswarteschlange aus
3. Überprüfen Sie die wichtigsten Informationen:
   • Händler:in und Betrag
   • Datum und Zahlungsart (Karte oder Privatauslage)
   • Beleg wurde hinzugefügt
   • Alle erforderlichen Felder wurden ausgefüllt (z. B. Kategorie, Tags und Notizen)
4. Wählen Sie das gewünschte Ergebnis: Genehmigen, Mehr Details anfordern oder Ablehnen.

Wenn Sie nicht an Ihrem Desktop sind, können Sie Ausgaben in der mobilen App überprüfen.

So können Sie Ausgaben in der mobilen App überprüfen:

1. Öffnen Sie die Pleo-App und loggen Sie sich ein.
2. Tippen Sie auf das Augensymbol, um zu Ihrer Überprüfungswarteschlange zu navigieren. 
3. Tippen Sie auf eine Ausgabe, um die Einzelheiten zu öffnen.
4. Überprüfen Sie die wichtigsten Informationen (wie in der Web-Anwendung)
5. Wählen Sie das gewünschte Ergebnis: Genehmigen, Mehr Details anfordern oder Ablehnen. 

Gängige Freigabe-Flow-Modelle

Die meisten Unternehmen richten eines der folgenden Genehmigungsmodelle ein.

Modell 1: Genehmigung durch Manager:in (Team-Review)

Am besten geeignet für: Unternehmen, die möchten, dass Manager:innen die täglichen Ausgaben ihres Teams genehmigen.

Wie es aussieht:

1. Ein:e Mitarbeiter:in tätigt einen Kauf oder reicht eine Ausgabe aus eigener Tasche/Treibstoffkosten ein
2. Der:die Team-Reviewer:in überprüft dies (genehmigt es oder fordert weitere Details an)
3. Wenn sie genehmigt wird, durchläuft die Ausgabe weiterhin Ihren Prozess (zum Beispiel wird sie zur Rückerstattung und/oder zum Export bereitgestellt)

Modell 2: Genehmigung durch Budgetinhaber:in (Tag-Review)

Am besten geeignet für: Unternehmen, die Freigabeprozesse nach Budgets, Projekten oder Abteilungen organisieren möchten.

Wie es aussieht:

1. Der:die Mitarbeiter:in versieht die Ausgabe mit dem richtigen Tag
2. Die Ausgabe wird dem:der zuständigen Tag-Reviewer:in zugewiesen
3. Der:die Reviewer:in überprüft sie

Der Tag-Review ist besonders hilfreich, wenn mehrere Teams an demselben Projekt arbeiten oder wenn Ausgaben von jemandem außerhalb der Berichtsstruktur von Mitarbeitenden genehmigt werden müssen. Mehr Informationen: Einrichtung Ihrer Tags

Modell 3: Genehmigung durch Finanzabteilung (Company-Review)

Am besten geeignet für: Unternehmen, die eine zentrale Genehmigung von Ausgaben durch die Finanzabteilung möchten, um die Einhaltung der Richtlinien und die Qualität der Buchführung sicherzustellen.

Wie es aussieht:

1. Ein:e Mitarbeiter:in tätigt einen Kauf oder reicht eine Ausgabe aus eigener Tasche/Treibstoffkosten ein
2. Ausgewählte Finance Admins genehmigen die Ausgabe (oder fordern Änderungen an)

Modell 4: Kombinierte Freigabeprozesse (stufenweise Reviews: Team/Tag → Finanzabteilung)

Am besten geeignet für: Unternehmen, die Kontext von Manager:in und/oder Budgetinhaber:in sowie eine abschließende Finanzprüfung wünschen.

Wie es aussieht:

1. Abgeschickte Ausgaben werden zunächst zur Überprüfung durch das Team oder zum Tag-Review gesendet
2. Wenn die Ausgabe genehmigt wird, wird sie zum Company-Review (Finanzabteilung) weitergeleitet

Um die Reihenfolge durchzusetzen (damit die Finanzabteilung nicht vor den Team-/Tag-Reviewern überprüft), aktivieren Sie Stufenweise Reviews.

So fügt sich der Tag-Review in gängige Freigabemodelle ein

Der Tag-Review wird in der Regel verwendet, wenn die Genehmigung davon abhängen sollte, wofür die Ausgaben getätigt wurden (z. B. für ein Projekt oder eine Abteilung), und nicht davon, wer sie getätigt hat.

Zum Beispiel:

• Ein:e Projektinhaber:in genehmigt Ausgaben, die mit dem Projekt getaggt wurden
• Eine Abteilungsleitung genehmigt Ausgaben, die mit der Kostenstelle getaggt wurden

Im Unterschied zum Team-Review eignet sich der Tag-Review besonders dann, wenn Personen Ausgaben über mehrere Teams/Projekte hinweg tätigen und die Freigabeprozesse an den:die Budgetinhaber:in gebunden sein müssen.

So werden Team-Review und Tag-Review zusammen verwendet (Tag-Review hat Vorrang vor Team-Review)

Wenn Sie sowohl Team-Reviews als auch Tag-Reviews verwenden, hat der Tag-Review Vorrang vor dem Team-Review. In der Praxis bedeutet das Folgendes:

• Wenn eine Ausgabe nicht getaggt ist, folgt sie dem Team-Review und wird an den:die Reviewer:in gesendet, der:die dem Mitarbeiter-Team zugewiesen ist
• Wenn eine Ausgabe getaggt ist, folgt sie dem Tag-Review und wird an den:die Reviewer:in gesendet, der:die diesem Tag zugewiesen ist (zum Beispiel ein:e Budgetinhaber:in)

So sind Eingangsrechnungen in den Review-Prozess eingebunden

Wenn Ihr Unternehmen Eingangsrechnungen in Pleo verwendet, können diese dem gleichen konfigurierten Review-Prozess (Team-, Tag- und/oder Company-Review) folgen.

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung speziell für Eingangsrechnungen finden Sie unter Eingangsrechnungen bezahlen

FAQ

Kann jemand die eigenen Ausgaben selbst genehmigen?

Nein. Reviewer:innen dürfen ihre eigenen Ausgaben nicht genehmigen.

Wo werden Freigabeprozesse angezeigt?

Ausgaben, für die eine Überprüfung erforderlich ist, erscheinen auf der Registerkarte „Überprüfen“.

• Reviewer:innen sehen in der Pleo-Web-Anwendung die Registerkarte „Überprüfen“. 
• In der mobilen App wird dies als Augensymbol angezeigt. 

Wenn Sie in Ihrer Warteschlange nichts sehen, sind Ihnen derzeit möglicherweise keine Ausgaben zugewiesen oder Sie sind nicht als Reviewer:in festgelegt. Wenden Sie sich an Ihren Pleo-Admin, um mehr über die Überprüfungseinstellungen Ihres Unternehmens zu erfahren.

Wie werden Reviewer:innen benachrichtigt?

Wenn für eine Ausgabe ein Review fällig ist, sehen Reviewer:innen sie auf der Registerkarte Review.

Um Reviewer:innen dabei zu unterstützen, den Überblick über offene Elemente zu behalten, sendet Pleo außerdem E-Mail-Erinnerungen und Push-Benachrichtigungen an Reviewer:innen, die noch ausstehende Reviews haben.

Diese Benachrichtigungen werden wöchentlich am Montag und Donnerstag gesendet. Dies ist eine Standardeinstellung, die nicht angepasst werden kann.

Können Admins Reviews außer Kraft setzen?

Ja. Admins können Reviews außer Kraft setzen, indem sie Ausgaben in Ausgaben oder Export überprüfen.