Comprendi il flusso di revisione e approvazione

Come funzionano le revisioni in Pleo

A seconda della configurazione, le revisioni si applicano a:

• Spese con carta
• Spese di tasca propria (spese rimborsabili e richieste di rimborso per chilometraggio)
• Fatture (se la tua azienda utilizza le fatture in Pleo)

In Pleo, puoi impostare le revisioni su diversi "livelli". Puoi usare un solo livello oppure combinarne diversi:

• Revisione del team (approvazione del manager): un revisore approva le spese in base all'appartenenza al team (spesso il capo del team)
• Revisione di tag (proprietario del budget/approvazione del progetto): un revisore approva le spese in base ai tag (per esempio: reparti, centri di costo, progetto, cliente)
• Revisione aziendale (approvazione del team finanziario): gli amministratori finanziari rivedono le spese a livello di azienda (spesso come passaggio finale)
• Revisione manuale: un revisore specifico è assegnato direttamente a una spesa.

Come rivedere le spese

Quando rivedi una spesa, scegli una delle seguenti azioni:

• Approva: la spesa è pienamente conforme e completa
• Richiedi più dettagli: invia un messaggio al dipendente tramite Pleo per chiedere informazioni mancanti o aggiornate. La persona con spese riceverà una notifica istantanea nell'app di Pleo che ricorda di caricare i dettagli mancanti
• Rifiuta: la spesa non è conforme

L'app Web è l'opzione più rapida per lavorare sulla coda.

Per rivedere le spese nell’app Web:

1. Vai su Rivedi
2. Seleziona una spesa nella coda di revisione
3. Controlla le informazioni principali:
   • Commerciante e importo
   • Data e tipo di pagamento (carta o di tasca propria)
   • La ricevuta è stata aggiunta
   • Tutti i campi obbligatori sono stati compilati (ad esempio categoria, tag e note)
4. Scegli un risultato: approva, richiedi più dettagli o rifiuta.

Se non hai a disposizione il tuo computer, rivedi le spese nell'app per dispositivi mobili.

Per rivedere le spese nell’app per dispositivi mobili:

1. Apri l'app di Pleo e accedi.
2. Tocca l’icona a forma di occhio per andare alla coda di revisione. 
3. Tocca una spesa per aprirne i dettagli.
4. Rivedi le informazioni principali (come nell'app Web)
5. Scegli un risultato: approva, richiedi più dettagli o rifiuta. 

Modelli comuni di processo di approvazione

La maggior parte delle aziende imposta uno dei seguenti modelli di approvazione.

Modello 1: approvazione del manager (revisione del team)

Ideale per: aziende che vogliono che i manager approvino le spese quotidiane per i loro team.

In cosa consiste:

1. Un dipendente effettua un acquisto o invia una spesa di tasca propria/un rimborso chilometrico
2. Il revisore del team effettua una revisione (approva o richiede più dettagli)
3. Se approvata, la spesa prosegue nel processo (ad esempio, si rende pronta per il rimborso e/o per l’esportazione)

Modello 2: approvazione del proprietario del budget (revisione di tag)

Ideale per: aziende che vogliono che le approvazioni seguano budget, progetti o reparti.

In cosa consiste:

1. Il dipendente aggiunge il tag corretto alla spesa
2. La spesa è assegnata al revisore del tag pertinente
3. Il revisore del tag la rivede

La revisione di tag è particolarmente utile quando più team lavorano sullo stesso progetto o quando la spesa deve essere approvata da qualcuno al di fuori della linea gerarchica del dipendente. Leggi di più: Come configurare i tag

Modello 3: approvazione del team finanziario (revisione aziendale)

Ideale per: aziende che vogliono che il team finanziario approvi le spese in modo centralizzato per garantire la conformità e la qualità contabile.

In cosa consiste:

1. Un dipendente effettua un acquisto o invia una spesa di tasca propria/un rimborso chilometrico
2. Gli amministratori finanziari selezionati approvano la spesa (o richiedono modifiche)

Modello 4: approvazioni combinate (revisioni sequenziali: team/tag → finanza)

Ideale per: aziende che vogliono il contesto del manager e/o del proprietario del budget e un controllo finale da parte del team finanziario.

In cosa consiste:

1. Le spese inviate vengono prima sottoposte a revisione del team o a revisione di tag
2. Se approvata, la spesa passerà alla revisione aziendale (finanza)

Per far rispettare l’ordine (così il team finanziario non rivede prima dei revisori di tag/team), attiva le revisioni sequenziali.

Come la revisione di tag si inserisce nei modelli di approvazione comuni

La revisione di tag viene solitamente utilizzata quando l'approvazione dovrebbe dipendere dal motivo per cui viene effettuata la spesa (ad es., un progetto o reparto), piuttosto che da chi ha effettuato la spesa.

Ad esempio:

• Un proprietario di progetto approva le spese taggate al proprio progetto
• Un responsabile di reparto approva le spese taggate al proprio centro di costo

A differenza della revisione del team, la revisione di tag può essere una buona soluzione quando le persone spendono su più team/progetti e le approvazioni devono seguire il proprietario del budget.

Come funzionano insieme revisione del team e revisione di tag (la revisione di tag ha la precedenza sulla revisione del team)

Se usi sia la revisione del team che la revisione di tag, la revisione di tag può avere la precedenza sulla revisione del team. In pratica, questo significa che:

• Se una spesa non è taggata, segue la revisione del team e viene inviata al revisore assegnato al team del dipendente
• Se una spesa è taggata, segue la revisione di tag e viene inviata al revisore assegnato a quel tag (ad esempio, il proprietario del budget)

Come le fatture si integrano nella configurazione della revisione

Se la tua azienda usa le fatture in Pleo, queste possono seguire la stessa configurazione di revisione impostata (team, tag e/o revisione aziendale).

Se cerchi una guida passo passo specifica per le fatture, consulta Pagamento della fattura di un fornitore

Domande frequenti

Qualcuno può approvare le proprie spese?

No. I revisori non possono approvare le proprie spese.

Dove compaiono le approvazioni?

Le spese che devono essere riviste appariranno nella scheda Rivedi.

• I revisori vedranno una scheda Rivedi nell'app Web di Pleo. 
• Nell'app per dispositivi mobili, viene visualizzata l'icona a forma di occhio. 

Se non vedi nulla nella coda, è possibile che al momento tu non abbia spese assegnate o non sia stato configurato come revisore. Contatta l’amministratore Pleo per capire le impostazioni di revisione della tua azienda.

Come vengono notificati i revisori?

Quando una spesa deve essere rivista, i revisori la vedranno nella scheda Rivedi.

Per aiutare i revisori a restare aggiornati sugli elementi in attesa, Pleo invia anche email di promemoria per la revisione e notifiche push ai revisori che hanno revisioni in sospeso.

Queste notifiche vengono inviate ogni settimana il lunedì e il giovedì. Questa è un'impostazione predefinita che non può essere personalizzata.

Gli amministratori possono annullare le revisioni?

Sì. Gli amministratori possono annullare le revisioni rivedendo le spese tramite Spese o Esporta.