Krijg inzicht in de beoordelings- en goedkeuringsstroom

Hoe beoordelingen werken in Pleo

Afhankelijk van je configuratie zijn beoordelingen van toepassing op:

• Kaartuitgaven
• Zelf voorgeschoten uitgaven (te declareren uitgaven en kilometervergoedingen)
• Facturen (als je bedrijf facturen gebruikt in Pleo)

In Pleo kun je beoordelen instellen op verschillende 'niveaus'. Je kunt één niveau gebruiken, of meerdere combineren:

• Teambeoordeling (goedkeuring door manager): een beoordelaar keurt uitgaven goed op basis van teamlidmaatschap (vaak een teamleider)
• Labelbeoordeling (budgeteigenaar/projectgoedkeuring): een beoordelaar keurt uitgaven goed op basis van labels (bijvoorbeeld: afdelingen, kostencentra, project, klant)
• Bedrijfsbeoordeling (goedkeuring door Financiën): financiële beheerders beoordelen uitgaven op bedrijfsniveau (vaak als laatste stap)
• Handmatig beoordelen: er wordt rechtstreeks een specifieke beoordelaar toegewezen aan een uitgave.

Zo beoordeel je uitgaven

Kies een van de volgende acties wanneer je een uitgave beoordeelt:

• Goedkeuren: de uitgave voldoet volledig aan de voorwaarden en is compleet
• Vragen om meer details: stuur de werknemer een bericht via Pleo om te verzoeken om ontbrekende of bijgewerkte informatie. De besteder krijgt een directe melding in de Pleo-app, om hem of haar eraan te herinneren dat de ontbrekende gegevens moeten worden geüpload
• Afwijzen: de uitgave voldoet niet aan de voorwaarden

De web-app is de snelste optie om je wachtrij af te handelen.

Uitgaven beoordelen in de web-app:

1. Ga naar Beoordelen
2. Selecteer een uitgave in je beoordelingswachtrij
3. Controleer de belangrijkste informatie:
   • Leverancier en bedrag
   • Datum en betalingstype (kaart of zelf voorgeschoten)
   • Bonnetje is toegevoegd
   • Alle verplichte velden zijn ingevuld (bijvoorbeeld categorie, labels en opmerkingen)
4. Kies een uitkomst: goedkeuren, vragen om meer informatie of afwijzen.

Als je niet achter je desktop zit, kun je uitgaven beoordelen in de mobiele app.

Uitgaven beoordelen in de mobiele app:

1. Open de Pleo-app en log in.
2. Tik op het oogpictogram om naar je beoordelingswachtrij te gaan. 
3. Tik op een uitgave om de details te openen.
4. Bekijk de belangrijkste informatie (hetzelfde als in de web-app)
5. Kies een uitkomst: goedkeuren, vragen om meer informatie of afwijzen. 

Veelvoorkomende goedkeuringsstroommodellen

De meeste bedrijven stellen een van de onderstaande goedkeuringsmodellen in.

Model 1: goedkeuring door manager (teambeoordeling)

Het beste voor: bedrijven die willen dat managers de dagelijkse uitgaven voor hun team goedkeuren.

Hoe dit eruitziet:

1. Een werknemer doet een aankoop of dient een zelf voorgeschoten uitgave of kilometervergoeding in
2. De teambeoordelaar beoordeelt dit (keurt de uitgave goed of vraagt om meer details)
3. Als de uitgave wordt goedgekeurd, gaat deze verder in je proces (de uitgave is bijvoorbeeld klaar voor terugbetaling en/of is klaar voor export)

Model 2: goedkeuring door budgeteigenaar (labelbeoordeling)

Het beste voor: bedrijven die willen dat goedkeuringen het budget, de projecten of de afdelingen volgen.

Hoe dit eruitziet:

1. De werknemer voegt het juiste label toe aan de uitgave
2. De uitgave wordt toegewezen aan de relevante labelbeoordelaar
3. De labelbeoordelaar beoordeelt de uitgave

Labelbeoordeling is vooral handig wanneer meerdere teams aan hetzelfde project werken, of wanneer uitgaven goedgekeurd moeten worden door iemand buiten de rapportagelijn van de werknemer. Lees meer: Zo stel je labels in

Model 3: goedkeuring door Financiën (bedrijfsbeoordeling)

Het beste voor: bedrijven die willen dat de financiële afdeling uitgaven centraal goedkeurt op basis van het beleid en de kwaliteit van de boekhouding.

Hoe dit eruitziet:

1. Een werknemer doet een aankoop of dient een zelf voorgeschoten uitgave of kilometervergoeding in
2. Geselecteerde financiële beheerders keuren de uitgave goed (of vragen wijzigingen aan)

Model 4: gecombineerde goedkeuringen (stapsgewijze beoordelingen: team/label → financiën)

Het beste voor: Bedrijven die de context van managers en/of budgeteigenaren én een laatste financiële check willen.

Hoe dit eruitziet:

1. Ingediende uitgaven worden eerst ter team- of labelbeoordeling verzonden
2. Als de uitgave wordt goedgekeurd, gaat deze door naar bedrijfsbeoordeling (Financiën)

Om de volgorde af te dwingen (zodat Financiën niet beoordeelt voordat team- of labelbeoordelaars dat hebben gedaan), schakel je Stapsgewijze beoordelingen in.

Zo passen labelbeoordelingen binnen veelvoorkomende goedkeuringsmodellen

Labelbeoordelingen worden meestal gebruikt wanneer goedkeuring moet afhangen van waar de uitgave voor is (bijv. een project of afdeling), in plaats van wie de uitgave heeft gedaan.

Bijvoorbeeld:

• Een projecteigenaar keurt uitgaven goed die aan zijn of haar project zijn gekoppeld
• Het hoofd van een afdeling keurt uitgaven goed die zijn gekoppeld aan zijn of haar kostencentra

In tegenstelling tot teambeoordeling kan labelbeoordeling een goede keuze zijn wanneer mensen uitgaven doen binnen meerdere teams/projecten en goedkeuringen het budgeteigenaarschap moeten volgen.

Zo kunnen teambeoordeling en labelbeoordeling met elkaar worden gecombineerd. Labelbeoordeling overschrijft teambeoordeling.

Als je zowel teambeoordeling als labelbeoordeling gebruikt, kan labelbeoordeling de teambeoordeling overschrijven. In de praktijk betekent dat het volgende:

• Als een uitgave niet gelabeld is, volgt deze teambeoordelingen en wordt deze naar de beoordelaar gestuurd die aan het team van de werknemer is toegewezen
• Als een uitgave is gelabeld, volgt deze labelbeoordelingen en wordt deze naar de beoordelaar gestuurd die aan dat label is toegewezen (bijvoorbeeld een budgeteigenaar)

Zo passen facturen binnen het beoordelingsproces

Als je bedrijf facturen gebruikt in Pleo, kunnen facturen dezelfde ingestelde beoordelingsinstellingen volgen (team-, label- en/of bedrijfsbeoordeling).

Als je een stapsgewijze handleiding wilt die specifiek is voor facturen, bekijk dan Een leveranciersfactuur betalen

Veelgestelde vragen

Kan iemand zijn of haar eigen uitgaven goedkeuren?

Nee. Beoordelaars kunnen hun eigen uitgaven niet goedkeuren.

Waar zie je goedkeuringen?

Uitgaven die beoordeeld moeten worden, verschijnen op het tabblad Beoordelingen.

• Beoordelaars zien een tabblad Beoordelingen in de Pleo-web-app. 
• In de mobiele app herken je dit aan het oogpictogram. 

Als je niets in je wachtrij ziet, zijn op dit moment mogelijk geen uitgaven aan jou toegewezen of ben je mogelijk niet ingesteld als beoordelaar. Neem contact op met je Pleo-beheerder om inzicht te krijgen in de beoordelingsinstellingen van jouw bedrijf.

Hoe worden beoordelaars op de hoogte gebracht?

Wanneer een uitgave klaar is om te beoordelen, zien beoordelaars deze op het tabblad Beoordelingen.

Om beoordelaars te helpen grip te houden op uitgaven die nog in behandeling zijn, stuurt Pleo ook herinneringsmails en pushnotificaties naar beoordelaars die nog beoordelingen open hebben staan.

Deze meldingen worden elke week op maandag en donderdag verstuurd. Dit is een standaardinstelling die je niet kunt aanpassen.

Kunnen beheerders beoordelingen overschrijven?

Ja. Beheerders kunnen beoordelingen overschrijven door uitgaven te beoordelen via Uitgaven of Exporteren.