Krijg inzicht in de beoordelings- en goedkeuringsstroom

Waar goedkeuringsstromen op van toepassing kunnen zijn

Afhankelijk van je set-up kunnen beoordelingen van toepassing zijn op:

• Kaartuitgaven
• Zelf voorgeschoten uitgaven (te declareren uitgaven en kilometervergoedingen)
• Facturen (als je bedrijf facturen gebruikt in Pleo)

Hoe beoordelingen werken in Pleo

In Pleo kun je beoordelen instellen op verschillende 'niveaus'. Je kunt één niveau gebruiken, of meerdere combineren:

• Teambeoordeling (goedkeuring door manager): een beoordelaar keurt uitgaven goed op basis van teamlidmaatschap (vaak een teamleider)
• Labelbeoordeling (budgeteigenaar/projectgoedkeuring): een beoordelaar keurt uitgaven goed op basis van labels (bijvoorbeeld: afdelingen, kostencentra, project, klant)
• Bedrijfsbeoordeling (goedkeuring door Financiën): financiële beheerders beoordelen uitgaven op bedrijfsniveau (vaak als laatste stap)

Veelvoorkomende goedkeuringsstroommodellen

Model 1: goedkeuring door manager (teambeoordeling)

Het beste voor: bedrijven die willen dat managers de dagelijkse uitgaven voor hun team goedkeuren.

Hoe dit eruitziet:

1. Een werknemer doet een aankoop of dient een zelf voorgeschoten uitgave of kilometervergoeding in
2. De teambeoordelaar beoordeelt dit (keurt de uitgave goed of vraagt om meer details)
3. Als de uitgave wordt goedgekeurd, gaat deze verder in je proces (de uitgave is bijvoorbeeld klaar voor terugbetaling en/of is klaar voor export)

Model 2: goedkeuring door budgeteigenaar (labelbeoordeling)

Het beste voor: bedrijven die willen dat goedkeuringen het budget, de projecten of de afdelingen volgen.

Hoe dit eruitziet:

1. De werknemer voegt het juiste label toe aan de uitgave
2. De uitgave wordt toegewezen aan de relevante labelbeoordelaar
3. De labelbeoordelaar beoordeelt de uitgave

Labelbeoordeling is vooral handig wanneer meerdere teams aan hetzelfde project werken, of wanneer uitgaven goedgekeurd moeten worden door iemand buiten de rapportagelijn van de werknemer. Lees meer: Zo stel je labels in

Model 3: goedkeuring door Financiën (bedrijfsbeoordeling)

Het beste voor: bedrijven die willen dat de financiële afdeling uitgaven centraal goedkeurt op basis van het beleid en de kwaliteit van de boekhouding.

Hoe dit eruitziet:

1. Een werknemer doet een aankoop of dient een zelf voorgeschoten uitgave of kilometervergoeding in
2. Geselecteerde financiële beheerders keuren de uitgave goed (of vragen wijzigingen aan)

Model 4: gecombineerde goedkeuringen (stapsgewijze beoordelingen: team/label → financiën)

Het beste voor: Bedrijven die de context van managers en/of budgeteigenaren én een laatste financiële check willen.

Hoe dit eruitziet:

1. Ingediende uitgaven worden eerst ter team- of labelbeoordeling verzonden
2. Als de uitgave wordt goedgekeurd, gaat deze door naar bedrijfsbeoordeling (Financiën)

Om de volgorde af te dwingen (zodat Financiën niet beoordeelt voordat team- of labelbeoordelaars dat hebben gedaan), schakel je Stapsgewijze beoordelingen in.

Zo passen labelbeoordelingen binnen veelvoorkomende goedkeuringsmodellen

Labelbeoordelingen worden meestal gebruikt wanneer goedkeuring moet afhangen van waar de uitgave voor is (bijv. een project of afdeling), in plaats van wie de uitgave heeft gedaan.

Bijvoorbeeld:

• Een projecteigenaar keurt uitgaven goed die aan zijn of haar project zijn gekoppeld
• Het hoofd van een afdeling keurt uitgaven goed die zijn gekoppeld aan zijn of haar kostencentra

In tegenstelling tot teambeoordeling kan labelbeoordeling een goede keuze zijn wanneer mensen uitgaven doen binnen meerdere teams/projecten en goedkeuringen het budgeteigenaarschap moeten volgen.

Zo kunnen teambeoordeling en labelbeoordeling met elkaar worden gecombineerd. Labelbeoordeling overschrijft teambeoordeling.

Als je zowel teambeoordeling als labelbeoordeling gebruikt, kan labelbeoordeling de teambeoordeling overschrijven. In de praktijk betekent dat het volgende:

• Als een uitgave niet gelabeld is, volgt deze teambeoordelingen en wordt deze naar de beoordelaar gestuurd die aan het team van de werknemer is toegewezen
• Als een uitgave is gelabeld, volgt deze labelbeoordelingen en wordt deze naar de beoordelaar gestuurd die aan dat label is toegewezen (bijvoorbeeld een budgeteigenaar)

Wat gebeurt er als er iets ontbreekt?

• Als een uitgave niet de benodigde details heeft om goedgekeurd te worden, kunnen beoordelaars wijzigingen aanvragen en de uitgave markeren met 'Gegevens vereist' in plaats van deze direct goed te keuren.
• Wanneer een beoordelaar aangeeft dat er details ontbreken bij een uitgave, krijgt de besteder direct een melding in de Pleo-app om de ontbrekende details te uploaden.

Zo passen facturen binnen het beoordelingsproces

Als je bedrijf facturen gebruikt in Pleo, kunnen facturen dezelfde ingestelde beoordelingsinstellingen volgen (team-, label- en/of bedrijfsbeoordeling).

Als je een stapsgewijze handleiding wilt die specifiek is voor facturen, bekijk dan Een leveranciersfactuur betalen

Veelgestelde vragen

Kan iemand zijn of haar eigen uitgaven goedkeuren?

Nee. Beoordelaars kunnen hun eigen uitgaven niet goedkeuren.

Waar zie je goedkeuringen?

Beoordelaars zien een tabblad Beoordelingen in Pleo. In de mobiele app herken je dit aan het oog-icoon. Uitgaven die beoordeeld moeten worden, verschijnen op het tabblad Beoordelingen.

Hoe worden beoordelaars op de hoogte gebracht?

Wanneer een uitgave klaar is om te beoordelen, zien beoordelaars deze op het tabblad Beoordelingen.

Om beoordelaars te helpen grip te houden op uitgaven die nog in behandeling zijn, stuurt Pleo ook herinneringsmails en pushnotificaties naar beoordelaars die nog beoordelingen open hebben staan.

Deze meldingen worden elke week op maandag en donderdag verstuurd. Dit is een standaardinstelling die je niet kunt aanpassen.

Kunnen beheerders beoordelingen overschrijven?

Ja. Beheerders kunnen beoordelingen overschrijven door uitgaven te beoordelen via Uitgaven of Exporteren.