Förstå attestera och attestflöde

Så fungerar attesteringar i Pleo

Beroende på din konfiguration gäller attesteringar för:

• Kortutgifter
• Utlägg (återbetalningsbara utgifter + milersättning)
• Fakturor (om ditt företag använder fakturor i Pleo)

I Pleo kan du konfigurera attester på olika ”nivåer”. Du kan använda en nivå, eller kombinera flera:

• Teamattestering (chefsgodkännande): En attestansvarig godkänner utgifter baserat på teamtillhörighet (ofta en teamledare)
• Taggattestering (budgetägare/projektgodkännande): En attestansvarig godkänner utgifter baserat på taggar (till exempel: avdelning, kostnadsställen, projekt, kund)
• Företagsattestering (Ekonomigodkännande): Ekonomiadministratörer attesterar utgifter på företagsnivå (ofta som det sista steget)
• Manuell granskning: En specifik attestansvarig tilldelas direkt till en utgift.

Så här attesterar du utgifter

När du attesterar en utgift väljer du en av följande åtgärder:

• Godkänna: Utgiften följer reglerna och är komplett
• Begär mer information: Skicka ett meddelande till medarbetaren via Pleo för att be om saknad eller uppdaterad information. En direktnotis skickas till användaren i Pleo-appen som påminner hen om att ladda upp uppgifterna som saknas
• Neka: Utgiften följer inte reglerna

Webbappen är det snabbaste alternativet för att arbeta igenom din kö.

För att attestera utgifter i webbappen:

1. Gå till Attestera
2. Välj en utgift i din attesteringskö
3. Kontrollera den viktigaste informationen:
   • Köpställe och belopp
   • Datum och betalningstyp (kort eller eget utlägg)
   • Kvitto har lagts till
   • Alla obligatoriska fält är ifyllda (till exempel kategori, taggar och kommentarer)
4. Välj ett resultat: godkänn, begär mer information eller neka.

Om du är borta från din dator kan du attestera utgifter i mobilappen.

För att attestera utgifter i mobilappen:

1. Öppna Pleo-appen och logga in.
2. Tryck på ögonikonen för att gå till din attesteringskö. 
3. Tryck på en utgift för att öppna uppgifterna.
4. Gå igenom den viktigaste informationen (samma som i webbappen)
5. Välj ett resultat: godkänn, begär mer information eller neka. 

Vanliga modeller för attestflöde

De flesta företag väljer att sätta upp en av godkännandemodellerna nedan.

Modell 1: Chefens godkännande (teamattestering)

Bäst för: Företag som vill att chefer ska godkänna teamens dagliga utgifter.

Så här ser det ut.

1. En medarbetare gör ett köp eller skickar in en utgift för utlägg/milersättning
2. Teamets attestansvarig attesterar den (godkänner eller begär fler detaljer)
3. Om utgiften godkänns fortsätter den genom din process (till exempel blir den redo för utbetalning och/eller redo att exporteras)

Modell 2: Budgetägarens attestering (taggranskning)

Bäst för: Företag som vill att godkännanden ska följa budgetar, projekt eller avdelningar.

Så här ser det ut.

1. Medarbetaren lägger till rätt tagg på utgiften
2. Utgiften tilldelas relevant taggattestansvarig
3. Attestansvarig attesterar taggen

Taggattestering är särskilt hjälpsamt när flera team arbetar på samma projekt eller när utgifter behöver att godkännas av någon utanför medarbetarens rapporteringslinje. Läs mer: Så här konfigurerar du taggar

Modell 3: Ekonomiavdelningen attesterar (företagsgranskning)

Bäst för: Företag som vill att ekonomiavdelningen ska godkänna utgifter centralt för policy och bokföringskvalitet.

Så här ser det ut.

1. En medarbetare gör ett köp eller skickar in en utgift för utlägg/milersättning
2. Valda finansadministratörer godkänner utgiften (eller begär ändringar)

Modell 4: Kombinerade godkännanden (granskningar i flera steg: team/tagg → ekonomi)

Bäst för: Företag som vill att chefer och/eller budgetägare ska få kontext och en slutlig kontroll av ekonomiavdelningen.

Så här ser det ut.

1. Inskickade utgifter skickas först för team- eller taggattestering
2. Om utgiften godkänns går den vidare till företagsattestering (ekonomi)

För att upprätthålla ordningen (så att ekonomi inte attesterar innan team/tagg-attestansvariga) ska du aktivera granskningar i flera steg.

Så här passar taggattestering in i vanliga godkännandemodeller

Taggattestering används vanligtvis när attesteringen bör bero på vad utgiften gäller (t.ex. ett projekt eller en avdelning), snarare än vem som har spenderat.

Till exempel:

• En projektägare godkänner utgifter som är taggade till deras projekt
• En avdelningschef godkänner utgifter som är taggade till deras kostnadsställen

Till skillnad från teamattestering kan taggattestering passa bra när personer spenderar inom flera team eller projekt och godkännanden behöver följa budgetägarens ansvar.

Så här fungerar teamattestering och taggattestering tillsammans (taggattestering åsidosätter teamattestering)

Om du använder både teamattestering och taggattestering kan taggattestering ersätta teamattestering. I praktiken betyder det att:

• Om en utgift inte är taggad, följer den teamattestering och skickas till den attestansvarige som är tilldelad medarbetarens team
• Om en utgift är taggad, går den vidare till taggattestering och skickas till den attestansvarige som är kopplad till taggen (till exempel en budgetägare)

Så här passar fakturor in i attesteringsupplägget

Om ditt företag använder fakturor i Pleo kan de följa samma konfigurerade attestflöde (team-, tagg- och/eller företagsattestering).

Om du vill ha en steg-för-steg-guide specifikt för fakturor kan du följa Betala en leverantörsfaktura

FAQ

Kan någon godkänna sina egna utgifter?

Nej. Attestansvariga kan inte godkänna sina egna utgifter.

Var visas godkännanden?

Utgifter som behöver attesteras visas på fliken Attestera.

• Attestansvariga ser en flik för attestera i Pleo-webbappen. 
• I mobilappen visas detta som en ögonikon. 

Om du inte ser något i din kö har du för närvarande kanske inga utgifter tilldelade till dig, eller så är du inte konfigurerad som attestansvarig. Kontakta din Pleo-administratör för att förstå Ditt företags inställningar för attestering.

Hur meddelas attestansvariga?

När en utgift är redo för attestering ser attestansvariga den på fliken Attestera.

För att hjälpa attestansvariga att hålla koll på väntande ärenden skickar Pleo även påminnelsemail och pushnotiser till attestansvariga som har utestående attester att hantera.

Dessa notiser skickas varje vecka på måndagar och torsdagar. Detta är en förvald inställning som inte går att anpassa.

Kan administratörer att åsidosätta attester?

Ja. Administratörer kan åsidosätta attester genom att attestera utgifter via Utgifter eller Exportera.