Admin-Onboarding-Checkliste

Beginnen Sie, Ihr Pleo-Konto einzurichten, damit Ihre Mitarbeiter:innen direkt Ausgaben tätigen können und Sie von Anfang an Ausgaben sicher nachverfolgen und exportieren können.

Geld zu Ihrem Konto hinzufügen

Überweisen Sie Guthaben auf Ihr Pleo-Konto, damit Ihre Mitarbeiter:innen nach der Einladung ihre Karten nutzen können.

Gut zu wissen: Die erste Aufladung kann einige Tage länger dauern, da unser Verifizierungsteam Ihre Mittelherkunft prüfen muss. Sobald Ihr Bankkonto verifiziert ist, werden zukünftige Aufladungen deutlich schneller bearbeitet.

Einrichtung der Buchhaltung konfigurieren

Richten Sie Ihre Buchhaltungskonfiguration so ein, dass Ausgaben richtig mit den entsprechenden Hauptbuchkonten, Mehrwertsteuersätzen und allen erforderlichen Kostenstellen verknüpft werden. Befolgen Sie dazu die Schritte zum Einrichten Ihrer Buchhaltung mit Pleo, Einrichten Ihrer Kategorien, Einrichten Ihrer Tags, Konfigurieren von Gegenkonten in Pleo und Einrichten von Steuercodes

Ihr Team einladen

Laden Sie Ihre Angestellten ein, damit sie auf ihre Pleo-Karten und die Rückerstattungsfunktion (falls zutreffend) zugreifen können. Weitere Informationen finden Sie unter So können Sie Nutzerrollen in Pleo einladen, löschen oder aktualisieren. Wenn Sie Rückerstattungen verwenden, befolgen Sie die Anweisungen unter Privatauslagen und Ansprüche auf Kilometerpauschalen mit Rückerstattungen zulassen.

Gut zu wissen: Beginnen Sie zunächst mit einer kleineren Pilotgruppe. So können Sie Ihre Einrichtung anpassen, bevor Sie sie auf den Rest der Organisation ausweiten.

Karten bestellen und aktivieren

Bestellen Sie physische Karten, falls erforderlich. Mitarbeiter:innen haben nach dem Einloggen automatisch Zugriff auf ihre virtuellen Karten und können diese Apple Pay oder Google Pay hinzufügen, indem sie die Anweisungen unter Karte zum digitalen Wallet hinzufügen befolgen.

Ihre erste echte Transaktion tätigen

Verwenden Sie eine Pleo-Karte oder reichen Sie eine Ausgabenerstattung ein, um den Ablauf von Anfang bis Ende zu testen. Überprüfen Sie die Einrichtung Ihrer Kategorien und Tags und passen Sie Ihre Buchhaltungseinstellungen an, falls etwas angepasst werden muss.

Ihren ersten Monatsabschluss ausführen

Schließen Sie Ihren ersten erfolgreichen Export mithilfe von So exportieren Sie Ausgaben ab. Wenn Sie eine Buchhaltungsschnittstelle nutzen, bestätigen Sie, dass die Ausgabendaten richtig an Ihr Buchhaltungssystem übermittelt werden. Wenn Sie den csv-Export verwenden, stellen Sie sicher, dass die Datei alle erforderlichen Ausgabendaten enthält.

Ihre Freigabe-Flows überprüfen (optional)

Richten Sie Freigabe-Flows ein, um sicherzustellen, dass Ausgaben von den relevanten Personen in Ihrer Organisation überprüft werden (z. B. Vorgesetzte, Abteilungsleitungen oder Projektleitungen).

Abonnementmanagement konfigurieren (optional)

Richten Sie zweckgebundene Karten ein, um Plangebühren und Zahlungen an wiederkehrende Händler effizient zu verwalten.