Onboarding-checklist voor beheerders

Begin met het instellen van je Pleo-account, zodat werknemers direct kunnen uitgeven en jij vanaf dag één uitgaven eenvoudig kunt volgen en exporteren.

Geld aan je rekening toevoegen

Schrijf saldo over naar je Pleo-account zodat je werknemers hun kaarten kunnen gebruiken zodra ze zijn uitgenodigd.

Goed om te weten: de eerste opwaardering kan een paar dagen langer duren, omdat ons verificatieteam je bron van saldo moet controleren. Zodra je bankrekening is geverifieerd, worden toekomstige opwaarderingen veel sneller verwerkt.

Configureer je boekhoudingsinstellingen

Stel je boekhoudconfiguratie in om ervoor te zorgen dat uitgaven correct worden gekoppeld aan de relevante grootboekrekeningen, btw-percentages en eventuele vereiste kostencentra. Volg de stappen in je boekhouding instellen met Pleo, je categorieën instellen, je labels instellen, tegenrekeningen configureren in Pleo en belastingcodes instellen

Nodig je team uit

Nodig je werknemers uit zodat zij toegang krijgen tot hun Pleo-kaarten en declaratiefunctionaliteit (indien van toepassing). Zie Gebruikersrollen uitnodigen, verwijderen of bijwerken in Pleo, en als je gebruikmaakt van declaraties, volg dan Sta zelf voorgeschoten uitgaven en kilometervergoedingen toe met declaraties.

Goed om te weten: begin eerst met een kleinere pilotgroep. Zo kun je je set-up aanpassen voordat je deze uitrolt naar de rest van de organisatie.

Kaarten bestellen en activeren

Bestel fysieke kaarten als dat nodig is. Werknemers hebben automatisch toegang tot hun virtuele kaarten zodra ze zijn ingelogd, en ze kunnen de kaarten toevoegen aan Apple Pay of Google Pay door Kaart toevoegen aan digitale wallet te volgen.

Voer je eerste echte transactie uit

Gebruik een Pleo-kaart of dien een uitgavenclaim in om de volledige flow te testen. Controleer je categorieën en labels, en pas je Boekhoudingsinstellingen aan als er iets verfijnd moet worden.

Voer je eerste maandafsluiting uit

Voltooi je eerste succesvolle export met behulp van Zo exporteer je uitgaven. Als je een boekhoudintegratie gebruikt, controleer dan of de uitgavengegevens correct zijn overgeschreven naar je boekhoudsysteem. Gebruik je een csv-export, zorg er dan voor dat het bestand alle vereiste uitgavengegevens bevat.

Controleer je goedkeuringsstromen (optioneel)

Stel goedkeuringsstromen in om ervoor te zorgen dat uitgaven worden beoordeeld door de juiste mensen in je organisatie (bijv. lijnmanagers, afdelingshoofden of projectmanagers).

Abonnementsbeheer configureren (optioneel)

Stel abonnementskaarten in om abonnementen en terugkerende leveranciersbetalingen efficiënt te beheren.