Checklist per l’onboarding dell’amministratore

Inizia configurando il tuo account Pleo così i dipendenti possono iniziare a spendere e tu puoi monitorare ed esportare le spese fin dal primo giorno.

Aggiungi denaro al tuo account

Trasferisci fondi nel tuo account Pleo, così i tuoi dipendenti avranno fondi disponibili per usare le loro carte una volta invitati.

Informazioni utili: la prima ricarica potrebbe richiedere qualche giorno in più, perché il nostro team di verifica deve convalidare la tua fonte dei fondi. Una volta verificato il tuo conto bancario, le ricariche future saranno elaborate molto più velocemente.

Configura la tua configurazione contabile

Configura la tua contabilità per assicurarti che le spese siano correttamente collegate ai relativi account G/L, alle aliquote IVA e agli eventuali centri di costo richiesti. Segui i passaggi in Configura la tua contabilità con Pleo, Come configurare le categorie, Come configurare i tag, Configura i conti in contropartita in Pleo e Come configurare i codici fiscali

Invita il tuo team

Invita i tuoi dipendenti così potranno accedere alle loro carte Pleo e alla funzione di rimborso (se disponibile). Dai un’occhiata a Come invitare, eliminare o aggiornare i ruoli utente in Pleo, e se usi i rimborsi consulta Consenti richieste di rimborso per spese di tasca propria e chilometraggio con Rimborsi.

Informazioni utili: inizia con un gruppo pilota più piccolo. Questo ti permette di perfezionare la configurazione prima di estenderla al resto dell’organizzazione.

Ordina e attiva carte

Ordina carte fisiche se necessario. I dipendenti avranno automaticamente accesso alle loro carte virtuali una volta effettuato l’accesso e potranno aggiungere le carte ad Apple Pay o Google Pay seguendo le indicazioni in Aggiungi la tua carta Pleo al portafoglio digitale.

Effettua la tua prima operazione reale

Usa una carta Pleo o invia una richiesta di rimborso spesa per testare tutto il processo. Controlla la configurazione delle categorie e dei tag, e modifica le impostazioni contabili se serve.

Esegui la prima chiusura di fine mese

Completa la tua prima esportazione utilizzando Come esportare le spese. Se stai usando un'integrazione contabile, conferma che i dati delle spese vengano trasferiti correttamente al tuo sistema contabile. Se utilizzi l'esportazione in CSV, assicurati che il file includa tutti i dati delle spese richiesti.

Rivedi i tuoi processi di approvazione (facoltativo)

Imposta i processi di approvazione per assicurarti che le spese vengano riviste dalle persone pertinenti nella tua organizzazione (ad es. line manager, capi reparti o project manager).

Configura la gestione degli abbonamenti (opzionale)

Configura le carte fornitori per gestire in modo efficiente abbonamenti e pagamenti ricorrenti ai fornitori.