Järjestelmänvalvojan perehdytystä koskeva tarkistuslista

Aloita määrittämällä Pleo-tilisi, jotta työntekijät voivat aloittaa kulujen tekemisen ja voit seurata sekä viedä kulut luottavaisin mielin heti ensimmäisestä päivästä alkaen.

Lisää rahaa tilillesi

Siirrä varoja Pleo-tilillesi, jotta työntekijöilläsi on käytettävissä varoja korttiensa käyttöön, kun heidät kutsutaan mukaan.

Hyvä tietää: ensimmäinen lisäys voi kestää muutaman päivän pidempään, sillä tarkistustiimimme tarvitsee aikaa varojesi lähteen vahvistamiseen. Kun pankkitilisi on vahvistettu, tulevat lisäykset käsitellään paljon nopeammin.

Määritä tilin kirjanpitoasetukset

Ota käyttöön kirjanpidon asetukset, jotta kulut yhdistyvät oikein oikeisiin tileihin, arvonlisäverokantoihin ja tarvittaessa kustannuspaikkoihin. Noudata ohjeita kohdissa kirjanpidon käyttöönotto Pleossa, kategorioiden määrittäminen, luokkien määrittäminen, vastatilien määrittäminen Pleossa ja arvonlisäverotunnisteiden määrittäminen

Kutsu tiimisi

Kutsu työntekijöitä, jotta he voivat käyttää Pleo-kortteja ja kulukorvaus-ominaisuutta (jos se on käytössä). Katso, kuinka kutsua, poistaa tai päivittää käyttäjärooleja Pleossa. Jos käytät kulukorvauksia, noudata Käteismenojen ja kilometrikorvausten salliminen kulukorvausten avulla -kohdassa annettuja ohjeita.

Hyvä tietää: Aloita ensin pienemmällä pilottiryhmällä. Tämä auttaa sinua säätämään asetuksiasi ennen kuin otat ne käyttöön koko organisaatiossa.

Tilaa ja aktivoi kortteja

Tilaa fyysiset kortit tarvittaessa. Työntekijät saavat automaattisesti käyttöönsä virtuaaliset korttinsa kirjautumisen jälkeen, ja he voivat lisätä kortit Apple Payhin tai Google Payhin noudattamalla Lisää kortti digitaaliseen walletiin -kohdassa annettuja ohjeita.

Suorita ensimmäinen oikea tapahtumasi

Käytä Pleo-korttia tai tee kulukorvauspyyntö testataksesi koko prosessin alusta loppuun. Tarkista kululuokat ja tunnisteet sekä säädä kirjanpitoasetuksia tarvittaessa.

Suorita ensimmäinen kuukauden lopun prosessi

Tee ensimmäinen onnistunut vientisi noudattamalla ohjeita kulujen vientiin. Jos käytät kirjanpitointegraatiota, varmista, että kulutiedot siirtyvät oikein kirjanpitojärjestelmääsi. Jos käytät csv-vientiä, tarkista, että tiedosto sisältää kaikki tarvittavat kulutiedot.

Tarkista hyväksyntäpolkusi (valinnainen)

Määritä hyväksyntäpolut varmistaaksesi, että kulut tarkastetaan organisaatiossasi asianmukaisten henkilöiden toimesta (esim. esihenkilöt, osastopäälliköt tai projektipäälliköt).

Määritä tilausten hallinta (valinnainen)

Määritä käyttökohtaiset kortit hallinnoidaksesi tilauksia ja toistuvien myyjien maksuja tehokkaasti.