Checkliste zum Monatsende

Schließen Sie Ihre Finanzbücher schneller, indem Sie häufige Exportblocker verhindern, einen klaren Stichtag festlegen und saubere Daten von Pleo in Ihr Buchhaltungssystem exportieren.

1. Exportblocker verhindern

Dies sind die häufigsten Probleme, die das Monatsende verzögern. Gehen Sie sie an, bevor Sie etwas in die Export-Warteschlange. verschieben

1. Prüfen Sie auf fehlende Belege
   • Erinnern Sie Mitarbeiter:innen an Ihre interne Einreichungsfrist
   • Überprüfen Sie Ihren Freigabe-Flow, um sicherzustellen, dass die richtigen Personen rechtzeitig überprüfen können
   • Erwägen Sie bei Bedarf das automatische Einfrieren von Karten für Wiederholungstäter:innen (Verfügbarkeit abhängig von Tarif und Markt)
2. Korrigieren Sie fehlende oder falsche Ausgabendetails
   • Überprüfen Sie Ausgaben auf die richtige Kategorie, die richtigen Tags und Notizen
   • Wenn Kategorien häufig falsch sind, überprüfen Sie Ihre Kategorieeinrichtung, damit Mitarbeiter:innen die richtige Option finden können
   • Aktivieren Sie bei Bedarf Pflichtfelder unter Einstellungen → Einreichungsanforderungen
3. Überprüfen Sie Rückerstattungen und Rückbuchungen
   • Bestätigen Sie Ihr internes Buchungsvorgehen, damit Sie konsistent die richtigen Informationen exportieren
4. Klären Sie nicht konforme Ausgaben
   • Stellen Sie sicher, dass Ihre Richtlinien in Pleo eingerichtet sind
   • Fügen Sie Kontext hinzu und lösen Sie Ausnahmen vor dem Export, damit es während des Abschlusses keine offenen Fragen gibt
5. Bestätigen Sie, dass Rückerstattungen abgeschlossen sind
   • Wenn Sie Sperrung von Ausgabedaten für Privatauslagen verwenden, bestätigen Sie das Sperrdatum und kommunizieren Sie es klar an die Mitarbeiter:innen

2. Für den Export vorbereiten

1. Legen Sie einen monatlichen Stichtag mit Datum und Uhrzeit fest
   • Beispiel: erster Freitag des Monats um 23:59 Uhr
2. Bitten Sie Mitarbeiter:innen, Einreichungen vor dem Stichtag abzuschließen
   • Laden Sie fehlende Belege hoch
   • Fügen Sie Notizen hinzu, wählen Sie die richtige Kategorie aus und fügen Sie alle erforderlichen Tags hinzu
3. Schließen Sie alle Reviews und Freigabeprozesse ab
   • Stellen Sie sicher, dass Reviewer:innen ihre Prüfungen für Ausgaben und Eingangsrechnungen abgeschlossen haben (abhängig von Ihren Einstellungen)
4. Behandeln Sie Ausreißer und Ausnahmen
   • Persönliche Ausgaben
   • Ausgaben ohne Beleg (falls laut Richtlinie zulässig)
   • Alles, bei dem noch Details fehlen
5. Verschieben Sie bereite Positionen in die Export-Warteschlange
   • Lassen Sie Positionen dort, bis Sie den finalen Export durchführen

Gut zu wissen: Sie können Ausgaben in der Export-Warteschlange nicht bearbeiten, aber Sie können sie zurück in die Ausgabenübersicht verschieben, wenn Sie Änderungen vornehmen müssen.

3. In Ihr Buchhaltungssystem exportieren

1. Über die Schnittstelle exportieren
   • Verschieben Sie Positionen von der Export-Warteschlange zu Exportiert
   • Ihre Schnittstelle ordnet die Daten auf Grundlage Ihrer Konfiguration in Ihrem Buchhaltungssystem zu
2. Über CSV exportieren
   • Verschieben Sie Positionen von der Export-Warteschlange zu Exportiert
   • CSV-Datei und Belegordner herunterladen
   • Verwenden Sie Ihr konfiguriertes CSV-Format, um die manuelle Bearbeitung vor dem Hochladen zu minimieren

Sobald eine Ausgabe oder Eingangsrechnung exportiert ist, können Sie sie in Pleo nicht mehr bearbeiten – stellen Sie daher zuerst sicher, dass alles korrekt ist

4. Prüfungen nach dem Abschluss

Nach der Buchung in Ihrem Buchhaltungssystem:

• Gleichen Sie das Guthaben ab
• Speichern Sie Kopie Ihres CSV-Exports (falls relevant)
• Erfassen Sie etwaige Kontenabgleichs-Anpassungen
• Notieren Sie alle Ausnahmen, die Sie bearbeitet haben, damit der Abschluss im nächsten Monat schneller geht

5. Nächsten Monat einfacher machen

• Richten Sie eine wiederkehrende Erinnerung zur Monatsmitte für eine saubere Belegverwaltung ein.
• Vereinbaren Sie interne SLAs mit Mitarbeiter:innen und Reviewer:innen (zum Beispiel: Belege werden innerhalb von X Tagen eingereicht, Überprüfungen bis Datum X abgeschlossen).
• Verfolgen Sie wiederkehrende Probleme und beheben Sie die Ursachen (zum Beispiel: Richtlinien aktualisieren, Kategorie-Einrichtung verbessern, Freigabeprozesse anpassen).

FAQ

Was ist, wenn Mitarbeiter:innen Belege zu spät einreichen?

Entscheiden Sie, wie Sie mit verspäteten Einreichungen umgehen möchten, und wenden Sie die Regel konsequent an:

• Passen Sie den vorherigen Zeitraum in der Buchhaltung an (Journal-Eintrag)
• Verbuchen Sie die Ausgabe im nächsten Zeitraum

Was ist, wenn ich erneut exportieren muss?

Wenn Sie Zuordnungen ändern oder Positionen nach dem Export korrigieren, müssen Sie sie je nach internem Prozess möglicherweise in Ihrem Buchhaltungssystem stornieren und erneut buchen.