Überfällige Überprüfungen nachverfolgen

Wenn Ihr Unternehmen Freigabeprozesse (Überprüfungen) in Pleo nutzt, ist es sinnvoll, eine interne Genehmigungs-SLA (Service-Level-Agreement) festzulegen, damit Ausgaben nicht in der Warteschleife auf eine Überprüfung stecken bleiben. Dieser Artikel zeigt, wie Sie überfällige Überprüfungen erkennen, verstehen, was sie blockiert, und nachfassen können.

Ausgaben nachverfolgen, die auf eine Überprüfung warten

Gehen Sie in der Pleo-Web-Anwendung zu Überprüfen und suchen Sie nach Ausgaben, die noch den Status Überprüfung ausstehend aufweisen (oder den entsprechenden Status in Ihrem Workflow).

Definieren Sie intern, was „Überfällig“ bedeutet

Pleo setzt keinen allgemeinen Überprüfungs-Timer durch (zum Beispiel „nach 3 Tagen überfällig“), daher definieren Sie „Überfällig“ in der Regel auf Grundlage Ihres eigenen Prozesses, zum Beispiel:

• Wird noch überprüft nach X Werktagen
• Nicht vollständig überprüft vor dem Export am Monatsende

Hindernisse für die Überprüfung ermitteln

Wenn Überprüfungen regelmäßig überfällig sind, liegen die häufigsten Ursachen in der Einrichtung der Reviewer:innen, der Reihenfolge der stufenweisen Review oder in Schleifen durch „Details ausstehend“.

Prüfen Sie, ob die richtigen Reviewer:innen eingerichtet sind

Das Überprüfen kann je nach Ihrer Einrichtung auf verschiedenen Ebenen konfiguriert werden:

• Team-Review
• Tag-Review
• Company-Review

Prüfen Sie Folgendes, wenn eine Ausgabe „feststeckt“:

• Dem Team oder dem Tag der Ausgabe wurde kein:e Reviewer:in zugewiesen
• Grenzwerteinstellungen (Mindest-/Höchstbeträge), die die Ausgabe anders weiterleiten als erwartet
• Zu wenige zugewiesene Reviewer:innen, was einen Engpass erzeugt

Prüfen Sie, ob stufenweise Reviews aktiviert sind

Wenn Sie mehrere Überprüfungsebenen verwenden, können Stufenweise Reviews aktiviert werden, damit Team-/Tag-Überprüfungen vor dem Company-Review abgeschlossen werden.

Wenn stufenweise Reviews aktiviert sind, kann eine Ausgabe erst dann weiterbearbeitet werden, wenn der vorherige Schritt erledigt ist. Das bedeutet, dass eine „überfällige“ Überprüfung oft bereits auf der ersten Überprüfungsebene blockiert ist.

Prüfen Sie, ob Verzögerungen durch den Status „Details ausstehend“ entstehen

Wenn ein:e Reviewer:in eine Ausgabe als Details ausstehend markiert, bleibt sie Offen, bis der:die Karteninhaber:in sie aktualisiert und sie erneut überprüft wurde.

Überfällige Reviews nachverfolgen (empfohlener Workflow)

1) Interne Genehmigungs-SLA festlegen

Legen Sie fest, was „rechtzeitig“ für Ihr Unternehmen bedeutet. Zum Beispiel:

• „Team-/Tag-Reviewer genehmigen innerhalb von 2 Werktagen“
• „Alle Ausgaben müssen bis zum 3. Werktag des Monats vollständig überprüft sein“

2) Regelmäßig überprüfen und nachfassen

1. Überprüfen täglich prüfen (oder in dem von Ihnen gewählten Rhythmus)
2. Fragen Sie für alles Überfällige (basierend auf Ihrer internen SLA) bei folgenden Personen nach:
   • Dem:der zugewiesenen Reviewer:in (wenn die Ausgabe auf eine Überprüfung wartet)
   • Dem:der Karteninhaber:in (wenn die Ausgabe mit Details ausstehend markiert ist)

3) Gegebenenfalls die Überschreibung durch Admin nutzen

Wenn Sie Monatsabschlussprozesse entsperren müssen, können Admins Überprüfungen außer Kraft setzen, indem sie die Überprüfung von Ausgaben Ausgaben in Ausgaben oder Exportieren durchführen.

Fehlerbehebung

Ich kann die Ausgabe in der Überprüfung nicht finden

1. Bestätigen Sie, dass Freigabeprozesse (Überprüfungen) aktiviert und konfiguriert sind (Team-/Tag-/Company-Review)
2. Als Admin können Sie versuchen, die Ausgabe über Ausgaben oder Exportieren zu finden

Die falsche Person erhält die Überprüfungsanfrage

1. Überprüfen Sie, ob die Ausgabe über ein Tag verfügt, das die Tag-Review auslöst
2. Überprüfen Sie die Teamzugehörigkeit und die Einrichtung der Team-Review
3. Überprüfen Sie die Grenzwerte (Mindest-/Höchstbeträge) für Team- und Company-Reviewer:innen
4. Wenn stufenweise Reviews aktiviert sind, bestätigen Sie, auf welcher Review-Ebene die Ausgabe aktuell wartet

Überprüfungen sind immer überfällig

• Fügen Sie weitere Reviewer:innen hinzu, um Engpässe zu reduzieren
• Überprüfen Sie, ob stufenweise Reviews für Ihren Workflow notwendig sind
• Richten Sie Ihren Monatsabschluss an internen SLAs und wiederkehrenden Erinnerungen aus

Können Reviewer:innen ihre eigenen Ausgaben überprüfen?

Nein – Reviewer:innen können ihre eigenen Ausgaben nicht überprüfen (einschließlich Team- und Tag-Reviewer:innen).

Kann ich eine Ausgabe, die zu früh überprüft wurde, erneut öffnen?

Ja. Ein Admin oder ein:e Controller:in kann sie erneut öffnen, indem der Review-Status auf einen Status zurückgesetzt wird, mit dem Änderungen angefordert werden (zum Beispiel Details ausstehend).