Información general
Preparación
Conexión
Configuración
Exportar un gasto
Información general
La integración es compatible con todas las opciones de alojamiento de Odoo y las versiones 16 y 17 de Odoo
Características principales de la integración
- Los gastos (incluidos los recibos y otros adjuntos) de Pleo se exportan automáticamente a Odoo
- Los gastos exportados se pueden registrar de la siguiente manera:
- Asientos del libro diario o facturas de proveedores
- En estado de borrador o publicado automáticamente
- Los planes analíticos de Odoo se sincronizan con los grupos de etiquetas de Pleo
- Los impuestos de Odoo están sincronizados y siempre estarán actualizados en Pleo
- En Odoo, ve a Ajustes
- Haz clic en Opciones generales
- Accede a Gestionar usuarios
- Selecciona tu usuario
- Asegúrate de que las siguientes configuraciones estén aplicadas:
- En el campo Compañías permitidas, asegúrate de que estás asignado a todas las empresas. Si no estás asignado a una empresa de Odoo con la que deseas integrar Pleo, pide que te asignen.
- En el campo de Contabilidad, tu usuario debe estar asignado al grupo Contable o Asesor. Este rol es necesario para gestionar datos de contabilidad como libros diarios, facturas de proveedores, cuentas y cuentas analíticas.
- En el campo de Administración, tu usuario debe estar asignado al Grupo de configuración para acceder a opciones de configuración avanzadas, incluida la gestión de claves API.
Preparación
Generar clave API
- En Odoo, haz clic en tu perfil en la esquina superior derecha
- Selecciona Mi perfil
- Haz clic en Seguridad de la cuenta
- Dentro de Claves API haz clic en Nueva clave de API
- Introduce tu contraseña y confirma
- Introduce un nombre para la clave
- Haz clic en Generar clave
- Copia y guarda la clave API
Instala el módulo de empleados
- En Odoo, haz clic en Aplicaciones en la vista general del módulo
- Busca Empleados
- Haz clic en Instalar
- Sigue las instrucciones que aparecen en pantalla
Crear cuentas GL en Odoo
- En Odoo, ve a Contabilidad
- En Configuración, selecciona Contabilidad
- Haz clic en Nueva para crear una cuenta
- Crea las siguientes cuentas:
- Cuenta de Cartera de Pleo (con cualquier tipo): Esta cuenta representa tu Cartera de Pleo y es la fuente de fondos para tus gastos de Pleo
- Cuenta de gastos en efectivo de Pleo (con cualquier tipo): Esta cuenta se utiliza para supervisar los gastos en efectivo realizados por tus empleados
- Cuenta de contrapartida de Pleo para reembolsos externos (con cualquier tipo): Esta cuenta se usa para supervisar los reembolsos realizados fuera de Pleo
- Cuentas pendientes (con tipo Cuenta pendiente): Esta cuenta se usará para todos los gastos registrados como facturas de proveedor en Odoo para llevar un seguimiento de la responsabilidad del proveedor
Crear libros diarios en Odoo
- En Odoo, ve a Contabilidad
- En Configuración, selecciona Diarios
- Haz clic en Nuevo para añadir un libro diario
- Crea los siguientes libros diarios:
- Diario para gastos de tarjeta Pleo, con tipo Varios
- Facturas de proveedor: selecciona el tipo Compra y asigna la cuenta de cuentas por pagar que has configurado previamente como Cuenta de gastos predeterminada.
Conexión
- En Pleo, ve a Ajustes
- Haz clic en Contabilidad
- Busca Odoo
- Selecciona la integración de Odoo y haz clic en Continuar
- Autoriza la integración y elige la entidad de Pleo a la que te quieres conectar
- Añade los siguientes datos:
- Ubicación de la instancia: abre tu cuenta de Odoo en una nueva pestaña, copia su URL e introdúcela aquí; la URL debe comenzar con https y terminar con .com (por ejemplo, https://pleo-integration.odoo.com)
- Bases de datos: Introduce el nombre del dominio (para encontrar el nombre de la base de datos, consulta más abajo cómo hacerlo)
- Nombre de usuario: Introduce la dirección de e-mail del usuario que generó la clave API (paso 1)
- Clave API: introduce la Clave API guardada generada (paso 1)
- Haz clic en Comprobar
- Selecciona la empresa a la que quieres conectarte en Odoo
- Haz clic en Conectar
Encuentra el nombre de la base de datos de Odoo
Hay varias maneras de encontrar el nombre de tu base de datos de Odoo.
- En la esquina superior derecha, haz clic en el icono de usuario
- Selecciona Mis bases de datos
- El nombre de la base de datos se puede encontrar en la página recién abierta:
Nota: Si no aparece Mis bases de datos en el menú desplegable, sigue estos pasos.
Activar el modo desarrollador
- Ve a Ajustes
- Haz clic en Opciones generales
- En Herramientas de desarrollador, haz clic en Activar el modo desarrollador
Una vez activada, el nombre de la base de datos aparecerá debajo del icono del usuario:
Nota: Si activar el modo desarrollador tampoco ayuda, sigue estos pasos.
Usar Inspeccionar elemento
- Haz clic derecho en un área vacía de cualquier página en Odoo
- Selecciona Inspeccionar o Inspeccionar elemento
- Pulsa Ctrl + F (o Comando + F en Mac)
- Busca la palabra clave db
- En el código fuente HTML, puedes encontrar el nombre de la base de datos: será una palabra entre comillas después de db.
- Copia y pega el nombre de la base de datos en la configuración de la integración (db17 en nuestro ejemplo)
Configuración
Mapeo de cuentas
Si quieres que los gastos de tarjeta o los gastos en efectivo se registren como facturas de proveedor, activa el interruptor Modo de contabilidad. Asocia los libros diarios y cuentas creados en Odoo (paso 1).
Etiquetas
Si quieres que tus Planes analíticos se sincronicen con tus grupos de etiquetas de Pleo:
Impuestos
Si quieres que tus impuestos se sincronicen con tu integración de Pleo, usa el interruptor para Activar la sincronización de impuestos.
- Activa el interruptor para activar la sincronización de etiquetas
- Selecciona un Plan de análisis (utilizando el menú desplegable a la izquierda)
- Selecciona un grupo de etiquetas de Pleo existente o crea uno nuevo (en el menú desplegable a la derecha)
- Repite el proceso si deseas sincronizar más planes de análisis (puedes sincronizar hasta 5 con Pleo)
- Haz clic en Sincronizar ahora
Exportar
- Sincronizar cola de exportación: establece con qué frecuencia comprobará la integración los gastos añadidos a la cola de exportación (se recomienda cada 5 minutos)
Ignorar las recargas de Cartera de Pleo: Si está habilitada esta opción, las transferencias de cartera no se registrarán en tu Odoo; si está deshabilitada, se registrarán como entradas del libro diario
- Exportar recibos de Odoo: si está activado, se exportarán los recibos y otros archivos adjuntos
- Exportar en estado borrador a Odoo: si está activado, los gastos se exportarán a Odoo en estado borrador en lugar de contabilizados
Categorías
- En Pleo, ve a Ajustes
- Haz clic en Contabilidad
- Selecciona Categorías
- Crear categorías
- Para cada categoría
- Añade los números de cuenta GL
- Elige un código de impuestos del menú desplegable
Exportar un gasto
Después de configurar las integraciones, es importante exportar un gasto para comprobar que la integración está configurada correctamente.
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