Aperçu
Préparation
Connexion
Configuration
Exporter une dépense
Aperçu
L’intégration prend en charge toutes les options d’hébergement Odoo ainsi que les versions 16 et 17 d’Odoo
Principales caractéristiques de l’intégration
- Les dépenses Pleo (y compris les reçus et autres pièces jointes) sont automatiquement exportées vers Odoo
- Les dépenses exportées peuvent être enregistrées en tant que :
- Les écritures de comptables ou les factures fournisseur
- Le statut de brouillon ou la publication automatique
- Les plans de suivi analytique d’Odoo sont synchronisés avec les groupes de tags Pleo
- Les taxes d’Odoo sont synchronisées et seront toujours à jour dans Pleo
- Dans Odoo, accédez aux Paramètres
- Cliquez sur Paramètres généraux
- Accédez à Gérer les utilisateurs
- Sélectionnez votre utilisateur
- Assurez-vous que les configurations suivantes sont en place :
- Dans le champ Sociétés autorisées, assurez-vous d’être assigné à toutes les entreprises. Si une entreprise Odoo avec laquelle vous souhaitez intégrer Pleo ne vous est pas assignée, veillez à ce qu’elle le soit.
- Dans le champ Comptabilité, votre utilisateur doit être assigné au groupe Comptable ou Conseiller. Ce rôle est nécessaire pour gérer les données comptables telles que les écritures comptables, les factures fournisseurs, les comptes et les comptes analytiques.
- Dans le champ Administration, votre utilisateur doit être assigné au groupe Paramètres pour accéder aux options de configuration avancées, y compris la gestion des clés API.
Préparation
Générer une clé API
- Dans Odoo, cliquez sur votre profil en haut à droite
- Sélectionnez Mon profil
- Cliquez sur Sécurité du compte
- Sous Clés API, cliquez sur Nouvelle clé API
- Saisissez votre mot de passe et confirmez
- Saisissez un nom de clé
- Cliquez sur Générer la clé
- Copiez et enregistrez la clé API
Installer le module des employés
- Dans Odoo, cliquez sur Applications dans l’aperçu du module
- Recherchez Employés
- Cliquez sur Installer
- Suivez les instructions à l’écran
Créer des comptes GL dans Odoo
- Dans Odoo, accédez à Comptabilité
- Sous Configuration, sélectionnez Comptes
- Cliquez sur Nouveau pour créer un compte
- Créez les comptes suivants :
- Compte du Portefeuille Pleo (tout type). Ce compte représente votre Portefeuille Pleo et contient l’argent utilisé pour vos dépenses Pleo
- Compte prélevé Pleo (tout type). Ce compte sert à suivre les notes de frais avancées par vos employés
- Compte de contrepartie Pleo pour les remboursements externes (tout type). Ce compte est utilisé pour suivre les remboursements effectués en dehors de Pleo
- Compte de Comptes à payer (type Payable). Ce compte servira pour toutes les dépenses enregistrées comme factures de fournisseur dans Odoo; et ce, afin d’effectuer le suivi de la responsabilité du fournisseur
Créer des journaux dans Odoo
- Dans Odoo, accédez à Comptabilité
- Sous Configuration, sélectionnez Journaux
- Cliquez sur Nouveau pour ajouter un journal
- Créez les journaux suivants :
- Journal des dépenses de carte Pleo – type Divers
- Factures fournisseur : avec le type Achat et définit le compte Comptes Payables créé au cours de l’étape précédente comme Compte de charges
Connexion
- Dans Pleo, allez dans Paramètres
- Cliquez sur Comptabilité
- Recherchez Odoo
- Sélectionnez l’intégration Odoo et cliquez sur Continuer
- Autorisez l’intégration et choisissez l’entité Pleo à laquelle vous vous connectez
- Ajoutez les informations suivantes :
- Emplacement de l’instance : ouvrez votre compte Odoo dans un nouvel onglet, copiez son URL et saisissez-la ici : l’URL doit commencer par https et se terminer par .com (par exemple https://pleo-integration.odoo.com)
- Base de données : saisissez le nom de domaine (pour trouver le nom de la base de données, voir la marche à suivre ci-dessous)
- Nom d’utilisateur : saisissez l’adresse e-mail de l’utilisateur qui a généré la clé API (étape 1)
- Clé API : saisissez la clé API enregistrée qui a été générée (étape 1)
- Cliquez sur Vérifier
- Sélectionnez une entreprise à laquelle vous souhaitez vous connecter dans Odoo
- Cliquez sur Connecter
Trouvez le nom de la base de données Odoo
Il existe plusieurs façons de trouver le nom de votre base de données Odoo.
- Cliquez sur l’icône utilisateur en haut à droite
- Sélectionnez Mes bases de données
- Le nom de la base de données se trouve sur la page qui vient de s’ouvrir :
Commentaire : si Mes bases de données n’apparaît pas dans le menu déroulant, suivez les étapes suivantes.
Activation du mode développeur
- Rendez-vous dans Paramètres
- Cliquez sur Paramètres généraux
- Dans Outils de développement, cliquez sur Activer le mode développeur
Une fois l’activation effectuée, le nom de la base de données apparaîtra sous l’icône utilisateur :
Commentaire : si l’activation du mode développeur n’a rien changé non plus, suivez les étapes suivantes.
Utilisation de la fonctionnalité Inspecter l’élément
- Effectuez un clic droit sur une zone vide de n’importe quelle page sur Odoo
- Sélectionnez Inspecter ou Inspecter l’élément
- Appuyez sur Ctrl + F (ou Commande + F sur Mac)
- Recherchez le mot-clé db
- Dans le code source HTML, vous pouvez trouver le nom de la base de données : il s’agira d’un mot entre guillemets après « db ».
- Copiez et collez le nom de la base de données dans la configuration de l’intégration (db17 dans l’exemple de la capture d’écran)
Configuration
Cartographie des comptes
Si vous souhaitez que les dépenses par carte et/ou les notes de frais soient enregistrées comme des factures de fournisseurs, activez le bouton Mode de comptabilité. Associez les journaux et comptes créés dans Odoo (étape 1).
Tags
Si vous souhaitez que vos plans de suivi analytique soient synchronisés avec vos groupes de tags Pleo :
Taxes
Si vous souhaitez que vos taxes soient synchronisées avec votre intégration Pleo, activez le bouton pour Activer la synchronisation des taxes.
- Activez le bouton pour Activer la synchronisation des tags
- Sélectionnez un Plan de suivi analytique (en utilisant un menu déroulant à gauche)
- Sélectionnez un groupe de tags Pleo existant ou créez-en un nouveau (dans le menu déroulant à droite)
- Répétez le processus si vous souhaitez synchroniser davantage de Plans de suivi analytique (vous pouvez en synchroniser jusqu’à 5 avec Pleo)
- Cliquez sur Synchroniser maintenant
Exportation
- Synchronisation de la file d’attente d’exportation : définissez la fréquence à laquelle l’intégration vérifiera les dépenses ajoutées à la file d’attente d’exportation (nous recommandons 5 minutes)
Ignorer les recharges du Portefeuille Pleo : si cette fonctionnalité est activée, les virements du portefeuille ne seront pas enregistrés dans votre compte Odoo ; si elle est désactivée, ils seront enregistrés en tant qu’écritures comptables
- Reçus des exportations Odoo : si cette option est activée, les reçus et autres pièces jointes seront exportés vers
- Exportation Odoo en mode brouillon : si cette option est activée, les dépenses seront exportées vers Odoo en mode brouillon plutôt que d’être enregistrées
Catégories
- Dans Pleo, accédez aux Paramètres
- Cliquez sur Comptabilité
- Sélectionnez Catégories
- Créer des catégories
- Pour chaque catégorie
- Ajoutez les numéros de compte GL
- Choisissez un code TVA dans le menu déroulant
Exporter une dépense
Après avoir configuré les intégrations, il est important d’exporter une dépense pour vérifier si l’intégration est correctement configurée.
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