Cómo funciona el proceso de revisión y aprobación

A qué se aplican los procesos de aprobación

Según cómo lo tengas configurado, las revisiones pueden aplicarse a lo siguiente:

• Gastos con tarjeta
• Gastos por cuenta propia (gastos reembolsables + solicitudes de kilometraje)
• Facturas (si tu empresa utiliza facturas en Pleo)

Cómo funcionan las revisiones en Pleo

En Pleo, puedes configurar las revisiones en diferentes “niveles". Puedes usar un solo nivel o combinar varios:

• Revisión de equipo (aprobación del responsable): Un revisor aprueba los gastos según el equipo al que pertenece el empleado (normalmente el responsable del equipo).
• Revisión de etiqueta (aprobación del propietario del presupuesto o proyecto): Un revisor aprueba los gastos basados en etiquetas (por ejemplo: departamento, centro de coste, proyecto, cliente).
• Revisión de empresa (aprobación de finanzas): Los administradores financieros revisan los gastos para toda la empresa (normalmente como último paso).

Modelos habituales de proceso de aprobación

Modelo 1: Aprobación del responsable (revisión de equipo)

Ideal para: empresas que quieren que los responsables aprueben los gastos diarios de sus equipos.

Cómo funciona:

1. Un empleado realiza una compra o envía un gasto por cuenta propia o un gasto de kilometraje.
2. El revisor del equipo lo revisa (lo aprueba o solicita más detalles).
3. Si se aprueba, el gasto sigue su curso dentro de tu proceso (por ejemplo, queda listo para el reembolso o para la exportación).

Modelo 2: Aprobación del propietario del presupuesto (revisión de etiqueta)

Ideal para: empresas que quieren que las aprobaciones sigan presupuestos, proyectos o departamentos.

Cómo funciona:

1. El empleado añade la etiqueta correspondiente al gasto.
2. El gasto se asigna a la persona responsable de la revisión de etiqueta.
3. El revisor de la etiqueta revisa el gasto.

La revisión de etiqueta resulta especialmente útil cuando varios equipos colaboran en el mismo proyecto o cuando el gasto debe aprobarlo alguien que no es el responsable directo del empleado. Leer más: Cómo configurar tus etiquetas

Modelo 3: Aprobación de finanzas (revisión de empresa)

Ideal para: empresas que quieren que el equipo de finanzas apruebe el gasto de forma centralizada para garantizar el cumplimiento de políticas y la calidad de la contabilidad.

Cómo funciona:

1. Un empleado realiza una compra o envía un gasto por cuenta propia o un gasto de kilometraje.
2. Los administradores de finanzas seleccionados aprueban el gasto (o solicitan cambios).

Modelo 4: Aprobaciones combinadas (revisiones escalonadas: equipo/etiqueta → finanzas)

Ideal para: empresas que quieren tener el contexto del responsable o del propietario del presupuesto, y una validación final por parte de finanzas.

Cómo funciona:

1. Los gastos enviados pasan primero por la revisión de equipo o de etiqueta.
2. Si se aprueban, pasan a la revisión de empresa (finanzas).

Para garantizar el orden (y evitar que finanzas revise antes que equipo o etiqueta), activa las revisiones escalonadas.

Cómo encaja la revisión de etiqueta en los modelos habituales

La revisión de etiqueta se utiliza normalmente cuando la aprobación debe depender de para qué es el gasto (por ejemplo, un proyecto o un departamento), y no de quién lo ha realizado.

Por ejemplo:

• El propietario del proyecto aprueba el gasto etiquetado para su proyecto.
• El responsable de departamento aprueba el gasto etiquetado para su centro de coste.

A diferencia de la revisión de equipo, la revisión de etiqueta puede ser una buena opción cuando una misma persona realiza gastos para varios equipos o proyectos y la aprobación debe seguir el propietario del presupuesto.

Cómo funcionan juntas la revisión de equipo y la revisión de etiqueta (la revisión de etiqueta prevalece sobre la revisión de equipo)

Si utilizas tanto la revisión de equipo como la revisión de etiqueta, la revisión de etiqueta prevalece sobre la de equipo. En la práctica, esto significa lo siguiente:

• Si un gasto no tiene etiqueta, sigue la revisión de equipo y se envía a la persona revisora asignada al equipo del empleado.
• Si un gasto tiene etiqueta, sigue la revisión de etiqueta y se envía a la persona revisora asignada a esa etiqueta (por ejemplo, el propietario del presupuesto).

Qué ocurre si falta información

• Si un gasto no tiene la información necesaria para aprobarlo, el revisor puede solicitar cambios y marcarlo como “se necesitan detalles” en lugar de aprobarlo directamente.
• Cuando el revisor marca el gasto como pendiente de detalles, quien ha realizado el gasto recibe una notificación instantánea en la aplicación de Pleo para que añada los datos que faltan.

Cómo encajan las facturas en la configuración de revisiones

Si tu empresa utiliza facturas en Pleo, estas pueden seguir la misma configuración de revisiones (revisión de equipo, de etiqueta o de empresa).

Si quieres una guía paso a paso específica para facturas, consulta Pagar una factura de un proveedor

Preguntas frecuentes

¿Puede alguien aprobar sus propios gastos?

No. Los revisores no pueden aprobar sus propios gastos.

¿Dónde aparecen las aprobaciones?

Los revisores verán la pestaña Revisar en Pleo. En la aplicación móvil, se muestra con el icono de un ojo. Los gastos pendientes de revisión aparecerán en esa pestaña.

¿Cómo se avisa a los revisores?

Cuando un gasto esté listo para revisar, los revisores lo verán en la pestaña Revisar.

Para ayudar a los revisores a gestionar los elementos pendientes, Pleo también envía recordatorios por correo electrónico y notificaciones push a quienes tengan revisiones pendientes.

Estas notificaciones se envían semanalmente, los lunes y los jueves. Es una configuración predeterminada que no se puede modificar.

¿Pueden los administradores intervenir en las revisiones?

Sí. Los administradores pueden intervenir revisando los gastos desde Gastos o Exportar.