Lista de comprobación para empezar como administrador

Empieza configurando tu cuenta de Pleo para que el equipo pueda empezar a realizar gastos y puedas hacer seguimiento y exportarlos desde el primer día.

Añadir dinero a tu cuenta

Transfiere fondos a tu cuenta de Pleo para que tus empleados tengan fondos disponibles y puedan usar sus tarjetas una vez que los hayas invitado.

Información útil: La primera recarga puede tardar unos días más, ya que el equipo de verificación tiene que validar la fuente de los fondos. Una vez que se verifique tu cuenta bancaria, las siguientes recargas se procesarán mucho más rápido.

Configurar los ajustes de contabilidad

Configura la contabilidad para asegurarte de que los gastos se vinculan correctamente con las cuentas contables, los tipos de IVA y los centros de coste necesarios. Sigue los pasos que aparecen en configura tu contabilidad con Pleo, cómo configurar tus categorías, cómo configurar tus etiquetas, configura cuentas de contrapartida en Pleo y cómo configurar tus códigos de impuestos

Invitar a tu equipo

Invita a tus empleados para que puedan acceder a sus tarjetas Pleo y a la función de reembolso (si corresponde). Consulta Invitar, eliminar o actualizar roles de usuario en Pleo y, si usas reembolsos, sigue Permitir los gastos por cuenta propia y las solicitudes de kilometraje con reembolsos.

Información útil: Empieza primero con un grupo piloto más reducido. Así podrás ajustar la configuración antes de implementarla en el resto de la organización.

Pedir y activar tarjetas

Pide tarjetas físicas si lo necesitas. Los empleados tendrán acceso automáticamente a sus tarjetas virtuales una vez que inicien sesión, y podrán añadirlas a Apple Pay o Google Pay siguiendo Añadir tarjeta a la cartera digital.

Realizar tu primera transacción real

Usa una tarjeta Pleo o presenta una solicitud de reembolso para probar el proceso de principio a fin. Revisa la configuración de categorías y etiquetas y modifica los ajustes de contabilidad si es necesario.

Realizar el primer cierre de mes

Realiza tu primera exportación correctamente siguiendo las instrucciones de Cómo exportar gastos. Si utilizas una integración de contabilidad, verifica que los datos de gastos se transfieran correctamente a tu programa de contabilidad. Si usas la exportación en CSV, asegúrate de que el archivo incluya todos los datos de gastos necesarios.

Revisar los procesos de aprobación (opcional)

Configura los procesos de aprobación para asegurarte de que los gastos los revisan las personas adecuadas de tu organización (por ejemplo, responsables de equipo, directores de departamento o responsables de proyecto).

Configurar la gestión de suscripciones (opcional)

Configura tarjetas para proveedores para gestionar suscripciones y pagos a proveedores recurrentes de forma eficiente.