Evitar entradas de contabilidad duplicadas

Las entradas duplicadas suelen producirse cuando los mismos gastos de Pleo se exportan (o importan) más de una vez, por ejemplo, mediante una combinación de una exportación de Pleo y una conexión bancaria, o volviendo a exportar tras realizar cambios. Esta guía explica las causas más habituales y cómo prevenirlas.

Por qué se producen duplicados

1) El mismo gasto se importa a través de dos rutas diferentes

Esto suele ocurrir cuando:

• exportas gastos desde Pleo e
• importas las mismas transacciones de tarjeta a tu programa de contabilidad mediante una conexión bancaria (u otra conexión)

Resultado: Terminas con dos versiones del mismo gasto en tu programa de contabilidad.

2) Los gastos se exportan más de una vez

Según el programa de contabilidad o la integración, pueden producirse duplicados si:

• vuelves a exportar elementos que ya se habían exportado
• importas dos veces el mismo archivo de exportación
• vuelves a ejecutar una importación después de cambiar las asignaciones, sin limpiar la importación anterior en el programa de contabilidad

3) Has cambiado las asignaciones o los ajustes y has vuelto a exportar para “corregir” datos que faltaban

Si una exportación ha fallado o faltaban datos (por ejemplo, debido a cambios en las asignaciones), puede resultar tentador exportar de nuevo.

En algunos sistemas, volver a exportar crea una nueva entrada en lugar de actualizar la original, lo que puede generar duplicados.

Cómo evitar entradas duplicadas

1) Utiliza una sola fuente de información en tu programa de contabilidad

Decide cómo deben llegar los gastos de Pleo a la contabilidad y mantén un único método de incorporación.

• Si exportas gastos desde Pleo (mediante integración o archivo), plantéate excluir esas mismas transacciones de tu flujo de trabajo basado en conexiones bancarias (cómo hacerlo depende de tu programa de contabilidad).
• Si tu programa de contabilidad debe usar conexiones bancarias, aclara si los gastos exportados desde Pleo deben seguir importándose (en la mayoría de los casos, evita usar ambos).

2) Evita importar el mismo archivo dos veces (exportaciones personalizadas)

Si exportas archivos de Excel/CSV desde Pleo:

1. Guarda las exportaciones en una carpeta dedicada (por ejemplo, “Exportaciones de Pleo – julio de 2026”)
2. Pon nombres claros a los archivos (incluye la fecha/hora de exportación y el periodo)
3. Antes de importar, confirma que ese archivo no se haya importado ya
4. Si necesitas repetir una importación, elimina o revierte primero la importación anterior en tu programa de contabilidad (si tu sistema lo permite)

3) Ten cuidado al volver a exportar desde Pleo

Si faltan gastos o son incorrectos en tu programa de contabilidad:

• Primero, confirma si realmente faltan o solo se han registrado en un lugar inesperado (por ejemplo, en la cuenta equivocada o en el libro diario incorrecto).
• Si vuelves a exportar, comprueba si tu programa de contabilidad va a hacer lo siguiente:
  • actualizar una entrada existente o
  • crear una entrada nueva (lo que puede causar duplicados)

Si no lo sabes con seguridad, haz una prueba con un único gasto antes de volver a exportar un lote completo.

4) Establece un proceso claro de cierre de mes

Un proceso de cierre coherente ayuda a reducir las “correcciones” que dan lugar a exportaciones duplicadas.

• Establece una fecha límite para enviar recibos y codificarlos
• Realiza la exportación cuando el periodo esté listo
• Evita cambiar las asignaciones a mitad de la exportación (o documenta exactamente qué se ha cambiado y cuándo)

Si ya tienes duplicados

Si ya estás viendo duplicados, normalmente tendrás que hacer lo siguiente:

1. Identificar qué entradas están duplicadas (a menudo es más fácil comparando importe, fecha, comercio y campos de referencia).
2. Eliminar los duplicados en tu programa de contabilidad (Pleo no puede eliminar automáticamente entradas que ya existan en tu programa de contabilidad).
3. Corregir la causa principal (solapamiento con el historial bancario, importación o exportación repetidas).

Preguntas frecuentes

¿Puedo revertir una exportación desde Pleo?
Una vez que los gastos se han exportado, por lo general no puedes revertir la exportación por tu cuenta. Si tienes una exportación que deba revertirse, contacta con el soporte técnico (las posibilidades dependerán de la situación concreta y de la integración).

Uso Xero y veo duplicados, ¿qué debo hacer?
Si ves gastos duplicados en Xero, tendrás que eliminar manualmente los duplicados. Si sigue ocurriendo, contacta con el soporte técnico (esto puede estar relacionado con el comportamiento de exportación o con la configuración del historial bancario).