Cómo gestionar las devoluciones y devoluciones en las exportaciones de contabilidad

Gestiona los reembolsos y devoluciones de forma coherente en tu exportación de contabilidad para evitar problemas de conciliación, especialmente cuando la devolución llega en un período distinto al de la compra original.

Necesitas acceso como Administrador o Contable para exportar gastos.
Las devoluciones pueden aparecer después de que la compra original se haya exportado, según cuándo el comercio (o el esquema de la tarjeta) procese la reversión.
Decide tu enfoque interno de registro para (i) en qué período contabilizar las devoluciones (período original o período actual) y (ii) si las registras como transacciones separadas o las compensas contra el gasto original.

Entiende la diferencia: reversión vs. reembolso vs. devolución

Reversión (o pago anulado): El comercio cancela un pago con tarjeta después de que se haya autorizado, pero antes de que se liquide. Si se procesa la reversión, la transacción puede desaparecer de Gastos (y de las exportaciones) y dejará de ser un gasto final que contabilizar.
Reembolso: Un reembolso tiene lugar después de que un pago se haya liquidado y el comercio devuelve el dinero.
Devolución: Un proceso de disputa (normalmente a través de Mastercard) que se utiliza cuando una compra tiene que revertirse y el comercio no la resuelve, o en ciertos casos de error/fraude. Una devolución puede dar lugar a que los fondos se te devuelvan como devolución/devolución de cargo (el propio proceso de disputa se gestiona con Soporte).

Una vez que un gasto se ha exportado, no puede editarse en Pleo. Si necesitas cambiar cómo se ha registrado algo, normalmente tendrás que ajustarlo en tu programa de contabilidad.

Cómo afectan los reembolsos y devoluciones a tus exportaciones

Los reembolsos y devoluciones pueden generar problemas de conciliación si:

La compra original se exportó el mes pasado, pero el reembolso llega este mes.
Exportas reembolsos o devoluciones sin una regla interna clara de registro (cada contable las gestiona de forma diferente).
Tu programa de contabilidad espera que los reembolsos o devoluciones se registren de una forma específica (por ejemplo, importes positivos, importes negativos o un tipo de transacción separado).

Una práctica recomendada de cierre de mes es revisar explícitamente las devoluciones antes de exportar y confirmar que tu enfoque de registro sea coherente.

Exportar reembolsos y devoluciones desde Pleo

Exportar mediante integración

Si utilizas una integración de contabilidad, exporta desde Pleo como de costumbre:

Ve a Exportar → No exportado
Comprueba que los detalles de la transacción sean correctos (categoría, etiquetas, notas, códigos de impuestos)
Selecciona las transacciones que quieres exportar
Haz clic en Añadir a la cola de exportación
Ve a Cola de exportación
Selecciona las transacciones y haz clic en Exportar

Si una devolución llega después de que la compra original se haya exportado, puedes exportarla en tu siguiente ejecución de exportación. Asegúrate de que tu equipo de contabilidad sepa cómo registrarla (periodo actual o ajuste de periodo anterior).

Exportar mediante CSV (exportación personalizada)

Si exportas mediante CSV (incluidos formatos personalizados), seguirás el mismo proceso de exportación:

Ve a Exportar → No exportado
Selecciona las transacciones que están listas para exportar
Haz clic en Añadir a la cola de exportación
Ve a Cola de exportación
Haz clic en Exportar
Haz clic en Descargar archivo (si es necesario) y luego sube el archivo a tu programa de contabilidad

Enfoque de contabilidad recomendado (práctica recomendada)

Para evitar confusiones y facilitar la conciliación, muchos equipos de contabilidad prefieren lo siguiente:

Registrar la compra original con normalidad
Registrar la devolución como una transacción separada cuando se produzca
Conciliar ambas contra tu Cartera de Pleo/cuenta bancaria/cuenta de compensación

Esto facilita lo siguiente:

Saber cuándo se movió la liquidez
Explicar las diferencias entre periodos
Auditar todo el historial de la transacción

Escenarios comunes

La devolución llega en un mes distinto al de la compra original

Decidir un enfoque y usarlo de forma coherente:

Registrarlo en el mes actual, o
registrarlo de nuevo en el mes original (mediante un asiento de ajuste en el libro diario)

La clave es la coherencia (y ajustar todo con tu contable/auditor).

Sigues viendo una transacción “pendiente” que luego desaparece

Esto puede ser una reversión/anulación (autorizada, pero sin que se llegue a liquidar el saldo). Si se revierte, puede que no sea un gasto definitivo para exportar.

Solución de problemas

No encuentro ninguna devolución para exportar

Asegúrate de que estás buscando en Exportar → No exportado y usando filtros (fecha, importe, comercio)
Confirma que la transacción original ha liquidado saldo (solo puedes exportar transacciones que tengan el saldo ya liquidado)
Si crees que debería haberse producido una devolución pero aún no la ves, es posible que siga en tramitación

Necesito cambiar algo después de la exportación

Los gastos exportados no se pueden revertir en Pleo. Si hay que corregir algo, tendrás que:

Corregirlo en tu programa de contabilidad o
contactar con Soporte si crees que es necesario revertir una exportación