Näin tarkastus- ja hyväksyntäprosessi toimii

Mihin hyväksyntäpolkuja voidaan soveltaa

Asetuksistasi riippuen tarkastukset voivat koskea seuraavia asioita:

• Korttikulut
• Käteismenot (korvattavat kulut + kilometrikorvaus)
• Laskut (jos yritys käyttää laskuja Pleossa)

Miten tarkastukset toimivat Pleossa

Pleossa tarkastuksia voidaan asettaa eri tasoille. Voit käyttää yhtä tasoa tai yhdistellä useampia:

• Tiimin tarkastus (esihenkilön hyväksyntä): tarkastaja hyväksyy kulut tiimijäsenyyden perusteella (usein tiimipäällikkö)
• Luokkien tarkastukset (budjetin omistajan / projektivastaavan hyväksyntä): tarkastaja hyväksyy kulut luokkien perusteella (esimerkiksi: osasto, kustannuspaikka, projekti, asiakas)
• Yrityksen tarkastus (talousosaston hyväksyntä): taloushallinnon työntekijät tarkastavat kulut yritystasolla (usein viimeisenä vaiheena)

Yleiset hyväksyntäpolkumallit

Malli 1: esihenkilön hyväksyntä (tiimin tarkastus)

Kohderyhmä: yritykset, jotka haluavat esihenkilöiden hyväksyvän tiimiensä päivittäiset kulut.

Näin se toimii:

1. Työntekijä tekee ostoksen tai lähettää käteismenon tai kilometrikorvauksen
2. Tiimin tarkastaja tarkastaa kulun (hyväksyy sen tai pyytää lisätietoja)
3. Hyväksynnän jälkeen kulu siirtyy eteenpäin prosessissa (esimerkiksi kulukorvausta ja/tai vientiä varten)

Malli 2: budjetin omistajan hyväksyntä (luokkien tarkastus)

Kohderyhmä: yritykset, jotka haluavat hyväksyntöjen perustuvan budjettiin, projekteihin tai osastoihin.

Näin se toimii:

1. Työntekijä lisää oikean luokan kululle
2. Kulu ohjataan asianomaiselle luokkien tarkastajalle
3. Luokkien tarkastaja tarkastaa sen

Luokkien tarkastukset ovat erityisen hyödyllisiä, kun useat tiimit työskentelevät saman projektin parissa tai kun kulujen hyväksyntä vaatii jonkun muun kuin työntekijän esihenkilön hyväksynnän. Lue lisää: Luokkien määrittäminen

Malli 3: talousosaston hyväksyntä (yrityksen tarkastus)

Kohderyhmä: yritykset, jotka haluavat, että talousosasto hyväksyy kulut keskitetysti käytäntöjen noudattamisen ja kirjanpidon laadun varmistamiseksi.

Näin se toimii:

1. Työntekijä tekee ostoksen tai lähettää käteismenon tai kilometrikorvauksen
2. Valitut taloushallinnon työntekijät hyväksyvät kulun (tai pyytävät siihen muutoksia)

Malli 4: yhdistetyt hyväksynnät (peräkkäiset tarkastukset: tiimi/luokat → talousosasto)

Kohderyhmä: yritykset, jotka haluavat esihenkilön ja/tai budjetin omistajan näkemyksen sekä lopullisen talousosaston tarkistuksen.

Näin se toimii:

1. Lähetetyt kulut menevät ensin tiimin tai luokkien tarkastukseen
2. Hyväksynnän jälkeen kulu siirtyy yrityksen tarkastukseen (talousosasto)

Jos haluat varmistaa oikean järjestyksen (ettei talousosasto tarkasta kulua ennen tiimien/luokkien tarkastajia), ota käyttöön peräkkäiset tarkastukset.

Miten luokkien tarkastukset sopivat yleisiin hyväksyntämalleihin

Luokkien tarkastukset ovat tyypillisesti käytössä silloin, kun hyväksyntä riippuu siitä, mihin kulutus liittyy (esim. projekti tai osasto), eikä siitä, kuka summan käytti.

Esimerkiksi:

• Projektivastaava hyväksyy projektiin liitetyt kulut
• Osaston johtaja hyväksyy kustannuspaikkaan liitetyt kulut

Toisin kuin tiimin tarkastukset, luokkien tarkastukset voivat olla hyvä vaihtoehto silloin, kun henkilöt käyttävät varoja useiden tiimien/projektien välillä ja hyväksynnät täytyy tehdä budjetin omistajan mukaan.

Miten tiimin tarkastus ja luokan tarkastus toimivat yhdessä (luokan tarkastus ohittaa tiimin tarkastuksen)

Jos käytät sekä tiimin tarkastusta että luokan tarkastusta, luokkien tarkastus voi ohittaa tiimin tarkastuksen. Käytännössä tämä tarkoittaa, että:

• Jos kulu ei ole luokiteltu, se siirtyy tiimin tarkastukseen ja lähetetään työntekijän tiimille nimetylle tarkastajalle
• Jos kulu on luokiteltu, se siirtyy luokan tarkastukseen ja lähetetään kyseiselle luokalle määritetylle tarkastajalle (esimerkiksi budjetin omistajalle)

Mitä tapahtuu, jos jotakin puuttuu

• Jos kululta puuttuvat hyväksymiseen tarvittavat tiedot, tarkastaja voi pyytää muutoksia ja merkitä kulun tarvitsevan lisätietoja sen sijaan, että hyväksyy sen heti.
• Kun tarkastaja merkitsee kulun vaativan lisätietoja, käyttäjälle lähetetään Pleo-sovelluksessa välitön ilmoitus, joka muistuttaa puuttuvien tietojen lisäämisestä.

Miten laskut sopivat tarkastusprosessiin

Jos yrityksesi käyttää laskuja Pleossa, laskut voidaan ohjata saman määritetyn tarkastuskäytännön mukaisesti (tiimin, luokkien ja/tai yrityksen tarkastus).

Löydät laskuja koskevat vaiheittaiset ohjeet kohdasta Toimittajan laskun maksaminen

USEIN KYSYTTYÄ

Voiko tarkastaja hyväksyä omat kulunsa?

Ei. Tarkastajat eivät voi hyväksyä omia kulujaan.

Missä hyväksynnät näkyvät?

Tarkastajat näkevät Pleossa Tarkasta-välilehden. Mobiilisovelluksessa tämä näkyy silmäkuvakkeena. Tarkastettavat kulut näkyvät Tarkasta-välilehdellä.

Miten tarkastajat saavat ilmoituksen?

Kun kulu on tarkastettavana, tarkastaja näkee sen Tarkasta-välilehdellä.

Jotta tarkastajat pysyvät ajan tasalla avoimista tehtävistä, Pleo lähettää muistutussähköposteja ja push-ilmoituksia niille, joilla on odottavia tarkastuksia.

Nämä ilmoitukset lähetetään viikoittain maanantaisin ja torstaisin. Tämä on oletusasetus, jota ei voi muokata.

Voivatko järjestelmänvalvojat ohittaa tarkastuksia?

Kyllä. järjestelmänvalvojat voivat ohittaa tarkastukset tarkastamalla kulut Kulut- tai Vienti-osion kautta.