Kuun lopun tarkistuslista

Nopeuta tilinpäätöstä poistamalla yleiset viennin esteet, määrittämällä selkeän määräpäivän ja viemällä puhtaat tiedot Pleosta kirjanpitojärjestelmääsi.

1. Poista viennin esteet

Nämä ovat yleisimmät kuun loppua viivästyttävät ongelmat. Ratkaise ne ennen kuin siirrät mitään vientijonoon.

1. Tarkista puuttuvat kuitit
   • Muistuta työntekijöitä sisäisestä viimeisestä lähetyspäivästä
   • Tarkista hyväksyntäpolku, jotta oikeat henkilöt voivat tarkastaa kulut ajoissa
   • Tarvittaessa harkitse kortin automaattista jäädytystä, jos rikkomukset toistuvat (saatavuus riippuu sopimuksesta ja markkina-alueesta)
2. Korjaa puuttuvat tai virheelliset kulutiedot
   • Tarkista kuluista oikea kategoria, luokat ja huomautus
   • Jos kategoriat ovat usein vääriä, tarkista kategoriamääritykset, jotta työntekijät löytävät oikean vaihtoehdon
   • Ota tarvittaessa käyttöön pakolliset kentät kohdasta Asetukset → Lähetysvaatimukset
3. Tarkista maksujen palautukset ja takaisinveloitukset
   • Vahvista sisäinen kirjauskäytäntösi, jotta viet oikeat tiedot johdonmukaisesti
4. Ratkaise käytäntöjen vastainen kulutus
   • Varmista, että käytännöt on määritetty Pleossa
   • Lisää konteksti ja ratkaise poikkeukset ennen vientiä, jotta sulkemisvaiheessa ei jää avoimia kysymyksiä
5. Varmista, että kulukorvaukset on tehty loppuun
   • Jos käytät Kulun päivämäärän lukitusta käteismenoihin, vahvista lukituksen päivämäärä ja viesti siitä selkeästi työntekijöille

2. Valmistele vientiä varten

1. Aseta kuukausittainen määräpäivä ja -aika
   • Esimerkki: kuukauden ensimmäinen perjantai klo 23.59
2. Pyydä työntekijöitä viimeistelemään lähetykset ennen määräpäivää
   • Lataa puuttuvat kuitit
   • Lisää huomautukset, valitse oikea kategoria ja lisää tarvittavat luokat
3. Suorita kaikki tarkastukset ja hyväksynnät loppuun
   • Varmista, että tarkastajat ovat viimeistelleet kulujen ja laskujen tarkastukset (asetuksistasi riippuen)
4. Käsittele poikkeamat ja poikkeustapaukset
   • Henkilökohtainen kulutus
   • Kulut ilman kuittia (jos käytäntö sallii)
   • Kaikki, joista puuttuu edelleen tietoja
5. Siirrä valmiit nimikkeet vientijonoon
   • Pidä nimikkeet siellä, kunnes teet lopullisen viennin

Hyvä tietää: et voi muokata kuluja vientijonossa, mutta voit siirtää ne takaisin kohtaan Viemättä, jos sinun täytyy tehdä muutoksia.

3. Vie kirjanpitojärjestelmääsi

1. Vie integraation kautta
   • Siirrä nimikkeet vientijonosta kohtaan Viety
   • Integraatiosi kohdistaa tiedot kirjanpitojärjestelmääsi konfiguraatiosi perusteella
2. Vie CSV:n avulla
   • Siirrä nimikkeet vientijonosta kohtaan Viety
   • Lataa CSV-tiedosto ja kuittikansio
   • Käytä määritettyä CSV-muotoa minimoidaksesi manuaalisen muokkauksen ennen latausta

Kun kulu tai lasku on Viety, et voi muokata sitä Pleossa, joten varmista ensin, että kaikki on oikein

4. Sulkemisen jälkeiset tarkistukset

Kun kirjaukset on tehty kirjanpitojärjestelmääsi:

• Täsmäytä saldot
• Tallenna kopio CSV-viennistä (jos tarpeen)
• Kirjaa kaikki täsmäytyksen oikaisut
• Merkitse muistiin kaikki poikkeukset, jotka käsittelit, jotta seuraavan kuukauden sulkeminen on nopeampaa

5. Helpota seuraavaa kuukautta

• Aseta toistuva kuun puolivälin muistutus kuittien hallinnasta.
• Sovi sisäiset palvelutasosopimukset työntekijöiden ja tarkastajien kanssa (esimerkiksi: kuitit toimitettu X päivän kuluessa, tarkastukset valmiina X päivään mennessä).
• Seuraa toistuvia ongelmia ja puutu juurisyihin (esimerkiksi: päivitä käytäntöjä, paranna kategorialuokitusta, säädä hyväksyntöjä).

USEIN KYSYTTYÄ

Entä jos työntekijät toimittavat kuitit myöhässä?

Päätä, miten haluat käsitellä myöhästyneet toimitukset, ja sovella sääntöä johdonmukaisesti:

• Tee oikaisu edelliseen kauteen kirjanpidossa (päiväkirjamerkintä)
• Kirjaa kulu seuraavalle kaudelle

Entä jos minun täytyy viedä uudelleen?

Jos muutat kohdistuksia tai korjaat nimikkeitä viennin jälkeen, saatat joutua perumaan ja kirjaamaan ne uudelleen kirjanpitojärjestelmässäsi sisäisen prosessinne mukaisesti.