Miten vältät kaksoiskappaleet kirjanpitojärjestelmässä

Kaksoiskappaleet syntyvät yleensä, kun samat Pleo-kulut viedään (tai tuodaan) useammin kuin kerran – esimerkiksi yhdistelmänä Pleo-viennistä ja pankkisyötteestä tai uudelleenviennin seurauksena muutosten jälkeen. Tässä oppaassa kerrotaan yleisimmät syyt ja miten voit ehkäistä niitä.

Miksi kaksoiskappaleita syntyy

1) Sama kulu tuodaan kahden eri reitin kautta

Tämä tapahtuu tyypillisesti, kun:

• viet kulut Pleosta ja
• viet samat korttitapahtumat kirjanpitojärjestelmääsi pankkisyötteen (tai muun yhteyden) kautta

Seurauksena sinulla on kirjanpitojärjestelmässäsi kaksi versiota samasta kulusta.

2) Kuluja viedään useammin kuin kerran

Kirjanpitojärjestelmästäsi/integraatiosta riippuen kaksoiskappaleita voi syntyä, jos:

• viet uudelleen nimikkeitä, jotka on jo viety
• tuot saman vientitiedoston kahdesti
• suoritat tuonnin uudelleen kartoitusten muuttamisen jälkeen poistamatta edellistä tuontia kirjanpitojärjestelmästä

3) Muutit kartoituksia/asetuksia ja suoritit viennin uudelleen ”korjataksesi” puuttuvat tiedot

Jos vienti epäonnistui tai tietoja puuttui (esimerkiksi kartoitusmuutosten vuoksi), voi olla houkuttelevaa viedä tiedot uudelleen.

Joissakin järjestelmissä uudelleenvienti luo uuden merkinnän alkuperäisen päivittämisen sijaan – mikä voi synnyttää kaksoiskappaleita.

Näin vältät kaksoiskappaleet

1) Käytä yhtä pääasiallista tietolähdettä kirjanpitojärjestelmässäsi

Päätä, mitä reittiä Pleo-kulujen tulee siirtyä kirjanpitoon, ja pitäydy yhdessä reitissä.

• Jos viet kulut Pleosta (integraation tai tiedoston kautta), harkitse samojen maksutapahtumien poisjättämistä pankkisyöteperusteisesta työnkulustasi (tapa, jolla tämä tehdään, riippuu kirjanpitojärjestelmästäsi).
• Jos kirjanpitojärjestelmäsi täytyy käyttää pankkisyötteitä, sovi, pitääkö Pleosta vietyjä kuluja silti tuoda järjestelmään (useimmissa tapauksissa: vältä molempien käyttämistä yhtä aikaa).

2) Vältä saman tiedoston tuomista kahdesti (mukautetut viennit)

Jos viet Excel-/csv-tiedostoja Pleosta:

1. Tallenna viennit omaan kansioon (esimerkiksi ”Pleo-viennit – heinäkuu 2026”)
2. Nimeä tiedostot selkeästi (sisällytä vientipäivä/-aika ja jakso)
3. Vahvista ennen tuontia, ettei tiedostoa ole jo tuotu
4. Jos sinun täytyy suorittaa tuonti uudelleen, poista tai peru edellinen tuonti ensin kirjanpitojärjestelmässäsi (jos järjestelmäsi tukee tätä)

3) Ole varovainen viedessäsi uudelleen Pleosta

Jos kulut puuttuvat tai ovat virheellisiä kirjanpitojärjestelmässäsi:

• Varmista ensin, puuttuvatko ne todella vai onko ne vain kirjattu odottamattomaan paikkaan (esimerkiksi väärälle tilille tai väärään päiväkirjaan)
• Jos suoritat viennin uudelleen, tarkista, tekeekö kirjanpitojärjestelmäsi seuraavan:
  • päivittää olemassa olevan merkinnän vai
  • luo uuden merkinnän (mikä voi aiheuttaa kaksoiskappaleita)

Jos et ole varma, testaa ensin yhdellä kululla ennen kuin viet koko erän uudelleen.

4) Määritä selkeä kuun lopun prosessi

Johdonmukainen sulkuprosessi auttaa vähentämään ”korjauksia”, jotka johtavat vientien kaksoiskappaleisiin.

• Aseta määräpäivä kuittien toimittamiselle ja koodaukselle
• Suorita vienti, kun jakso on valmis
• Vältä kartoitusten muuttamista viennin aikana (tai dokumentoi tarkasti, mitä ja milloin on muutettu)

Jos sinulla on jo kaksoiskappaleita

Jos näet jo kaksoiskappaleita, sinun täytyy yleensä:

1. Tunnistaa, mitkä merkinnät ovat kaksoiskappaleita (usein helpointa vertailemalla summaa, päivämäärää, kauppiasta ja viitekenttiä).
2. Poistaa kaksoiskappaleet kirjanpitojärjestelmästäsi (Pleo ei voi automaattisesti poistaa kirjanpidon työkalussasi jo olemassa olevia merkintöjä).
3. Korjata juurisyy (pankkisyötteiden päällekkäisyys, toistuva tuonti tai uudelleenviennin aiheuttama toiminta).

Yleiset kysymykset

Voinko peruuttaa viennin Pleosta?
Kun kulut on viety, et yleensä voi peruuttaa vientiä itse. Jos sinulla on vienti, joka täytyy peruuttaa, ota yhteyttä Tukeen (saatavilla olevat vaihtoehdot riippuvat tilanteesta ja integraatiosta).

Käytän Xeroa ja näen kaksoiskappaleita – mitä minun pitää tehdä?
Jos näet päällekkäisiä kuluja Xerossa, sinun täytyy poistaa kaksoiskappaleet manuaalisesti. Jos tämä jatkuu, ota yhteyttä Tukeen (tämä voi liittyä vientitapaan ja/tai pankkisyötteen asetuksiin).