Myöhässä olevien tarkastusten seuraaminen

Jos yrityksesi käyttää hyväksyntöjä (tarkastuksia) Pleossa, on hyvä määrittää sisäiset hyväksynnän palvelutasot, jotta kulut eivät jää odottamaan tarkastusta. Tässä artikkelissa kerrotaan, miten voit tunnistaa myöhässä olevat tarkastukset ja myöhästymisen syyt ja miten voit seurata niitä.

Tarkastusta odottavien kulujen seuraaminen

Siirry Pleo-verkkosovelluksessa kohtaan Tarkasta ja etsi kulut, joiden tila on yhä Tarkastus odottaa (tai vastaava tila omassa työnkulussasi).

Määritä, mitä ”myöhässä” merkitsee yrityksessäsi

Pleo ei käytä yleistä tarkastusaikaa (esimerkiksi ”myöhässä 3 päivän jälkeen”), joten määrität ”myöhässä olemisen” yleensä yrityksesi oman prosessin mukaan. Esimerkkejä:

• Yhä tarkastuksessa X arkipäivän jälkeen
• Ei täysin tarkastettu ennen kuun lopun vientiä

Tarkastuksen etenemisen estävien syiden tunnistaminen

Jos tarkastukset ovat jatkuvasti myöhässä, yleisimmät syyt liittyvät tarkastajien määritykseen, peräkkäisten tarkastusten järjestykseen tai ”Lisätietoja tarvitaan” -silmukoihin.

Tarkista, onko oikeat tarkastajat määritetty

Tarkastukset voidaan konfiguroida eri tasoilla asetuksistasi riippuen:

• Tiimin tarkastus
• Luokkien tarkastukset
• Yrityksen tarkastus

Jos vaikuttaa siltä, että kulu on jäänyt jumiin järjestelmässä, tarkista seuraavat asiat:

• Kulun tiimille tai luokalle ei ole määritetty tarkastajaa
• Kynnysarvoasetukset (vähimmäis-/enimmäissumma) ohjaavat kulun eri reitille kuin odotit
• On määritetty liian vähän tarkastajia, mikä aiheuttaa pullonkaulan

Tarkista, ovatko peräkkäiset tarkastukset käytössä

Jos käytössä on useita tarkastustasoja, voit ottaa käyttöön peräkkäiset tarkastukset, jotta tiimin/luokkien tarkastukset tehdään ennen yrityksen tarkastusta.

Jos peräkkäiset tarkastukset ovat käytössä, kulu ei voi edetä ennen kuin aiempi vaihe on valmis. Tämä tarkoittaa, että ”myöhässä” oleva tarkastus on usein pysähtynyt jo ensimmäiselle tarkastustasolle.

Tarkista ”Lisätietoja tarvitaan” -tilasta johtuvat viivästykset

Jos tarkastaja merkitsee kulun Lisätietoja tarvitaan -tilaan, se pysyy odottavana, kunnes kortinhaltija päivittää sen ja kulu tarkastetaan uudelleen.

Myöhässä olevien tarkastusten seuraaminen (suositeltu työnkulku)

1) Aseta sisäiset hyväksynnän palvelutasot

Päätä, mitä ”ajallaan” tarkoittaa yrityksessäsi. Esimerkiksi:

• ”Tiimin/luokkien tarkastajat hyväksyvät 2 arkipäivän kuluessa”
• ”Kaikki kulut on tarkastettava kokonaan kuukauden 3. työpäivään mennessä”

2) Tarkasta ja seuraa säännöllisesti

1. Tarkista Tarkasta-osio päivittäin (tai oman rytmisi mukaisesti)
2. Jos jokin on myöhässä (yrityksen sisäisten palvelutasojen perusteella), tarkista tilanne ottamalla yhteyttä
   • kohdistettuun tarkastajaan (jos kulu odottaa tarkastusta)
   • kortinhaltijaan (jos kulu on merkitty Lisätietoja tarvitaan -tilaan)

3) Käytä järjestelmänvalvojan ohitusta tarvittaessa

Jos sinun täytyy saada kuun lopun prosessit etenemään, järjestelmänvalvojat voivat ohittaa tarkastukset tarkastamalla kulut kohdassa Kulut tai Vienti.

Vianmääritys

En löydä kulua Tarkasta-näkymästä

1. Vahvista, että hyväksynnät (tarkastukset) ovat käytössä ja konfiguroitu (tiimin/luokkien/yrityksen tarkastus)
2. Jos olet järjestelmänvalvoja, yritä etsiä kulu kohdasta Kulut tai Vienti

Tarkastuspyyntö menee väärälle henkilölle

1. Tarkista, onko kululla luokka, joka käynnistää Luokkien tarkastukset -toiminnon
2. Tarkista tiimijäsenyys ja Tiimin tarkastus -asetukset
3. Tarkista tiimin/yrityksen tarkastajien kynnysarvot (vähimmäis- ja enimmäissummat)
4. Jos peräkkäiset tarkastukset ovat käytössä, vahvista, millä tarkastustasolla kulu parhaillaan odottaa

Tarkastukset ovat aina myöhässä

• Lisää tarkastajia pullonkaulojen vähentämiseksi
• Arvioi, ovatko peräkkäiset tarkastukset tarpeellisia työnkulussa
• Sovita kuun lopun prosessi yhteen sisäisten palvelutasojen ja toistuvien muistutusten kanssa

Voivatko tarkastajat tarkastaa omat kulunsa?

Eivät – tarkastajat eivät voi tarkastaa omia kulujaan (mukaan lukien tiimin ja luokkien tarkastajat).

Voinko avata uudelleen kulun, joka tarkastettiin liian aikaisin?

Kyllä. Järjestelmänvalvoja tai kontrolleri voi avata sen uudelleen muuttamalla tarkastuksen tilan takaisin tilaan, jolla pyydetään muutoksia (esimerkiksi tilaan Lisätietoja tarvitaan).