Check-list d’administrateur pour l’implémentation

Commencez par configurer votre compte Pleo afin que les employés puissent commencer à réaliser des dépenses, et que vous puissiez les suivre et les exporter en toute confiance dès le premier jour.

Ajoutez de l’argent à votre compte

Effectuez un virement vers votre compte Pleo afin que vos employés disposent de fonds pour utiliser leur carte une fois invités.

Bon à savoir : le premier rechargement peut prendre quelques jours de plus, car notre équipe de vérification doit valider votre source de capitaux. Une fois votre compte bancaire vérifié, les prochains rechargements seront traités beaucoup plus rapidement.

Configurez votre compte

Configurez votre paramétrage comptable afin de garantir que les dépenses sont correctement associées aux comptes G/L et taux de TVA concernés, ainsi qu’à tous les centres de coûts requis. Suivez les étapes indiquées dans Configurer votre comptabilité avec Pleo, Comment configurer vos catégories, Comment configurer vos tags, Configurer les comptes de contrepartie dans Pleo et Comment configurer vos codes TVA

Invitez les membres de votre équipe

Invitez vos collaborateurs afin qu’ils puissent accéder à leur carte Pleo et à la fonctionnalité de remboursement (le cas échéant). Consultez Comment inviter, supprimer ou mettre à jour les rôles des utilisateurs dans Pleo, et, si vous utilisez les remboursements, suivez Autorisez les notes de frais et les frais kilométriques depuis la page Remboursements.

Bon à savoir : commencez avec un groupe pilote plus restreint. Cela vous permet d’ajuster votre configuration avant de la déployer au reste de l’organisation.

Commandez et activez des cartes

Commandez des cartes physiques si nécessaire. Les employés auront automatiquement accès à leurs cartes virtuelles une fois connectés, et ils pourront ajouter les cartes à Apple Pay ou Google Pay en suivant Ajouter une carte au portefeuille numérique.

Réalisez votre première véritable transaction

Utilisez une carte Pleo ou demandez un remboursement de dépense pour tester le processus de bout en bout. Vérifiez la configuration de vos catégories et tags, puis ajustez vos paramètres comptables si nécessaire.

Lancez votre premier processus de clôture mensuelle

Effectuez votre première exportation réussie en suivant Comment exporter des dépenses. Si vous utilisez une intégration comptable, assurez-vous que les données relatives aux dépenses sont correctement transférées vers votre système de comptabilité. Si vous exportez au format CSV, vérifiez que le fichier contient toutes les données de dépenses nécessaires.

Examinez vos processus de validation (facultatif)

Configurez des processus de validation pour garantir que les dépenses sont vérifiées par les personnes concernées dans votre organisation (par exemple, les supérieurs hiérarchiques, les chefs de département ou les chefs de projet).

Configurez la gestion des abonnements (facultatif)

Configurez les cartes fournisseurs pour gérer efficacement les abonnements et les paiements récurrents aux fournisseurs.