Revisione delle spese tramite IA

Le revisioni delle spese tramite IA ti aiutano a identificare automaticamente se le spese seguono le linee guida di spesa della tua azienda.

La funzione utilizza l’IA per segnalare le spese che potrebbero essere non conformi, facendoti risparmiare tempo e contribuendo a garantire che le spese restino sotto controllo. Quando necessario, la revisione delle spese tramite IA chiede al dipendente ulteriori dettagli. Queste informazioni vengono poi mostrate ai revisori e agli amministratori, che decidono infine se la spesa deve essere approvata o rifiutata.

La revisione delle spese tramite IA funziona sia per gli acquisti con carta sia per le spese di tasca propria. Esamina le informazioni disponibili su una spesa per generare un verdetto, tra cui:

• Categoria spesa, ad esempio voli, pasti o alloggio
• Importo speso
• Commerciante, incluso il tipo di acquisto e la città/Paese
• Informazioni sulla ricevuta, inclusi gli articoli elencati sulla ricevuta
• Partecipanti
• La nota della spesa

Come attivare le revisioni delle spese tramite IA

Per utilizzare la revisione delle spese tramite IA, ti servono:

• Configurazione delle linee guida di spesa per la tua azienda. L’IA utilizza queste linee guida per valutare le spese.
• Accedi come amministratore in Pleo per gestire le linee guida di spesa e le impostazioni.

Più le tue linee guida di spesa sono precise e dettagliate, più sarà precisa la segnalazione dell'IA.

La revisione delle spese tramite IA viene attivata nelle impostazioni delle linee guida di spesa:

1. In Pleo, accedi a Impostazioni
2. Vai su Generale
3. Fai clic su Pleo IA
4. Attiva/disattiva le revisioni delle spese tramite IA

Informazioni utili: 

• La revisione delle spese tramite IA funziona per gli acquisti con carta e le spese di tasca propria.

Comprendere gli scenari di segnalazione

• OK - La spesa rispetta le linee guida di spesa della tua azienda. Queste spese possono essere approvate velocemente, spesso in blocco, risparmiando tempo durante il processo di revisione.
• Richiede attenzione - La spesa non rispetta le linee guida di spesa della tua azienda. Queste spese sono contrassegnate per una revisione più approfondita e potrebbero richiedere ulteriori giustificativi o approvazioni.
• Sconosciuta - L'IA non riesce a determinare se la spesa è conforme alle linee guida aziendali, solitamente perché mancano informazioni sufficienti o le linee guida non sono abbastanza chiare. Queste spese richiedono una revisione manuale.
  

Prospettiva del dipendente

Quando invii una spesa contrassegnata come Richiede attenzione o Sconosciuta, riceverai indicazioni che spiegano perché è stata contrassegnata. Puoi quindi:

• aggiungere più dettagli o note per spiegare la spesa
• allegare documentazione aggiuntiva
• mandarla a qualcuno per la revisione con il contesto necessario al revisore

Prospettiva del revisore

La revisione delle spese tramite IA segnala le spese, ma sono i revisori a prendere la decisione finale di approvazione. Le spese vengono visualizzate nella coda di revisione con:

• indicatori chiari dello stato del verdetto
• indicazioni su cosa controllare (ad es., "Questo biglietto aereo è in classe business, ma la politica aziendale consiglia solo la classe economica")
• La possibilità di approvare in blocco le spese contrassegnate come OK

Vista di esportazione amministratore

Nella pagina Esporta, gli amministratori possono vedere il verdetto della revisione delle spese tramite IA nella colonna denominata Assistente per le politiche basato sull'IA. Nel tempo, questi verdetti possono aiutare gli amministratori a capire quanto le spese siano allineate alla politica, individuare schemi nelle spese non conformi e capire dove le linee guida di spesa potrebbero richiedere chiarimenti.

Risoluzione dei problemi riguardanti la revisione delle spese tramite IA

Se le spese vengono segnalate in modo errato o se non vengono rilevate violazioni, utilizza la guida alla risoluzione dei problemi per perfezionare le linee guida e aumentare l’accuratezza.