Risoluzione dei problemi riguardanti la revisione delle spese tramite IA

Le revisioni delle spese tramite IA vanno di pari passo con le linee guida di spesa della tua azienda per segnalare automaticamente operazioni non conformi. Scopri di più in Revisione delle spese tramite IA e Imposta linee guida di spesa.

Questa guida si concentra sulla risoluzione di due scenari specifici:

• Violazioni mancate: spese contrassegnate come OK che avrebbero dovuto essere segnalate
• Segnalazioni errate: spese conformi contrassegnate come NON OK dall'IA

Segui questi passaggi per perfezionare le impostazioni della politica e assicurarti che le revisioni automatiche siano accurate.

Controlli rapidi:

1. Controlla di essere nella categoria corretta:
   • Le linee guida di spesa vengono valutate in base alla categoria di spesa in cui si trova l’operazione/spesa.
   • Se la categoria è sbagliata (o troppo ampia), anche il risultato spesso sarà sbagliato.
2. Verifica che la linea guida sia pubblicata e aggiornata:
   • Assicurati che la categoria abbia una linea guida scritta e pubblicata.
   • Se hai appena modificato la linea guida, salvala/pubblicala di nuovo (questo aiuta a garantire che venga utilizzata l’ultima versione).
3. Controlla i dettagli disponibili:
   • L'IA può valutare solo ciò che riesce a "vedere" nei dettagli della spesa. Informazioni mancanti (partecipanti, contesto, luogo, ecc.) possono causare risultati errati.

Violazioni mancate

Qui sotto puoi vedere la causa più comune e la soluzione per le violazioni mancate:

• La categoria delle linee guida non vieta il comportamento: descrive ciò che è consentito, ma non definisce ciò che non lo è
• La politica è descrittiva e non prescrittiva: nessun importo, limite o condizione definiti
• Le eccezioni sono troppo generiche: ad esempio, "quando necessario" senza definire la necessità

Tutte le violazioni sopra menzionate possono essere evitate o corrette con linee guida di spesa più accurate. Per garantire la massima precisione e chiarezza, le linee guida devono definire in modo esplicito i comportamenti consentiti e vietati, i limiti di spesa specifici e condizioni di utilizzo chiare. Scopri come scrivere linee guida di spesa efficaci.

Dettagli di spesa fuorvianti o insufficienti possono a volte causare una violazione mancata. Per risolvere questo problema, aggiorna la linea guida per richiedere i dettagli necessari per la categoria pertinente. Considera di aggiungere (o rendere più rigorosi) i requisiti di invio per:

• Note
• Partecipanti
• Ricevute
• Tag/centri di costo (se pertinente)

Segnalazioni errate

Qui sotto puoi vedere la causa più comune e la soluzione per le segnalazioni errate:

• La linea guida non è chiara o lascia spazio a interpretazioni: mancano limiti o condizioni definiti
• La linea guida richiede un contesto non disponibile nella spesa: l’IA ha bisogno del contesto mancante che dovrebbe essere definito nella linea guida
• L’IA presume una regola: la spiegazione menziona una regola, come un importo, che non esiste nella linea guida

Tutte le segnalazioni errate sopra elencate possono essere evitate o corrette con linee guida di spesa più accurate o requisiti di spesa aggiuntivi. Per garantire la massima precisione e chiarezza, le linee guida devono essere esplicite. Scopri come scrivere linee guida di spesa efficaci.

Casi limite:

• Problemi di interpretazione dell'importo/valuta: l'IA segnala che qualcosa supera un limite, fa riferimento alla valuta sbagliata o confronta valute non corrispondenti
  1. Scrivi i limiti usando una sola valuta chiara e sii coerente (ad es., sempre "€")
  2. Se la politica varia in base al Paese, specificalo chiaramente (ad es., "Regno Unito: X £, UE: Y €")
  3. Se la tua azienda rimborsa in una valuta base ma effettua acquisti in più valute, valuta di aggiungere una frase come: "I limiti si applicano nella valuta locale al momento dell’acquisto".
• Categoria non corrispondente:la transazione va bene secondo la politica di un'altra categoria, ma qui viene segnalata
  1. Sposta la spesa nella categoria corretta. 
  2. Se questo succede spesso, considera quanto segue:
     • Rinomina le categorie per renderle più distinte
     • Suddividi categorie ampie ("Pasti") in categorie più specifiche ("Pasti clienti", "Pasti interni", "Eventi team")
     • Aggiungi alla linea guida descrizioni più chiare, ad esempio “Cosa include questa categoria”