Come evitare voci contabili duplicate

Le voci duplicate di solito si verificano quando le stesse spese Pleo vengono esportate (o importate) più di una volta, ad esempio tramite una combinazione di un'esportazione Pleo e un bank feed, oppure riesportando dopo delle modifiche. Questa guida spiega le cause più comuni e come prevenirle.

Perché si verificano i duplicati

1) La stessa spesa viene importata tramite due itinerari diversi

Questo di solito succede quando:

• esporti le spese da Pleo e
• importi le stesse operazioni con carta nel tuo sistema contabile tramite un bank feed (o un'altra connessione)

Risultato: nel tuo sistema contabile ti ritrovi con due versioni della stessa spesa.

2) Le spese vengono esportate più di una volta

A seconda del sistema contabile/dell’Integrazione, possono verificarsi duplicati se:

• riesporti articoli che erano già stati esportati
• importi due volte lo stesso file di esportazione
• esegui di nuovo un’importazione dopo aver modificato le mappature, senza ripulire la precedente importazione nel sistema contabile

3) Hai modificato mappature/Impostazioni e hai riesportato per “correggere” i dati mancanti

Se un’esportazione non è andata a buon fine o mancavano dei dati (ad esempio a causa di modifiche alle mappature), potresti voler esportare nuovamente.

In alcuni sistemi, la riesportazione crea una nuova voce invece di aggiornare quella originale, il che può generare duplicati.

Come prevenire le voci duplicate

1) Usa un’unica fonte di verità nel tuo sistema contabile

Decidi come le spese Pleo devono raggiungere la Contabilità e attieniti a un solo itinerario.

• Se esporti le spese da Pleo (tramite Integrazione o file), valuta di escludere le stesse Operazioni dal tuo flusso di lavoro basato sul bank feed (il modo in cui farlo dipende dal tuo sistema contabile).
• Se il tuo sistema contabile deve utilizzare i bank feed, decidi se le spese esportate da Pleo devono comunque essere importate (nella maggior parte dei casi: evita di usare entrambi).

2) Evita di importare lo stesso file due volte (esportazioni personalizzate)

Se esporti file Excel/csv da Pleo:

1. Salva le esportazioni in una cartella dedicata (ad esempio “Esportazioni Pleo — luglio 2026”)
2. Assegna ai file un nome chiaro (includendo data/ora di esportazione e il periodo)
3. Prima di importare, verifica che il file non sia già stato importato
4. Se devi ripetere un’importazione, elimina o storna prima la precedente importazione nel tuo sistema contabile (se il tuo sistema lo supporta)

3) Fai attenzione quando riesporti da Pleo

Se le spese sono mancanti o non corrette nel tuo sistema contabile:

• Per prima cosa, verifica se sono effettivamente mancanti o semplicemente registrate in un punto inaspettato (ad esempio account sbagliato o registro sbagliato)
• Se riesporti, verifica se il tuo sistema contabile:
  • aggiornerà una voce esistente oppure
  • creerà una nuova voce (il che può causare duplicati)

Se non è chiaro, fai una prova con una singola spesa prima di riesportare un intero lotto.

4) Definisci un chiaro processo di chiusura del mese

Un processo di chiusura coerente aiuta a ridurre le “correzioni” che portano a esportazioni duplicate.

• Imposta una data di chiusura per l’invio e la codifica delle ricevute
• Esporta una volta che il periodo è pronto
• Evita di modificare le mappature durante l’esportazione (oppure documenta esattamente cosa è cambiato e quando)

Se hai già dei duplicati

Se vedi già dei duplicati, in genere devi:

1. Identificare quali voci sono duplicate (spesso è più semplice confrontando importo, data, commerciante e campi di riferimento).
2. Eliminare i duplicati nel tuo sistema contabile (Pleo non può rimuovere automaticamente le voci che esistono già nel tuo strumento di contabilità).
3. Correggere la causa principale (sovrapposizione del bank feed, importazione ripetuta o modalità di riesportazione).

Domande frequenti

Posso annullare un’esportazione da Pleo?
Una volta che le spese sono state Esportate, in genere non puoi annullare l'esportazione in autonomia. Se hai un'esportazione che deve essere annullata, Contatta il supporto (ciò che è possibile dipende dalla situazione specifica e dall’Integrazione).

Uso Xero e vedo dei duplicati: cosa devo fare?
Se vedi spese duplicate in Xero, dovrai eliminare manualmente i duplicati. Se il problema persiste, Contatta il supporto (potrebbe essere legato al comportamento di Esporta e/o alla configurazione del bank feed).