Come gestire restituzioni e riaddebiti nelle esportazioni contabili

Gestisci in modo coerente restituzioni e riaddebiti nelle esportazioni contabili per evitare problemi di riconciliazione, soprattutto quando la restituzione arriva in un periodo diverso rispetto all'acquisto originale.

Per esportare le spese, ti serve l'accesso amministratore o commercialista.
A seconda di quando il commerciante (o il circuito della carta) elabora lo storno, le restituzioni e i riaddebiti potrebbero apparire dopo che l'acquisto originale è stato esportato.
Scegli l’approccio di registrazione interna per indicare (i) in quale periodo registrare le restituzioni/riaddebiti (periodo originale vs periodo corrente) e (ii) se registrarle come operazioni separate o compensarle rispetto alla spesa originale.

Comprendi la differenza: storno vs restituzione vs riaddebito

Storno (o pagamento annullato): il commerciante annulla un pagamento con carta dopo che è stato autorizzato, ma prima che venga liquidato. Se lo storno viene elaborato, l’operazione può scomparire da Spese (e dalle esportazioni) e non diventerà una spesa definitiva da registrare.
Restituzione: una restituzione avviene dopo che un pagamento è stato liquidato e il commerciante restituisce il denaro.
Riaddebito: una procedura di contestazione (tipicamente tramite Mastercard) utilizzata quando un acquisto deve essere stornato e il commerciante non lo risolve, o in determinati casi di errore/frode. Un riaddebito può comportare la restituzione dei fondi sotto forma di riaddebito/restituzione da riaddebito (la procedura di contestazione in sé viene gestita con il supporto).

Una volta che una spesa è stata esportata, non può più essere modificata in Pleo. Se devi cambiare il modo in cui è stata registrata, in genere dovrai rettificarla nel sistema contabile.

In che modo restituzioni e riaddebiti influiscono sulle esportazioni

Le restituzioni/riaddebiti possono creare problemi di riconciliazione nei seguenti casi:

L'acquisto originale è stato esportato il mese scorso, ma la restituzione arriva questo mese.
Esporti restituzioni/riaddebiti senza una chiara regola interna di registrazione (i diversi contabili le gestiscono in modo diverso).
Il tuo sistema contabile prevede che le restituzioni vengano registrate in un modo specifico (ad esempio, importi positivi, importi negativi o un tipo di operazione separato).

Una buona prassi di fine mese è rivedere esplicitamente restituzioni e riaddebiti prima dell’esportazione e verificare che l’approccio di registrazione sia coerente.

Esportare restituzioni e riaddebiti da Pleo

Esportare tramite integrazione

Se utilizzi un’integrazione contabile, esporta da Pleo come al solito:

Vai su Esporta → Non esportate
Verifica che i dettagli dell'operazione siano corretti (categoria, tag, note, codici IVA)
Seleziona le operazioni che desideri esportare
Fai clic su Aggiungi alla coda di esportazione
Vai su Coda di esportazione
Seleziona le operazioni e fai clic su Esporta

Se una restituzione/un riaddebito arriva dopo che l'acquisto originale è stato esportato, puoi esportarlo nell’esportazione successiva. Assicurati che il team di contabilità sappia come registrarlo (rettifica periodo corrente vs periodo precedente).

Esporta tramite CSV (esportazione personalizzata)

Se esporti tramite CSV (inclusi i formati personalizzati), segui lo stesso flusso di esportazione:

Vai su Esporta → Non esportate
Seleziona le operazioni pronte per essere esportate
Fai clic su Aggiungi alla coda di esportazione
Vai su Coda di esportazione
Fai clic su Esporta
Fai clic su Scarica il file (se necessario), quindi carica il file nel sistema contabile

Approccio contabile consigliato (migliori pratiche)

Per evitare confusioni e rendere la riconciliazione più semplice, molti team contabili preferiscono:

Registrare l'acquisto originale come di consueto
Registrare la restituzione/il riaddebito come operazione separata quando si verifica
Riconciliare entrambi rispetto al Pleo Wallet/conto bancario/conto di compensazione

Questo rende più facile:

Monitorare quando sono stati spostati contanti
Spiegare le differenze tra i periodi
Verificare l’intera cronologia dell’operazione

Scenari comuni

La restituzione arriva in un mese diverso rispetto all'acquisto originale

Scegli un approccio e usalo in modo coerente:

Registrala nel mese corrente oppure
Registrala nel mese originale (tramite una voce di registro di rettifica)

La cosa fondamentale è la coerenza (e l’allineamento con il contabile/revisore).

Vedi ancora un’operazione "in attesa" che poi scompare

Potrebbe essere uno storno/annullamento (autorizzato ma mai liquidato). Se viene stornata, potrebbe non essere una spesa finale da esportare.

Risoluzione dei problemi

Non riesco a trovare una restituzione/un riaddebito da esportare

Assicurati di controllare in Esporta → Non esportate e di usare i filtri (data, importo, commerciante)
Verifica che l’operazione originale sia stata liquidata (puoi esportare solo le operazioni liquidate)
Se pensi che una restituzione/un riaddebito si sarebbe dovuto effettuare ma non lo vedi ancora, potrebbe essere ancora in elaborazione

Devo modificare qualcosa dopo l’esportazione

Le spese esportate non possono essere annullate in Pleo. Se qualcosa deve essere corretto, dovrai fare quanto segue:

Correggila nel sistema contabile oppure
Contatta il supporto se ritieni che un'esportazione debba essere annullata