Budgetten bij Pleo

• Wie kan budgetten gebruiken?

• Hoe maak je een budget aan?

• Budgetten voor een vaste periode, doorlopend of met doorschuiven: welke kies je

• Hoe houd je uitgaven bij ten opzichte van je budget?

• Tips om het meeste uit je budgetten te halen

• Veelgestelde vragen

Wie kan budgetten gebruiken?

• Beheerders en controllers kunnen budgetten maken voor verschillende labels en alle gemaakte budgetten bekijken.
• Budgeteigenaren hebben inzicht in de uitgaven ten opzichte van hun specifieke budget en kunnen ervoor zorgen dat hun team binnen het toegewezen bedrag blijft.
• Beoordelaars kunnen zien hoe uitgaven invloed hebben op het budget waar ze aan zijn toegewezen, zodat ze weloverwogen goedkeuringsbeslissingen kunnen nemen.
• Besteders kunnen met vertrouwen aankopen doen omdat ze weten of hun uitgaven binnen de richtlijnen vallen.

Hoe maak je een budget aan?

Een beheerder of controller kan een budget maken met behulp van een gepersonaliseerd label. Hiervoor moet je eerst een label voor je budget instellen.

1. Ga naar Budgetten in je Pleo-account
2. Klik op Budget maken
3. Geef je budget een duidelijke naam (bijvoorbeeld 'Marketing Q4' of 'Project Phoenix')
4. Stel het totaalbedrag voor het budget en de tijdsperiode in
5. Kies welke label(s) op dit budget van toepassing zijn 
6. Wijs een Budgeteigenaar toe die verantwoordelijk is voor het controleren van de uitgaven
7. Klik op Budget maken om je budget te activeren
8. Zodra het budget is aangemaakt, worden alle relevante uitgaven automatisch bijgehouden
   
   

Budgetten voor een vaste periode, doorlopend of met doorschuiven: welke kies je

Met budgetten in Pleo kun je uitgaven bijhouden binnen een specifieke periode. Wanneer je een budget maakt, kies je ofwel een vaste periode (startdatum + einddatum) of een doorlopende periode (alleen startdatum).

Een type budgetperiode kiezen

In Pleo kun je budgetten instellen voor elk gewenst tijdsbestek, bijvoorbeeld:

• Een maand (bijvoorbeeld 1 mei - 31 mei)
• Een projectperiode (bijvoorbeeld 15 aug - 15 sep)
• Een doorlopend budget (bijvoorbeeld 1 jan zonder einddatum)

Budgetten voor een vaste periode (startdatum + einddatum)

Een budget voor een vaste periode is het meest geschikt wanneer je de uitgaven voor een afgebakende periode wilt bijhouden, zoals:

• Maandelijkse, driemaandelijkse of jaarlijkse budgetten
• Een campagne, gebeurtenis of project met een duidelijke einddatum
• Een proefperiode of tijdelijke actie

Als je een budget voor een vaste periode wilt maken, stel je zowel een startdatum als een einddatum in.

Doorlopende budgetten (alleen startdatum)

Een doorlopend budget is het meest geschikt wanneer je vanaf een specifiek moment continu inzicht in de uitgaven wilt, zoals:

• Een afdelingsbudget dat je continu wilt bijhouden
• Een langlopend project zonder gedefinieerde einddatum

Als je een doorlopend budget wilt maken, stel je een startdatum in en laat je de einddatum leeg.

Doorschuivende en terugkerende budgetten

Pleo-budgetten worden niet doorgeschoven en er is geen instelling voor doorschuiven die je kunt inschakelen. Budgetten zijn ook niet terugkerend, dus als je hetzelfde budget in de volgende maand of het volgende kwartaal wilt bijhouden, moet je een nieuw budget maken met de nieuwe datums.

Dat betekent:

• Ongebruikt budget wordt niet automatisch doorgeschoven naar een nieuwe periode
• Overschrijding of tekort wordt niet automatisch doorgeschoven naar een nieuwe periode
• Voor elk budget worden uitgaven alleen bijgehouden binnen het eigen datumbereik

Wat dit betekent voor de rapportage

Omdat budgetten niet worden doorgeschoven, blijft rapportage duidelijk en periodegebonden:

• Elk budget toont uitgaven vs. budget voor die specifieke periode
• Wanneer het budget afloopt (of vroegtijdig wordt gesloten), worden geen nieuwe uitgaven meer bijgehouden
• Als je een nieuw budget maakt voor de volgende periode, verschijnt dit als een apart budget. Zo kun je perioden eenvoudig vergelijken (bijvoorbeeld Marketing Q1 vs. Marketing Q2)

Hoe je uitgaven kunt bijhouden ten opzichte van je budget

Budgetdashboard: bekijk al je budgetten op één plek, met een duidelijk overzicht van hoeveel er is uitgegeven versus hoeveel er overblijft.

Individuele budgetdetails: klik op een budget om:

• Alle uitgaven te bekijken die zijn gekoppeld aan dat budget
• De einddatum van het budget te bekijken
• De budgeteigenaren te bekijken
• Bewerk het budget: de informatie die kan worden bewerkt, hangt af van de budgetstatus:
  • Actief en aankomend: alle gegevens, behalve het label, kunnen worden bewerkt
  • Gesloten: je kunt de naam, het totale budget en de beoordelaar bewerken
  • De startdatum kan niet worden omgezet naar een datum in het verleden
• Sluit het budget vroeg
• Download de uitgaven die aan dit budget zijn gekoppeld

Tips om het meeste uit je budgetten te halen

Gebruik labels voor projecttracking: als je aan klantprojecten werkt, maak dan labels voor elk project en koppel ze aan budgetten. Dit maakt het eenvoudig om factureerbare uitgaven bij te houden.

Beoordeel budgetten regelmatig: plan elke week of maand tijd in om je budgetten met je team te beoordelen. Dit helpt om het vroegtijdig op te merken als er te veel wordt uitgegeven.

Communiceer met je team: zorg ervoor dat iedereen die uitgaven doet tegen een bepaald budget, weet dat er een budget is en de limieten weet.

Pas aan indien nodig: als de omstandigheden veranderen, kun je je budgetbedrag of tijdsperiode aanpassen om de nieuwe realiteit weer te geven.

Veelgestelde vragen

Hoe werkt dit voor multi-entity?

• Multi-entity-klanten moeten voor elke entiteit een apart budget maken. De uitgaven van de verschillende entiteiten kunnen niet worden geconsolideerd.

Kan het budget worden overschreden?

• Dat kan, want het budget staat niet vast. Zodra het budget de limiet bereikt, wordt de budgetbeoordelaar per e-mail op de hoogte gesteld. Het budget kan echter nog steeds worden overschreden.

Zijn terugbetalingen bij het budget inbegrepen?

• Ja, terugbetalingen worden in mindering gebracht op het totale budget, zolang het budgetlabel is gekoppeld aan de terugbetaling.

Kan ik een budget verwijderen?

• Nee, je kunt een budget niet verwijderen zodra dit is aangemaakt. In plaats daarvan kun je het budget sluiten wanneer je het niet meer nodig hebt. Dit houdt je budgetgeschiedenis intact voor rapportagedoeleinden en voorkomt dat er nieuwe uitgaven worden bijgehouden.

Kan ik een budget heropenen nadat ik dit heb gesloten?

• Nee, zodra een budget is gesloten, kan dit niet opnieuw worden geopend. Als je de uitgaven voor hetzelfde project of team opnieuw moet bijhouden, moet je een nieuw budget maken met een nieuwe periode.

Hoe moet ik een uitgave uit een budget verwijderen?

• Er zijn twee manieren om een uitgave uit een budget te verwijderen:
  • Verwijder het label: ga naar de uitgave en verwijder het label dat aan het budget is gekoppeld
  • Wijzig de uitgavedatum: pas de uitgavedatum aan zodat deze buiten de tijdsperiode van het budget valt