Houd budgetten bij in Pleo met Budgets en Subrekeningen

Houd uitgaven bij en beheer ze in Pleo met Budgets en Subrekeningen om realtime inzicht te krijgen en te hoge uitgaven te voorkomen.

Kies tussen Budgets en Subrekeningen

Bekijk de onderstaande verschillen om te bepalen welke tool het beste past bij jouw behoeften voor het bijhouden van of beheren van uitgaven.

• Budgets (zachte budgetten) volgen uitgaven ten opzichte van een doelbedrag met behulp van labels. Budgets zorgen voor betere zichtbaarheid en rapportage, maar blokkeren de uitgaven niet wanneer je 100% bereikt.
• Met Subrekeningen (harde budgetten) kun je geld toewijzen door saldo separaat te houden en kaarten/personen toe te wijzen die dit geld mogen uitgeven. Als een subrekening geen saldo meer bevat, worden de kaarten die eraan gekoppeld zijn Afgewezen, zelfs als er nog geld op je hoofdrekening staat.

Vergelijk de functies en mogelijkheden

Gebruik dit overzicht om in één oogopslag de beschikbaarheid per abonnement, rol en functionele limiet te zien.

Budgets

• Beschikbaar bij de Advanced- en Beyond-abonnementen
• Alleen beheerders en Extra boekhouders kunnen budgetten maken en bijwerken
• Je kunt elke werknemer toevoegen als budgetbeoordelaar (ongeacht hun Pleo-rol)
• Te gebruiken als je het volgende wilt:
  • Uitgaven bijhouden voor projecten, afdelingen of evenementen met behulp van labels
  • Uitgaven vs. resterend in realtime bekijken (inclusief uitgaven in behandeling en verrekende uitgaven)
  • Flexibiliteit behouden: budgetten zijn een volglaag en hebben geen invloed op de mogelijkheid om uit te geven

Subrekeningen

• Beschikbaar bij de Essential-, Advanced- en Beyond-abonnementen (limieten verschillen per abonnement)
• Alleen beheerders en boekhouders kunnen subrekeningen aanmaken
• Te gebruiken als je het volgende wilt:
  • Wijs geld toe aan benoemde 'potjes' (bijvoorbeeld 'Marketing', 'Project A', 'Leveranciers') en beperk met welke kaarten uit welk potje kan worden uitgeven
  • Stop met uitgeven wanneer een specifiek potje leeg is (omdat afwijzingen plaatsvinden op basis van het saldo van de toegewezen rekening)

Budgets beheren (zachte budgetten)

Budgets zijn gebaseerd op labels. Kaartuitgaven en zelf voorgeschoten uitgaven met de labels van het budget, binnen de budgetperiode, worden meegerekend in het budget. Facturen die via Pleo zijn betaald kunnen ook meetellen voor een budget. Facturen die alleen zijn Gemarkeerd als betaald (buiten Pleo betaald) worden niet meegenomen.

Lees de volledige gids om Budgets te maken en te beheren

Beperkingen van budgetten (belangrijk)

• Je kunt alleen budgetten maken op basis van labels (niet op basis van teams of categorieën)
• Als je Multi-entity gebruikt, kun je uitgaven uit verschillende entiteiten niet samenvoegen in één budget. Je hebt een apart budget per entiteit nodig
• Budgetten bevatten geen gereserveerd geld: het budget 'houdt geen saldo vast'. Het is een visuele weergave van gelabelde uitgaven
• Budgetten zijn niet toegewezen aan specifieke werknemers: iedereen kan uitgaven aan het budget toewijzen door het label toe te passen
• Budgetten en uitgavenlimieten voor werknemers staan los van elkaar:
  • Budgetten helpen je om uitgaven op basis van labels bij te houden
  • Limieten en/of subrekeningen bepalen of iemand geld kan uitgeven

Subrekeningen beheren (harde budgetten)

Met subrekeningen kun je delen van je saldo toewijzen aan aparte, benoemde potjes. Je geld blijft nog steeds in één Pleo-account, maar je kunt het verdelen over één hoofdrekening en één of meer subrekeningen.

Als beheerder kun je:

• Geld overboeken tussen de hoofdrekening en subrekeningen
• Kaarten toewijzen aan een rekening (hoofdrekening of een specifieke subrekening)

De volledige gids lezen voor het instellen en beheren van subrekeningen

Beperkingen voor kaarten en subrekeningen (belangrijk)

• Elke kaart kan maar aan één rekening tegelijk worden toegewezen (hoofdrekening of één subrekening)
• Wanneer je een kaart opnieuw toewijst, volgen de uitgaven direct de nieuw toegewezen rekening
• Alle kaarten van één gebruiker (fysiek + virtueel) kunnen maar aan één subrekening worden toegewezen
• Tijdelijke kaarten kunnen op dit moment niet worden toegevoegd aan subrekeningen

Gerelateerde functies die goed werken met Budgets en Subrekeningen

• Labels: consistente labeling maakt het bijhouden van budgetten betrouwbaar
• Uitgaven splitsen: verdeel één uitgave over meerdere labels zodat deze meetelt voor meerdere budgetten
• Beoordelingsworkflows: de beoordelingsstatus (in behandeling/beoordeeld) beïnvloedt wat er in budgetten verschijnt, dus duidelijke beoordelingsroutines helpen om alles nauwkeurig bij te houden
• Cashmanagement: waar je subrekeningen maakt, kaarten toewijst, geld overboekt en overboekingsregels instelt
• Abonnementskaarten: handig om leveranciersuitgaven toe te wijzen aan een aparte subrekening.