Budget wordt niet bijgewerkt

Budgetten houden uitgaven bij op basis van labels (zoals project, team of afdeling). Als een budget niet klopt of niet is bijgewerkt, komt dat meestal door de status van de uitgave (in behandeling of verrekend), de goedkeuringsstatus, of een verkeerd label of datum.

1. Controleer of de uitgave het juiste label heeft

Budgetten bevatten alleen uitgaven die het label of de labels hebben die aan het budget zijn gekoppeld.

1. Open de uitgave waarvan je verwacht dat deze wordt opgenomen
2. Bevestig dat het juiste label is toegepast (moet overeenkomen met het label van het budget)
3. Als het label ontbreekt of niet klopt, moet je deze op de uitgave bijwerken
4. Controleer het totale budget en de uitgavenlijst van het budget opnieuw

Goed om te weten: als je onlangs labels hebt gewijzigd, controleer dan goed of je het label hebt bijgewerkt bij de juiste uitgave (en niet bij een ander item of concept).

2. Bevestig dat de datum van de uitgave binnen de budgetperiode valt

Alleen uitgaven binnen de start- en einddatum van het budget worden meegeteld.

1. Open het budget en noteer de start- en einddatum
2. Open de uitgave en controleer of de datum van de uitgave binnen die periode valt
3. Als de uitgave buiten het bereik ligt, telt deze niet mee

Goed om te weten: je kunt een uitgave uit een budget verwijderen door de datum van de uitgave aan te passen, zodat deze buiten de periode van het budget valt. De datum van de uitgave bepaalt of deze in het budget wordt meegenomen.

3. Krijg inzicht in de statussen 'In behandeling' vs 'Verrekend' (en goedkeuringen)

Het budgetoverzicht bevat zowel de statussen 'Verrekend' als 'In behandeling', maar het exacte type 'In behandeling' of 'Verrekend' en of de beoordeling is afgerond, is belangrijk.

Als het totaal 'vast' lijkt te staan, controleer dan of de uitgave:

• Nog in behandeling is
• In afwachting van beoordeling is
• Nog niet is goedgekeurd (voor zelf voorgeschoten uitgaven die je moet beoordelen)

Wat je moet doen:

1. Open de uitgave
2. Controleer de huidige status (in behandeling/verrekend + status beoordeling/goedkeuring)
3. Als je een beoordelaar of beheerder bent, rond dan de stap voor de beoordeling of goedkeuring af (indien van toepassing), en controleer daarna het budget opnieuw

4. Controleer of het budget nog actief is

Budgetten kunnen actief, aankomend of gesloten zijn.

• Als het budget gesloten is, worden nieuwe uitgaven niet bijgehouden
• Als het label dat gekoppeld is aan een actief budget wordt gearchiveerd, sluit het budget automatisch

Wat je moet doen:

1. Open het budget en bevestig dat dit actief is
2. Bevestig dat het gekoppelde label niet is gearchiveerd
3. Als het budget is gesloten, maak dan een nieuw budget aan voor een nieuwe periode (gesloten budgetten kunnen niet opnieuw worden geopend)

5. Multi-entity: controleer of je in de juiste entiteit zit

Als je organisatie Multi-entity gebruikt, kunnen budgetten de uitgaven binnenverschillende entiteiten niet consolideren.

• Controleer of je het budget van de juiste entiteit bekijkt
• Als je dezelfde set-up in een andere entiteit nodig hebt, moet je daar een apart budget voor aanmaken

Veelvoorkomende situaties

Wordt nog steeds niet bijgewerkt?

Als je hebt gecontroleerd dat het label, het datumbereik, de uitgave-/beoordelingsstatus en het budget actief zijn, neem dan contact op met de ondersteuning via je Pleo-account en vermeld het volgende:

• Budgetnaam
• Label dat wordt gebruikt door het budget
• Link/ID voor 1-2 voorbeelduitgaven die je moet opnemen
• Screenshot van het budgetoverzicht + budgetuitgavenlijst