Checklist voor het einde van de maand

Verwerk je boekhouding sneller door veelvoorkomende exportblokkades te voorkomen, een duidelijke afsluitdatum vast te stellen en schone gegevens vanuit Pleo naar je boekhoudsysteem te exporteren.

1. Exportblokkades voorkomen

Dit zijn de meest voorkomende problemen die voor vertraging zorgen aan het einde van de maand. Pak ze aan voordat je iets naar de exportwachtrij verplaatst

1. Controleer op ontbrekende bonnetjes
   • Herinner werknemers aan je interne inzendtermijn
   • Controleer je goedkeuringsstroom om ervoor te zorgen dat de juiste mensen op tijd kunnen beoordelen
   • Overweeg indien nodig om kaarten automatisch te bevriezen voor herhaaldelijke overtreders (beschikbaarheid is afhankelijk van het abonnement en de markt)
2. Los problemen met ontbrekende of onjuiste uitgavegegevens op
   • Controleer uitgaven op basis van de juiste categorie, labels en opmerkingen
   • Als categorieën vaak niet kloppen, controleer dan je categorie-instellingen zodat werknemers de juiste optie kunnen vinden
   • Schakel indien nodig verplichte velden in via Instellingen → Eisen voor indienen
3. Terugbetalingen en terugboekingen beoordelen
   • Bevestig je interne boekingsaanpak zodat je consequent de juiste informatie exporteert
4. Los problemen op met uitgaven die buiten het beleid vallen
   • Zorg ervoor dat je beleid is ingesteld in Pleo
   • Voeg context toe en los uitzonderingen vóór de export op zodat er geen open vragen zijn tijdens het sluiten
5. Bevestig dat de terugbetalingen zijn voltooid
   • Als je Uitgavedatumvergrendeling gebruikt voor zelf voorgeschoten uitgaven, bevestig dan de vergrendelingsdatum en communiceer deze duidelijk naar werknemers

2. Gereedmaken voor export

1. Stel een maandelijkse afsluitdatum en -tijd in
   • Voorbeeld: eerste vrijdag van de maand om 23:59 uur
2. Vraag werknemers om hun inzendingen voor de afsluitdatum te voltooien
   • Upload ontbrekende bonnetjes
   • Voeg opmerkingen toe, selecteer de juiste categorie en voeg alle vereiste labels toe
3. Rond alle beoordelingen en goedkeuringen af
   • Zorg ervoor dat beoordelaars hun controles van uitgaven en facturen hebben afgerond (afhankelijk van je instellingen)
4. Ga zorgvuldig om met uitschieters en uitzonderingen
   • Persoonlijke uitgaven
   • Uitgaven zonder bonnetje (indien dit is toegestaan binnen je beleid)
   • Alles waarvoor nog gegevens ontbreken
5. Verplaats items die gereed zijn naar de exportwachtrij
   • Laat items daar staan totdat je de definitieve export uitvoert

Goed om te weten: je kunt uitgaven niet bewerken in de exportwachtrij, maar je kunt ze wel terugzetten naar Niet geëxporteerd als je wijzigingen moet aanbrengen.

3. Exporteren naar je boekhoudsysteem

1. Exporteren via integratie
   • Verplaats items van de exportwachtrij naar Geëxporteerd
   • Je integratie zal de gegevens aan je boekhoudsysteem toewijzen op basis van je configuratie
2. Exporteren via CSV
   • Verplaats items van de exportwachtrij naar Geëxporteerd
   • Download het CSV-bestand en de map met bonnetjes
   • Gebruik je geconfigureerde CSV-indeling om handmatige bewerking vóór het uploaden te minimaliseren

Zodra een uitgave of factuur is Geëxporteerd, kun je deze niet meer bewerken in Pleo, dus zorg er eerst voor dat alles klopt

4. Controles na afsluiting

Doe het volgende na het boeken in je boekhoudsysteem:

• Saldo's afletteren
• Sla een kopie van je csv-export op (indien relevant)
• Noteer eventuele aanpassingen aan de aflettering
• Noteer eventuele uitzonderingen die je hebt afgehandeld, zodat het afsluiten de volgende maand sneller gaat

5. De afsluiting van volgende maand eenvoudiger maken

• Stel een terugkerende herinnering halverwege de maand in om bonnetjes bij te houden.
• Maak interne SLA's met werknemers en beoordelaars (bijvoorbeeld: bonnetjes ingediend binnen X dagen, beoordelingen afgerond vóór datum X).
• Houd terugkerende problemen bij en pak de onderliggende oorzaken aan (bijvoorbeeld: beleid bijwerken, categorie-instellingen verbeteren, goedkeuringen aanpassen).

Veelgestelde vragen

Wat als werknemers bonnetjes te laat indienen?

Bepaal hoe je om wilt gaan met late indieningen en pas de regel consequent toe:

• Pas de vorige periode in de boekhouding aan (logboekitem)
• Boek de uitgave in de volgende periode

Wat als ik opnieuw moet exporteren?

Als je toewijzingen wijzigt of items corrigeert na de export, moet je alles mogelijk terugdraaien en opnieuw boeken in je boekhoudsysteem, afhankelijk van je interne proces.