Volg achterstallige beoordelingen

Als je bedrijf goedkeuringen (beoordelingen) gebruikt in Pleo, is het een goed idee om een interne SLA (service level agreement) voor Goedkeuring in te stellen, zodat uitgaven niet vastlopen terwijl ze wachten op beoordeling. In dit artikel lees je hoe je achterstallige beoordelingen kunt herkennen, begrijpen wat ze blokkeert en opvolgen.

Volg uitgaven die wachten op beoordeling

Ga in de Pleo-web-app naar Beoordeling en zoek naar uitgaven die nog de status Beoordeling in behandeling hebben (of de equivalente status in je workflow).

Definieer intern wat 'achterstallig' betekent

Pleo hanteert geen universele timer voor beoordelingen (bijvoorbeeld 'achterstallig na 3 dagen'), dus meestal definieer je 'achterstallig' op basis van je eigen proces, zoals:

• Nog in beoordeling na x werkdagen
• Niet volledig beoordeeld vóór de export aan het einde van de maand

Identificeer wat het beoordelen blokkeert

Als beoordelingen consequent achterstallig zijn, zijn de meest voorkomende oorzaken de configuratie van beoordelaars, de volgorde van stapsgewijze beoordelingen of lussen met 'Aanvullende informatie vereist'.

Controleer of de juiste beoordelaars zijn ingesteld

Beoordelingen kunnen op verschillende niveaus worden geconfigureerd, afhankelijk van je set-up:

• Teambeoordeling
• Labelbeoordeling
• Bedrijfsbeoordeling

Als een uitgave 'vast' lijkt te zitten, controleer dan het volgende:

• Ontbrekende toewijzing van beoordelaars voor het team of het label van de uitgave
• Drempelinstellingen (min./max. bedragen) die de uitgave anders routeren dan verwacht
• Te weinig toegewezen beoordelaars, waardoor er een knelpunt ontstaat

Controleer of stapsgewijze beoordelingen zijn ingeschakeld

Als je meerdere beoordelingsniveaus gebruikt, kunnen Stapsgewijze beoordelingen worden ingeschakeld zodat team-/labelbeoordelingen zijn voltooid vóór de bedrijfsbeoordeling.

Als stapsgewijze beoordelingen zijn ingeschakeld, kan een uitgave niet worden doorgestuurd totdat de vorige stap is afgerond. Dit betekent dat een 'achterstallige' beoordeling vaak wordt geblokkeerd op het eerste beoordelingsniveau.

Controleer op vertragingen door 'Aanvullende informatie vereist'

Als een beoordelaar een uitgave markeert als Aanvullende informatie vereist, blijft deze in behandeling totdat de kaarthouder de uitgave bijwerkt en deze opnieuw is beoordeeld.

Volg achterstallige beoordelingen op (aanbevolen workflow)

1) Stel een interne SLA voor Goedkeuring in

Bepaal wat 'op tijd' betekent voor jouw bedrijf. Bijvoorbeeld:

• 'Team-/labelbeoordelaars keuren binnen 2 werkdagen goed'
• 'Alle uitgaven moeten volledig zijn beoordeeld op de derde werkdag van de maand'

2) Beoordeel en volg op een regelmatige basis op

1. Controleer Beoordeling dagelijks (of volgens de door jou gekozen frequentie)
2. Voor alles wat achterstallig is (op basis van je interne SLA), volg je het volgende op:
   • De toegewezen beoordelaar (als de uitgave wacht op beoordeling)
   • De kaarthouder (als de uitgave is gemarkeerd als Aanvullende informatie vereist)

3) Gebruik overschrijving door beheerders wanneer nodig

Als je processen aan het einde van de maand moet deblokkeren, kunnen beheerders beoordelingen overschrijven door uitgaven te beoordelen in Uitgaven of Exporteren.

Problemen oplossen

Ik kan de uitgave niet vinden onder Beoordeling

1. Bevestig dat goedkeuringen (beoordelingen) zijn ingeschakeld en geconfigureerd (team-/label-/bedrijfsbeoordeling)
2. Als je een beheerder bent, probeer de uitgave dan te vinden via Uitgaven of Exporteren

De verkeerde persoon ontvangt het beoordelingsverzoek

1. Controleer of de uitgave een label heeft dat Labelbeoordeling activeert
2. Controleer het teamlidmaatschap en de instellingen voor Teambeoordeling
3. Controleer de drempels (min./max. bedragen) voor beoordelaars van teams en bedrijven
4. Als stapsgewijze beoordelingen zijn ingeschakeld, bevestig dan op welk beoordelingsniveau de uitgave momenteel wacht

Beoordelingen zijn altijd achterstallig

• Voeg meer beoordelaars toe om knelpunten te verminderen
• Beoordeel of stapsgewijze beoordelingen nodig zijn voor je workflow
• Stem je maandafsluitingsproces af op interne SLA's en terugkerende herinneringen

Kunnen beoordelaars hun eigen uitgaven beoordelen?

Nee, beoordelaars kunnen hun eigen uitgaven niet beoordelen (inclusief team- en labelbeoordelaars).

Kan ik een uitgave die te vroeg is beoordeeld opnieuw openen?

Ja. Een beheerder of Controller kan deze opnieuw openen door de beoordelingsstatus terug te zetten naar een status waarmee je wijzigingen aanvraagt (bijvoorbeeld Aanvullende informatie vereist).