Por que motivo são as categorias importantes? ?
As categorias contribuem para reduzir uma boa parte da carga laboral de uma equipa financeira.
Após configuradas, um colaborador consegue escolher facilmente uma categoria que se alinhe com o propósito da despesa (Viagens, Alimentação, Equipamento, Marketing), evitando que o contabilista tenha que o fazer mais tarde.
Por outras palavras: todas as despesas estarão prontas para serem exportadas e respectivamente conciliadas dentro do software contabilístico com um mínimo de esforço.
Como configurar categorias
Definições → Contabilidade → Categorias
Irá encontrar 11 grupos de categorias já predefinidos, cada um com base num dos 11 tipos de transações definidos pela Mastercard.
Pode modifica-los livremente pois é a forma como a sua empresa altera estes grupos, que nos ajuda a categorizar automaticamente as despesas.Clique na seta ligeiramente à direita de cada ícone e poderá selecionar o Tipo de categoria, por exemplo, Hoteis, Taxis, Companhias aéreas ou Restaurantes, cafés, supermercados.
Clique em Adicionar Categoria.
Preencha a Conta (código nominal/da conta), Nome (por exemplo, Refeições com clientes) e Código de imposto (por exemplo, 20%).
Precisa de uma mãozinha extra? Veja os nossos exemplos de categorias neste artigo.
Copiar categorias entre contas
Se possuir mais do que uma conta empresarial (por exemplo, diferentes filiais ou subsidiárias), poderá optar por utilizar as mesmas categorias em diferentes contas.
Para copiar as Categorias de uma conta já existente, clique no botão Exportar ou Importar no canto superior direito da página Categorias e selecione Exportar como ficheiro. Isto irá transferir todas as categorias em formato .csv para o seu computador.
Para exportar apenas um grupo específico, clique no ícone (...) três pontos, no lado direito de um grupo de categorias e selecione Exportar como ficheiro. Isto fará com que apenas este grupo seja transferido par o seu computador em formato .csv:
Após trocar de conta, aceda à página Categorias, clique em Exportar ou Importar e, em seguida, clique em Carregar ficheiro. Selecione o ficheiro que foi exportado anteriormente:
Assim que a Pleo processar o ficheiro, poderá ver as categorias e os grupos de categorias que serão adicionados. Não se preocupe, se uma das categorias já existir nas configurações da nova conta, o processo de importação impede a criação de duplicados.
Se tudo parecer bem, clique em "Adicionar". Todas as categorias adicionadas irão aparecer na lista de categorias.
Dica: Lembre-se que terá de adicionar os códigos fiscais novamente, uma vez que estes não podem ser copiados entre as diferentes contas.
Categorias de equipa
Tem equipas que requerem categorias diferentes ou onde algumas destas categorias precisam de ser escondidas de outras equipas? Sugerimos que simplifique as suas opçōes categóricas e que apenas torne visíveis as categorias necessárias para cada equipa.
Isto aumentará a sua exactidão, ao mesmo tempo que facilita e acelera a vida dos funcionários. Basta dirigir-se a Categorias, seleccionar as que deseja que cada equipa possa escolher, e Voila! As equipas agora só conseguem ver esses grupos.
Dica: Menos categorias disponíveis para cada equipa significa menos erros e correcções para si.
Está tudo configurado. E agora?
Quando a sua equipa fizer uma compra, a aplicação pedir-lhes-á que adicione o recibo e que selecione o nome da categoria. Em segundo plano, a Pleo aplica automaticamente o código nominal/da conta e o código de imposto.
Em caso de erro, este registo fica guardado em "Exportar" onde facilmente pode ser editado por um Administrador ou um Contabilista.
Dica: torne os nomes das categorias o mais direto/fácil de compreender possível, para que os utilizadores saibam facilmente o que escolher e assim evitar trabalho extra.
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