Compreende a revisão e o processo de aprovação

A que processos de aprovação se pode aplicar

Consoante a tua configuração, as revisões podem aplicar-se a:

• Despesas do cartão
• Despesas por conta própria (despesas reembolsáveis + pedidos de quilometragem)
• Faturas (caso a tua empresa utilize faturas na Pleo)

Como funcionam as revisões na Pleo

Na Pleo, as revisões podem ser configuradas em diferentes “níveis". Podes usar um nível ou combinar vários:

• Revisão de equipa (aprovação do gestor): um revisor aprova despesas com base na pertença à equipa (normalmente um líder da equipa)
• Revisão de etiquetas (responsável pelo orçamento/aprovação do projeto):um revisor aprova despesas com base em etiquetas (por exemplo: departamentos, centros de custo, projeto, cliente)
• Revisão de empresa (aprovação das finanças): os administradores de finanças revêm as despesas ao nível da empresa (normalmente como passo final)

Modelos comuns de processo de aprovação

Modelo 1: aprovação do gestor (revisão de equipa)

Ideal para: empresas que querem que os gestores aprovem as despesas do dia a dia para as suas equipas.

Como aparece:

1. Um colaborador efetua uma compra ou submete uma despesa de quilometragem/despesa por conta própria
2. O revisor da equipa faz a revisão (aprova ou pede mais detalhes)
3. Se aprovada, a despesa continua no teu processo (por exemplo, fica pronta para reembolso e/ou pronta para exportar)

Modelo 2: aprovação do responsável pelo orçamento (revisão de etiquetas)

Ideal para: empresas que querem que as aprovações sigam o orçamento, projetos ou departamentos.

Como aparece:

1. O colaborador adiciona a etiqueta correta à despesa
2. A despesa é atribuída ao revisor da etiqueta relevante
3. O revisor de etiquetas revê-a

A revisão de etiquetas é especialmente útil quando várias equipas trabalham no mesmo projeto ou quando a despesa precisa de aprovação de alguém fora da linha hierárquica do colaborador. Sabe mais: Como configurar as tuas etiquetas

Modelo 3: aprovação de finanças (revisão de empresa)

Ideal para: empresas que querem que as finanças aprovem as despesas de forma centralizada, garantindo qualidade na política e na contabilidade.

Como aparece:

1. Um colaborador efetua uma compra ou submete uma despesa de quilometragem/despesa por conta própria
2. Os administrador de finanças selecionados aprovam a despesa (ou pedem alterações)

Modelo 4: aprovações combinadas (revisões sequenciais: equipa/etiqueta → finanças)

Ideal para:empresas que querem contexto do gestor e/ou do responsável pelo orçamento e uma verificação final das finanças.

Como aparece:

1. As despesas enviadas são enviadas primeiro para Revisão da equipa ou Revisão de etiquetas
2. Se aprovada, a despesa avançará para Revisão de empresa (finanças)

Para garantir a ordem (para que as finanças não façam a revisão antes dos revisores da equipa/etiqueta), ativa as "Revisões sequenciais".

Como a Revisão de etiquetas se enquadra nos modelos comuns de aprovação

A revisão de etiquetas é normalmente utilizada quando a aprovação deve depender do motivo da despesa (por exemplo, um projeto ou departamentos), em vez de quem fez a despesa.

Por exemplo:

• Um Proprietário de projeto aprova despesas com a etiqueta do seu projeto
• Um Responsável de departamento aprova despesas etiquetadas ao seu centros de custo

Ao contrário da revisão de equipa, a Revisão de etiquetas pode ser uma boa opção quando as pessoas gastam em várias equipas/projetos e as aprovações precisam de seguir o responsável pelo orçamento.

Como a Revisão de equipa e a Revisão de etiquetas funcionam em conjunto (a Revisão de etiquetas sobrepõe-se à Revisão de equipa)

Se usares tanto a Revisão de equipa como a Revisão de etiquetas, a Revisão de etiquetas pode sobrepor-se à revisão de equipa. Na prática, isso significa:

• Se uma despesa não tiver etiqueta, segue para a Revisão de equipa e é enviada para o revisor atribuído à equipa do colaborador
• Se uma despesa estiver etiquetada, segue para a Revisão de etiquetas e é enviada ao revisor atribuído a essa etiqueta (por exemplo, o responsável pelo orçamento)

O que acontece se faltar alguma coisa

• Se uma despesa não tiver os detalhes necessários para ser aprovada, os revisores podem pedir alterações e marcar a despesa como a precisar de detalhes, em vez de a aprovar imediatamente.
• Quando um revisor marca a despesa como a precisar de detalhes, uma notificação imediata será enviada para o consumidor na app Pleo, lembrando-o de carregar os detalhes em falta.

Como as faturas se enquadram na configuração da revisão

Se a tua empresa usar faturas na Pleo, as faturas podem seguir a mesma configuração de revisão definida (equipa, etiqueta e/ou revisão de empresa).

Se quiseres um guia passo a passo específico para faturas, vê Pagar uma fatura de fornecedor

FAQ

Alguém pode aprovar as próprias despesas?

Não. Os revisores não podem aprovar as próprias despesas.

Onde aparecem as aprovações?

Os revisores vão ver um separador de "Revisão" na Pleo. Na aplicação móvel, isto aparece como o ícone do olho. As despesas para revisão vão aparecer no separador de "Revisão".

Como são notificados os revisores?

Quando uma despesa estiver pronta para revisão, os revisores vão vê-la no separador "Revisão".

Para ajudar os revisores a manterem-se atualizados sobre itens pendentes, a Pleo também envia e-mails de lembrete de revisão e notificações push aos revisores que têm revisões em aberto.

Estas notificações são enviadas todas as semanas à segunda e à quinta-feira. Esta é uma configuração padrão que não pode ser personalizada.

Os admins podem substituir revisões?

Sim. Os admins podem substituir revisões ao fazer a revisão de despesas em "Despesas" ou "Exportar".