Project Sync til Business Central V2

Med Projects Sync kan Business Central-brugere synkronisere Projects og Project Tasks til Pleo som tags, og det betyder, at du og dine medarbejdere kan tildele projektdata til udgifter i Pleo og få tilsvarende Project, Task og valgfri Project Line Type registreret automatisk i Business Central under eksport.

Opsætning af Projects Sync 

Sådan opsætter du projektsynkronisering i Business Central med Pleo:

1. Åbn Pleo Integration Setup i Business Central.
2. Åbn Tags Setup.
3. Gå til sektionen Projects.
4. Aktivér Projects Sync.
   • Når funktionen er aktiveret, opretter integrationen en dedikeret tag-gruppe i Pleo til Business Central-projekter
   • Denne tag-gruppe vil blive brugt til at gøre projekter tilgængelige som tags i Pleo

Værd at vide! Hvis alle 5 tag-gruppepladser i Pleo allerede er i brug, kan Projects Sync ikke aktiveres. Fjern først én synkroniseret dimension fra tagsynkronisering, og aktivér derefter Projects Sync igen.

Vælg, hvordan projekter skal synkroniseres

Projects Sync kan fungere i to tilstande. Tilstanden styres af feltet Default Task.

Valgmulighed A (standard): Tilstanden Project-Task:

I denne tilstand vil alle par af åbne og ikke-blokerede Project-Task-kombinationer blive synkroniseret med Pleo-tags:

• Hvert enkelt Pleo-tag repræsenterer én Project + Task-kombination
• Eksempel:
  • Project: 'J00010'
  • Opgave: 'MAINT'
  • Pleo-tag: 'J00010--MAINT'

Sådan bruger du denne tilstand:

1. Lad konfigurationen af Default Task være tom
2. Dette giver brugerne den mest detaljerede taggingmulighed, men det kan medføre, at der oprettes flere tags i Pleo

Valgmulighed B: tilstanden Project-only:

Brug denne tilstand, hvis du bruger den samme opgave til alle projektudgifter.

• Hvert enkelt Pleo-tag repræsenterer kun ét Project
• Opgaven tilføjes automatisk under eksport på baggrund af indstillingen Default Task.
• Eksempel:
  • Projekttag, der er valgt i Pleo: 'J00010'
  • Opgave tilføjet under eksport: den konfigurerede Default Task
• Hvis du bruger den samme opgave på tværs af alle projekter, anbefales det at angive en Default Task. Det reducerer antallet af tags i Pleo og gør det nemmere for brugerne at finde det rigtige projekt

Sådan bruger du denne tilstand:

1. Udfyld Default Task
2. Vælg den opgave, der skal anvendes på alle projektudgifter under eksport
   • Bemærk! Det er kun værdien Project Task No., der er vigtig. Du kan se flere Project Tasks med det samme No., men med forskellige beskrivelser. Vælg blot en af disse Project Tasks.
   • Sørg for, at der findes en Project Task med dette No. i alle dine projekter, for at denne tilstand fungerer korrekt

Valgfrit: Angiv Default Project Line Type:

Du kan også definere Default Project Line Type.

1. Find Default Project Line Type i sektionen Projects
2. Vælg en af de tilgængelige værdier:
   • Budget
   • Fakturerbar
   • Både budget og fakturerbar
3. Eller lad feltet stå tomt

Hvis denne Project Line Type er angivet, vil den blive registreret på alle eksporterede udgifter, der har et projekttag. Hvis den er tom, tilføjes der ingen Project Line Type under eksport.

Synkroniser projekter med Pleo

Når du har aktiveret og konfigureret Projects Sync:

1. På siden Tags Setup skal du klikke på Sync with Pleo
2. Integrationen vil synkronisere kvalificerede projekter og opgaver til Pleo
3. De synkroniserede projekter vises i Pleo som tags i den dedikerede projekttag-gruppe
4. Når synkroniseringen er fuldført:
   • Brugerne kan søge efter og tildele det relevante Project- eller Project-Task-tag til udgifter
   • for at hjælpe med at vælge det korrekte tag vil brugerne se både beskrivelser og antal projekter (eller Project-Task-kombinationer)

Værd at vide!

• Det er kun åbne, ikke-blokerede projekter der synkroniseres
• Hvis et projekt blokeres eller ikke længere er åbent, bliver dets tag arkiveret i Pleo under den næste synkronisering
• Det er kun projektopgaver i forbindelse med bogføring, der synkroniseres
• Hvis et projekt- eller opgavenavn ændres i Business Central, opdateres tag-navnet under den næste synkronisering
• Hvis en projekt- eller opgavekode ændres, bliver det gamle tag arkiveret, og der oprettes et nyt tag
• Der oprettes ikke automatisk en tilknytning til eksisterende udgifter, der er tagget med gamle projekt- eller opgavekoder