So erstellen Sie Tags in Pleo

Sie wollen Unternehmensausgaben noch besser im Blick behalten und perfekt organisieren? Dann ist unser Tag-Feature genau das Richtige für Sie. Weisen Sie Ausgaben bestimmte Tags zu und finden Sie sich in Ihrer Ausgabenübersicht noch schneller zurecht.

Gut zu wissen:

• Bevor Sie Ihre Tags einrichten, müssen Sie Pleo mit Ihrem Buchhaltungssystem verbinden.

• Sie können in Pleo maximal fünf Tag-Gruppen einrichten.

• Mit einigen Integrationen können Sie Tags direkt aus Ihrem Buchhaltungssystem importieren, Sie können aber auch Tags aus einer Excel- oder CSV-Datei importieren. Der Import aus einer Datei ist für die Kunden besser geeignet, die es vorziehen, ihre Ausgaben in Pleo mit anderen Tags zu erfassen als in ihrem Buchhaltungssystem. Wenn dies bei Ihnen der Fall ist, befolgen Sie bitte die gleichen Schritte wie im Abschnitt "Standard- oder benutzerdefiniertes Dateiformat".

• Wenn Sie Tags aus Ihrem Buchhaltungssystem mit Pleo synchronisieren, können Sie die Tags in Pleo weder archivieren noch löschen. Dies kann stattdessen in der Buchhaltungsschnittstelle erfolgen.

Dieser Artikel erklärt:

• Wie Sie Ihre Tags mit DATEV Unternehmen Onlinesynchronisieren

• Wie Sie Ihre Tags mit dem Standard- oder benutzerdefinierten Dateiexport synchronisieren

• Wie Sie eine Tag-Gruppe archivieren oder löschen können

• Wie Sie eine Tag-Gruppe hervorheben können

Wie Sie Ihre Tags mit DATEV Unternehmen Online synchronisieren

Gut zu wissen:

• Die Tags in Pleo spiegeln die Kostenstellen (KOST1 und KOST2) in DUO wider.

Um Ihre Tags zu synchronisieren:

1. Gehen Sie zur Seite "Tags" in Pleo.

2. Klicken Sie auf "Tag-Gruppe anlegen" in der Ecke rechts oben.

3. Geben Sie manuell einen Namen für die Tag-Gruppe ein (wählen Sie einen leicht verständlichen Namen).

4. Wählen Sie die Tag-Gruppe entweder als Kostenstelle 1 oder als Kostenstelle 2 aus.

5. Klicken Sie zur Bestätigung auf "Tag-Gruppe anlegen":
   
   

   

   
   

6. Fügen Sie manuell die spezifischen Tags für die Tag-Gruppe hinzu.

7. Erledigt! Wenn Sie Änderungen an Ihren Tags vornehmen, können Sie sie entweder manuell in Pleo aktualisieren oder Tags aus einer Datei hochladen. Wenn Sie eine Datei verwenden, klicken Sie auf "Neu importieren" in der Ecke rechts oben. Achten Sie darauf, dass Sie das gleiche Dateiformat wie zuvor verwenden, sonst schlägt der Import fehl.

Erfahren Sie mehr darüber, wie Pleo-Tags mit DATEV Unternehmen Online funktionieren.

Wie Sie Ihre Tags mit dem Standard- oder benutzerdefinierten Dateiexport synchronisieren

Beim Importieren aus einer Excel-Tabelle (.csv oder .xlsx), können Sie bis zu drei Spalten importieren und dann in Pleo zuordnen. Zwei der Spalten aus der importierten Datei können Sie als “Tag Label” deklarieren, diese sind für Nutzer später ebenfalls sichtbar. Die dritte Spalte können Sie als “Tag ID” deklarieren welche für Nutzer nicht sichtbar ist

Wenn Sie die jetzt erstellte Tag-Liste aktualisieren möchten, können Sie dies entweder manuell in Pleo tun oder erneut Tags aus einer Excel-Tabelle importieren (= re-importieren). Dabei passiert Folgendes:

• Wir fügen die neuen Tags aus der Excel-Tabelle Ihrer bestehenden Tag-Liste in Pleo hinzu.

• Wir archivieren die Tags in Ihrer aktuellen Tag-Liste in Pleo, sollten diese in der neuen Excel-Tabelle nicht mehr enthalten sein.

• Wir ändern bestehende Tags in Pleo, sollten diese in der zu importierenden Datei geändert worden sein.

Achten Sie beim Re-Import darauf, dass die Spaltennamen mit denen in der Pleo-Tag-Gruppe übereinstimmen. Außerdem sollten die Spalten in jeder Zeile eindeutige Informationen enthalten.

So archivieren oder löschen Sie eine Tag-Gruppe

Um eine Tag-Gruppe (oder ein einzelnes Tag, falls zutreffend) zu archivieren oder zu löschen, klicken Sie auf die drei Punkte rechts neben der jeweiligen Tag-Gruppe und dann auf die entsprechende Aktion:

Gut zu wissen:

• Verwendete Tag-Gruppen können nur archiviert und nicht gelöscht werden.

• Sie können maximal fünf aktive Tag-Gruppen haben, aber unbegrenzt viele archivierte Tag-Gruppen.

• Archivierte Tag-Gruppen werden weiterhin bei Exporten und in Buchhaltungsintegrationen angezeigt.

• Mitarbeiter können archivierte Tag-Gruppen nicht sehen, wenn sie eine Ausgabe einreichen.

Eine Tag-Gruppe hervorheben

Gut zu wissen:

• Wenn Sie eine Taggruppe hervorheben, wird sie auf allen Ausgaben des Mitarbeiters angezeigt (siehe den Screenshot "Mobile Vorschau" unten). Das bedeutet, dass es technisch immer noch möglich sein wird, Pleo-Kartenausgaben zu exportieren, denen ein Tag aus einer markierten Tag-Gruppe fehlt. Bei Privatauslagen wird es jedoch nicht möglich sein, dass Mitarbeiter eine Privatauslage einreichen, ohne ein entsprechendes Tag hinzuzufügen.

So heben Sie eine Tag-Gruppe hervor:

1. Gehen Sie auf die Seite "Tags" in Pleo.

2. Klicken Sie auf eine bestimmte Tag-Gruppe.

3. Aktivieren Sie die Option "Diese Tag-Gruppe hervorheben" auf der rechten Seite:
   
   

   

4. Fertig! Sobald dies eingerichtet ist, wird die mobile App das fehlende Feld in der Ausgabe hervorheben: