Hur du ställer in dina taggar (kostnadsställen och projekt)

Taggar erbjuder ytterligare ett sätt att spåra och sortera era företagskostnader.

Bra att veta:

• Innan du ställer in dina taggar bör du ansluta Pleo till ditt valda bokföringssystem.

• Du kan skapa högst fem taggrupper i Pleo.

• Vissa integrationer låter dig importera taggar direkt från ditt bokföringssystem, men du kan även välja att importera dina taggar från ett kalkylblad. Att importera från ett kalkylblad är en god idé för de kunder som föredrar att spåra sina Pleo-utgifter med hjälp av andra taggar än de som finns i ert bokföringssystem. Så om detta är fallet för dig, ska du följa de steg som presenteras i avsnittet "standard- eller anpassat exportformat". Kom ihåg att taggar som skapas i Pleo inte inkluderas i exporten medan du är ansluten till ett bokföringsprogram.

• Si sincronizas etiquetas desde tu programa de contabilidad a Pleo, no podrás archivar ni eliminar las etiquetas en Pleo. Esto se puede hacer en la integración de contabilidad.

Den här artikeln förklarar:

• Hur du synkroniserar dina taggar med Fortnox

• Hur du synkroniserar dina taggar med standard- eller anpassat exportformat

• Så här arkiverar eller raderar du en taggrupp

• Hur du gör en taggrupp obligatorisk

Hur du synkroniserar dina taggar med Fortnox

Bra att veta:

• Taggar i Pleo speglar dina kostnadsställen och projekt i Fortnox.

Så här synkroniserar du dina taggar:

1. Gå till sidan "Taggar" i Pleo.

2. Klicka på "Skapa taggrupp" i det övre högra hörnet.

3. Ge taggruppen ett namn och klicka på "Skapa taggrupp:
   
   

   

   
   

4. Klicka på "Importera" i högra hörnet.

5. Klicka på "Kostnadsställen och projekt":
   
   

   

   
   

6. Importera från antingen dina projekt eller kostnadsställen i Fortnox.

7. Klicka på "Importera".

8. Klart! Om du vid ett senare tillfälle gör ändringar i dina projekt eller kostnadsställen i Fortnox behöver ändringen synkroniseras på nytt. Detta gör du genom att välja den specifika taggruppen i Pleo och klickar på "Återimportera" i det övre högra hörnet.

Hur du synkroniserar dina taggar med standard- eller anpassat exportformat

Så här synkroniserar du dina taggar:

1. Gå till sidan "Taggar" i Pleo.

2. Klicka på "Skapa taggrupp" i det övre högra hörnet.

3. Ge taggruppen ett namn och klicka på "Skapa taggrupp:
   
   

   

   
   

4. Klicka på "Importera" i det övre högra hörnet.

5. Klicka på "Kalkylblad":
   
   

   

   
   

6. Klicka på "Bläddra" för att ladda upp ett kalkylblad.

7. Nästa steg innehåller:

   • Etikett för tagg: När du importerar från ett kalkylark får du möjlighet att mappa en eller två kolumner till taggens etikett, som dina kollegor kommer att se. Om du arbetar med ID eller koder och inte vill att dessa ska vara synliga för dina kollegor, kan du mappa en kolumn till Tagg-ID.

   • Tagg-ID: Detta är ett valfritt steg om du vill skapa ett ID för taggen (anställda kommer inte att se detta när de skickar in en utgift, däremot är det tillgängligt när ni exporterar).

   • Förhandsgranska tagg: Detta visar vad dina kollegor kommer att se när de skickar in ett utlägg.
     
     

     Här är ett exempel på en CSV-fil och hur du kan ställa in taggarna i Pleo:

   • CSV-fil:
     
     

     

     
     

   • Exempel på inställningen i Pleo:
     
     

     

     
     

8. Klicka på "Importera".

9. Klart! Om du vill uppdatera den nu skapade listan med taggar kan du antingen göra det manuellt, direkt i Pleo, eller genom att återimportera nya taggar från ett kalkylark. För det senare alternativet, se till att strukturen på filen som du återimporterar är densamma som tidigare. Det vill säga, kolumnnamnen behöver vara desamma som i taggruppen. Kolumnerna måste också innehålla unik information i varje rad, annars kommer återimporten att misslyckas. Alltså:

• Lägg till de nya taggarna till kalkylbladet och återimportera. Detta kommer automatiskt att uppdatera taggruppen i Pleo, genom att arkivera de äldre taggarna och lägga till de nya.

Så här arkiverar eller raderar du en tagggrupp

För att arkivera eller ta bort en taggrupp (eller en enskild tagg, i de fall det är tillämpligt), för muspekaren över den specifika taggruppen och klicka på de tre punkterna till höger om namnet, och välj den åtgärd som passar:

Bra att veta:

• En aktiv taggrupp, det vill säga en taggrupp där taggarna har använts till utgifter i Pleo, kan endast arkiveras och inte raderas.

• Du kan ha högst tre aktiva taggrupper, men obegränsat antal arkiverade taggrupper.

• Arkiverade taggrupper visas fortfarande på exporter och i bokföringssystem.

• Anställda kommer inte ha möjlighet att se eller använda taggar från arkiverade taggrupper.

Hur gör man en taggrupp obligatorisk

Bra att veta:

• När du gör en taggrupp obligatorisk kommer den visas som "SAKNAS" på alla anställdas utlägg (se nedan) tills taggen har tillförts. Med detta sagt, det är fortfarande tekniskt möjligt att en kortutgift saknar en tagg (då vi inte kan neka ett köp på grund av en saknad tagg) och det kommer fortfarande gå att exportera Pleo-kortutgifter som saknar en tagg från en obligatorisk taggrupp. När det gäller utlägg kommer det dock inte att vara möjligt för anställda att skicka in en sådan utgift utan att lägga till en relevant tagg.

Så här gör du en taggrupp obligatorisk:

1. Gå till sidan "Taggar" i Pleo.

2. Klicka på en specifik taggrupp.

3. Klicka på alternativet "Gör taggrupp obligatorisk" som finns till höger på sidan:
   
   

   

   
   

4. Nu är det klart! När du har ställt in detta kommer mobilappen att markera det saknade fältet i utlägget: