Come configurare i tag

In Pleo, i tag ti aiutano a classificare le spese in linea con i tuoi dati contabili. In questo articolo viene spiegato come configurare, organizzare, modificare e archiviare i tag per una contabilità accurata.

Configurazione dei tag

• Come sincronizzare i tag con il sistema contabile
• Come importare tag da un foglio di calcolo con un’esportazione file personalizzata
  
  

Gestione dei tag

• Come gestire i gruppi di tag
• Come mettere in evidenza un gruppo di tag
• Come modificare i singoli tag
• Come archiviare o rimuovere singoli tag

Come sincronizzare i tag con il sistema contabile

Molte integrazioni ti consentono di importare i tag direttamente dal sistema contabile. Fai clic sull’integrazione contabile qui sotto per vedere come configurarla. 

• Integrazione Visma e-conomic 
• Netsuite 
• Exact Online 
• Xero
• DATEV Unternehmen online 
• Datev KR (Buchungsdatenservice Service) 
• Integrazione Business Central v2 

Come importare tag da un foglio di calcolo con un’esportazione file personalizzata

1. Vai su Impostazioni nell’app web di Pleo
2. Fai clic su Contabilità
3. Accedi a Tag
4. Fai clic su Crea gruppo di tag
5. Digita manualmente un nome per il gruppo di tag
6. Fai clic su Crea gruppo di tag > Importa > Foglio di calcolo 
7. Seleziona Sfoglia per caricare un foglio di calcolo dal computer

Mappa le colonne del foglio di calcolo

Dopo aver caricato il file, dovrai mappare le colonne per assicurarti che i dati vengano visualizzati correttamente in Pleo.

• Etichetta tag: scegli se avere una o due etichette tag per spesa. Per esempio, un dipendente può selezionare sia un "Paese" che un "Codice lavoro". Pleo sincronizza solo le colonne che corrispondono alle etichette specificate.
• IDtag: usalo per un sistema di codifica interna opzionale o un codice ERP. I dipendenti non lo visualizzeranno in fase di caricamento di una spesa.
• Anteprima del tag: usa questa sezione per vedere esattamente ciò che ogni dipendente vedrà nell'app.

Aggiorna i tuoi tag

Puoi aggiornare manualmente la lista di tag digitando nuovi nomi oppure effettuando nuovamente l’importazione di un nuovo foglio di calcolo.

Importare di nuovo i tag

1. Assicurati che i nomi delle colonne del foglio di calcolo corrispondano esattamente al gruppo di tag esistente
2. Verifica che ogni riga contenga informazioni uniche per evitare errori di importazione
3. Aggiungi nuovi tag al foglio di calcolo esistente e caricalo di nuovo

Gestisci i gruppi di tag

1. In Pleo, accedi a Impostazioni
2. Vai su Contabilità
3. Accedi a Tag
4. Fai clic sui tre puntini del gruppo di tag specifico
5. Archivia, Rinomina o Elimina il tag
   

Come mettere in evidenza un gruppo di tag

Puoi controllare come i tag vengono visualizzati dal tuo team per rendere il processo di invio più semplice. Evidenziare un gruppo di tag lo rende ben visibile nell'app quando un dipendente invia una spesa.

Importante: il comportamento varia in base al tipo di spesa:

• Spese con carta: il tag viene evidenziato come prompt, ma la spesa può comunque essere esportata senza.
• Spese di tasca propria: il tag è richiesto prima che il dipendente possa effettuare l’invio. Usa questa opzione solo se vuoi rendere obbligatorio il tag per le richieste di spesa di tasca propria.

1. In Pleo, accedi a Impostazioni
2. Vai su Contabilità
3. Accedi a Tag
4. Fai clic su un gruppo di tag specifico
5. Attiva l’opzione Evidenzia questo gruppo di tag 
6. L’app per dispositivi mobili evidenzierà il campo mancante all’interno della spesa
   
   

   
   

Modifica singoli tag

Puoi personalizzare l’aspetto di tag specifici e chi può vederli all’interno di un gruppo.

1. In Pleo, accedi a Impostazioni
2. Vai su Contabilità
3. Accedi a Tag
4. Fai clic su un tag specifico per gestirlo
5. Modifica visibilità limita chi può vedere il tag (non disponibile per i team con entità multiple e nel Regno Unito):
   • Seleziona Disponibilità per limitare il tag a team specifici
   • Usa l’opzione Rendi il tag non disponibile per ignorare le selezioni del team e nascondere il tag a tutti

Archivia o rimuovi singoli tag

Se un tag specifico non è più necessario, puoi rimuoverlo dall’elenco attivo.

1. In Pleo, accedi a Impostazioni
2. Vai su Contabilità
3. Accedi a Tag
4. Fai clic sul tag specifico
5. Fai clic su Archivia o Rimuovi